Различные расчеты между собой индивидуальные предприниматели за оплату услуг, работ и товаров производят согласно специальной документации. При проведении продаж заказчику обязательно выставляют счет на оплату. Если продается продукция или товары, покупателю выписывается счет фактура и товарная накладная, в том случае, когда продавец платит НДС. Очень часто ИП интересует вопрос: необходимо ли выписывать счет на оплату и является ли такой счет обязательным? Выставлять счет на оплату не прописано не в одном документе, но существуют случаи, когда это необходимо делать. Счет будет выступать документом, в котором индивидуальный предприниматель указывает цену на свои товары и общую стоимость, а покупатель принимает эти условия и причисляет деньги. Но помимо этого партнер может оплатить услуги с помощью договора и накладной. Если соглашением прописано в обязательном порядке, составлять счет, то его оформлять необходимо. Сегодняшняя статья будет посвящена вопросу: как ИП выставить счет на оплату?

Какая форма счета?

Формы, которая бы утверждала вид счета или хотя бы предполагала его образец не существует. Такой счет не является бухгалтерским документом. Но все же можно найти некоторые сведения о том, что обязательно должно содержаться счете на оплату. Обязательно потребуется для этого знать реквизиты ИП и покупателя.

Основные шаги по созданию счета на оплату:

Счет на оплату создается в обычной офисной стандартной программе Excel или Word. В ней необходимо создать шаблон, который будет отображать счет ИП. Когда предприниматель будет заключать сделку, все что необходимо будет ему выполнить, это внести данные в форму.

Если ИП не хочет возиться с созданием шаблона в офисной программе, можно воспользоваться специальной программой, которая занимается формированием счетов. Такая программа хороша тем, что в ней будет автоматически вестись учет всех свершившихся сделок. Благодаря такой программе видение бухгалтерской отчетности будет значительно упрощено. Помимо этого данная программа дает возможность отслеживать процесс оплаты счета, который исключает возможность появления различных ошибок, а также перечисление на другой счет денежных средств. Использование таких программ требует определенных денежных вложений на то, чтоб их приобрести и обслуживать. Примеры данных платных программ служат следующие: Радософт Документы 6, 24com, QuickBooks, WebMoney Keeper Classic. Кроме этого существуют еще и бесплатные программы, которые позволяют выставлять счета: Cashboard, Freshbooks, Zoho Invoice, WorkingPoint.

Выписывается и выставляется счет на оплату в двух видах, либо в электронном, либо в бумажном. Нужно указывать обязательно следующую информацию: обязательные реквизиты индивидуального предпринимателя или юридического лица (это идентификационный номер налогоплательщика, название компании, организационно-правовая форма, юридический адрес), банковские реквизиты (наименование банка, адрес банка, расчетный счет, корреспондентский счет, БИК) и коды (ОКПО, ОКОНХ).

Когда ИП укажет свои реквизиты и покупателя ему необходимо поставить номер счета и написать дату его формирования. Ежегодно начиная с нового года номер счета необходимо указывать заново, после чего необходимо указать наименование, количество, единицы измерения и цену за оплачиваемую продукцию, товар или услугу. И указать отсутствие или наличие НДС.

В конце данного документа ИП необходимо написать фамилию и инициалы и расписаться. Печать можно ставить, а можно и нет, она не является обязательной.

Каждый человек сталкивается с тем, как выставить счет, очень часто. Пример, - оплата услуг жилищно-коммунального хозяйства. Давайте разберемся, что такое счет, его разновидности и способы его передачи клиенту.

Что такое счет?

Счет – это обычный документ, в котором указан продавец или исполнитель работ (юридическое лицо или ИП), его адрес, номер расчетного счета и реквизиты обслуживающего банка, перечень товаров или услуг, подлежащих оплате, с указанием количества, цены, и, при необходимости, налога на добавленную стоимость. Для удобства внутреннего документооборота, указывается номер и дата. Служит основанием, при согласовании руководителем, для оплаты по безналичному или наличному расчету.

Особой, утвержденной формы того, как выставить счет, нет, все программы для бухгалтерского учета или документооборота, используют разное оформление, смысл один: покупатель Х (иногда даже без реквизитов), оплачивает продавцу Y, с полным перечнем реквизитов, определенную сумму за товар или услуги. Все условия передачи товара (исполнения услуг), оговариваются в договоре, факт продажи (выполнения услуги) с формулировкой "сдал – принял", зафиксированы в накладной или акте приема-передачи. Чтобы выставить счет на оплату не требуется даже подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия! Достаточно подписи человека, уполномоченного приказом, или даже подпись простого бухгалтера по выписке первичных документов.

Зачем нужен счет?

Счет необходим, другого средства, как выставить счет, для ускорения расчета между сторонами просто нет. Как предварительное соглашение, где продавец назначает цены на свои товары и услуги, а покупатель, не имея на руках договора (стороны в разных городах), соглашается с ними, и на его основании производит оплату, а по факту получения товара, оформляет остальные документы. Счет выписывается в одном экземпляре.

В финансах - выставить счет фактуру это уже серьезный хозяйственный документ. Используется юридическими лицами и предпринимателями, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Выставляется продавцом или исполнителем, после продажи товара или услуг. Используется для подтверждения уплаты НДС и акцизных сборов. Кроме этого, несет информацию о стране происхождении товара, номер грузовой таможенной декларации (в случае, если товар импортный). Имеет строго установленную форму, является основанием для покупателя к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом (исполнителем). Выписывается в двух экземплярах.

Чтобы выставить счет организации нужно заполнить бланк определенной формы. Как и все документы, связанные с расчетом уплаты налогов (тем более НДС), строго учитывается, в том числе, и счет на оплату. Бланк скачать можно на различных сайтах, обратившись по соответствующему запросу в поисковике.

Плательщики НДС полученные счет – фактуры заносят в "Книги покупок", а выданные в "Книги продаж". Даже, если товар продается по ставке НДС 0%, данный документ все равно выписывается, с указанием в графе НДС 0. Заполняются только плательщиками НДС. Есть один нюанс в том, как выставить счет физическому лицу в случае, когда покупатель (заказчик) физическое лицо, или не является плательщиком данного налога: допускается оформление одной счет - фактуры для "Книги продаж".

Как выставить счет - фактуру клиенту?

Можно зайти в офис фирмы, сделать заказ, заключить договор (либо без него) и получить счет на руки. После этого, оплатить заказ на месте наличными либо по безналичному расчету через свой банк, используя платежное поручение или систему клиент - банк. После оплаты получаем на руки товар (услугу) вместе с накладной (актом приема-передачи).

С оплатой наличными все ясно. При оплате по перечислению, все терпимо, когда стороны находятся в одном небольшом городе. А если разные регионы? Гораздо практичнее по телефону согласовать перечень и цену товаров или услуг, затем выставить счет за услуги и получить копию любым удобным способом: по факсу или электронной почтой. Оплатить его, приехать за товаром лично и получить все оригиналы документов (в том числе и вышеупомянутый счет), или, согласовав доставку, получить все документы с товаром либо почтой.

Вот как такая простая, как выставить счет, операция упрощает сделку. Ведь, по сути, являясь основанием для оплаты товара или услуг, счет не дает права продавцу на деньги, перечисленные покупателем, до момента оформления накладной (акта приема – передачи). После того, как выставить счет физическому лицу сможет фирма-продавец, можно спокойно, без опасений перечислять деньги на основании факса или отсканированной копии, конечно, если вы доверяете партнеру. В случае вашего отказа от оплаты, никаких последствий и исправлений для продавца!

Перед тем, как выставить счет фактуру, она оформляется продавцом по факту передачи товара или выполнения услуг. Форма и правила заполнения регламентируются постановлениями правительства. Заполняется в строгом требовании с законодательством и действительна только в оригинале, подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия. Счет – фактура выписывается на основании договора и является документом, подтверждающим сделку, а так же документом для отчета по НДС и акцизам.

Как правильно выставлять счет?

Подведем итоги того, как правильно выставить счет для ведения финансовых операций. Счет используется для проведения предоплаты за интересующий вас товар, услуги. Если выставить счет на аванс за товар, поставленый раньше оплаты, то основанием для оплаты товара (услуг) является счет – фактура или накладная. Оба документа допускается заполнять от руки, причем, на счет – фактуре печать необязательна.

Произвести оплату по счету можно, используя факсовую копию или скан, полученный по электронной почте. Счет – фактура действительна только в оригинале.

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Оформление счета на оплату

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок. Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

• счетов-фактур;
• товарных накладных;
• транспортных накладных;
• актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

• полное юридическое наименование;
• адрес поставщика;
• ИНН поставщика;
• КПП поставщика;
• банковские реквизиты:
• корреспондентский счет, наименование банка;
• номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

• для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
• для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
• для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.