В «1С:Бухгалтерии» предусмотрена возможность настройки счетов затрат и аналитики по оплате труда сотрудников. Для этого служит справочник 1С 8.3 «Способы учета зарплаты».
Начиная с версии программы 3.0.43.162 данный справочник можно открыть из объединенной формы « » (которая открывается в разделе «Зарплата и кадры» – «Справочники и настройки»):
В более ранних версиях программы справочник «Способы учета зарплаты» доступен непосредственно из раздела «Зарплата и кадры» (см. подраздел «Справочники и настройки»).
Настройка зарплаты в 1С по бухучету
В справочник заносят способы учета зарплаты, в каждом выбирают счет отнесения затрат и аналитические параметры. В программе уже создан один элемент этого справочника – «Отражение начислений по умолчанию». Счет затрат, выбранный в нем, будет использован для учета зарплаты, если не будет других настроек. В «Отражении начислений по умолчанию» указан счет 26 (Общехозяйственные расходы), но можно указать и другой счет, если это необходимо.
Способ учета зарплаты должен быть проставлен в начислении, которое назначают сотруднику в или по переводу. Если способ не указан, будет использовано отражение по умолчанию. Справочник «Начисления» также начиная с версии программы 3.0.43.162 доступен из формы «Настройки зарплаты», в предыдущих версиях – непосредственно из раздела «Зарплата и кадры». В программе уже созданы некоторые начисления, в том числе «Оплата по окладу». В нем не выбран способ отражения зарплаты, поэтому зарплата сотрудников, которым назначена «Оплата по окладу», будет учитываться по умолчанию – на счет 26.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Пользователь имеет возможность создавать новые способы учета зарплаты и новые начисления и назначать их сотрудникам.
Пример. В организацию приняты два новых сотрудника: Иванов П.И. в отдел продаж на должность менеджера и Кузнецов С.П. на производственный участок на должность токаря. Оба получают ежемесячный оклад, при этом зарплата менеджера должна быть учтена на счете 26, а зарплата токаря – на счете 20.01 (Основное производство).
Смотрите наше видео про начисление зарплаты в 1с Бухгалтерия:
Елена ШЛИФЕР
Наиболее полно учёт и расчёт заработной платы автоматизирован в программе “1С:Зарплата и Кадры”. Именно в ней реализованы различные виды начислений и удержаний из заработной платы. Такая программа подходит организациям со сложной системой оплаты труда.
Однако есть и другой вариант. Часто в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта уже используется программа “1С:Бухгалтерия”. При наличии на фирме небольшого штата и несложной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы “1С:Бухгалтерия 7.7”.
Наша задача - помочь читателю сориентироваться, насколько данная программа подходит для целей ведения учёта заработной платы именно в его организации.
Перечислим основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5”.
Кадровый учёт с ведением основных документов:
- приказ о приёме на работу;
- приказ о кадровых изменениях;
- приказ об изменении окладов;
- приказ об увольнении.
- основная заработная плата;
- дополнительные виды доходов.
- по исполнительным листам;
- НДФЛ.
Формирование отчётности:
- налоговая карточка 1-НДФЛ;
- справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;
- индивидуальная карточка учёта ЕСН;
- декларация по страховым взносам в ПФР;
- декларация по единому социальному налогу;
- отчёт об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве;
- расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ);
- страховые взносы ФСС по временной нетрудоспособности (форма 4а-ФСС РФ).
- формирование регистров налогового учёта.
Районный коэффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повышении) заполняется 1.15.
Предел вычетов для расчёта НДФЛ - 20 000 руб. (осуществляется только через Константы).
Учёт заработной платы ведётся во внешней программе - “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).
Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) - через Константы.
Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК - через Константы.
Напоминаем, что согласно этому пункту от уплаты налога освобождаются общественные организации инвалидов; учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей (подробнее см. Налоговый кодекс РФ).
Использовать регрессивные тарифы страховых взносов в ПФР - значения “да” или “нет” - через Константы.
Рассмотрим основные положения по учёту оплаты труда в конфигурации в соответствии с перечисленными возможностями.
Кадровый учёт
Кадровые данные подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”.Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов - по ставке 30 %. К физическим лицам - налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на её территории не менее 183 дней в календарном году.
Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ (300 руб., если ребёнка воспитывают двое родителей, и 600 руб., если ребёнка воспитывает один родитель и годовой доход работника нарастающим итогом не достиг 20 000 руб.).
Напомним, что при вводе данных необходимо заполнять все поля для правильности дальнейших расчётов и заполнения отчётности. Особое внимание необходимо обращать на периодические реквизиты, ставя нужную дату при вводе новых реквизитов или изменении имеющихся. Надо отметить, что документ “Приказ о кадровых изменениях” даёт возможность бухгалтеру нагляднее видеть и своевременно отражать в соответствующих операциях изменения по личному составу. Ранее такие изменения по сотруднику можно было производить только вручную и видеть их через историю реквизитов. Документ “Приказ об увольнении” имеет достаточно упрощённый вид: программа предлагает выбрать сотрудника и дату, когда он был уволен. В окне формы документа есть строка “Комментарий” - это комментарий для бухгалтера, в приказ такие данные не попадают. Основание увольнения придётся вводить вручную на экране непосредственно в форме документа перед его распечаткой (но данные не сохранятся в памяти) либо прямо в распечатанном документе.
Печатные формы приказов Т-1, Т-5, Т-8, начиная с релиза программы 459, приведены в соответствии с новыми унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
Начисление заработной платы
Редакция 4.5 даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги.Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”.
Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”.
Подробнее последовательность ввода регламентных документов описана в Путеводителе по конфигурации, в разделе “Формирование финансовых результатов” (меню Сервис ® Путеводитель).
Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.
Таким образом, бухгалтер может вводить больничные, премии, отпускные и прочие виды начислений с соответствующими бухгалтерскими корреспонденциями. Расчёт, однако, по этим и другим видам начислений придётся производить вручную.
Выплата заработной платы производится отдельным документом “Выплата заработной платы” с формированием платёжной ведомости. Кроме того, выплату можно производить и через кассу по расходным кассовым ордерам.
Учёт удержаний из заработной платы
Основным видом удержаний является налог на доходы физических лиц. Расчёт данного налога в программе реализован достаточно полно. НДФЛ рассчитывается по ставкам 13 %, а также 6 % (дивиденды) и 35 % (материальная выгода).При вводе данных на нового сотрудника или с момента начала ведения учёта в программе пользователю необходимо правильно выставить в ней дату начала исчисления налогов - это дата приёма на работу.
ПримерСотрудник Петренко принят на работу 09.08.04. Он пользуется льготой при исчислении НДФЛ как физическое лицо - 400 руб., а также имеет одного ребёнка (300 руб). Оклад сотрудника - 4000 руб. Доход с начала года (с предыдущего места работы) составил 15 000 руб.
При вводе данных в справочник “Сотрудники” на закладке Начальные данные необходимо поставить дату начала учёта налогов в программе - 09.08.04.
Дата 31.07.04 приведёт ко льготам в сумме 1400 руб (400 + + 300) 5 2, т. е. двойным льготам), и соответственно сумма НДФЛ будет рассчитана неверно. Доход с начала года также проставляется для учёта возможности применения льгот по НДФЛ.
Для учёта доходов сотрудников предназначен программный счёт ДФЛ (“Доходы физических лиц”), который имеет субсчета: ДФЛ.1 “Доходы, относящиеся к деятельности, не облагаемой ЕНВД” и ДФЛ.2 “Доходы, относящиеся к деятельности, облагаемой ЕНВД”.
По счёту можно стандартным способом сформировать отчёт. Обороты по счёту ДФЛ определяют базу для расчёта НДФЛ и налогов с ФОТ. Движение по счёту автоматически происходит при проведении документа “Закрытие месяца”.
Прочие удержания (например, удержания по исполнительным листам) производятся через ручные операции или через созданные типовые операции. Расчёт производится вручную.
Учёт единого социального налога
Ставки налогов по ЕСН и ФСС можно просмотреть и заполнить в справочнике “Налоги и отчисления” (меню Справочники ® Налоги). В этом же справочнике можно заполнить реквизиты налогов для заполнения платёжных поручений по перечислению налогов.Расчёт ЕСН и формирование бухгалтерских проводок производится через документ “Закрытие месяца”. Бухгалтерские проводки формируются по каждому сотруднику и виду налога.
Ещё раз отметим, что если в справочнике “Виды начислений (выплат)” бухгалтер не отметил какое-то начисление (например, больничный лист) как базу для расчёта ЕСН, то налог с этого начисления не будет рассчитываться.
В бухгалтерском учёте ЕСН и взносы в ПФР отражаются проводками с кредита счетов 69-2-1, 69-2-2 или 69-2-3 в дебет счетов учёта соответствующих затрат.
Чтобы при проведении документа “Закрытие месяца” исчисление ЕСН и взносов в ПФР производилось в соответствии с описанной методикой, в константе “Порядок исчисления ЕСН” укажите “2” (меню Операции ® Константы). Надо отметить, что приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Об утверждении формы расчёта по авансовым платежам по единому социальному налогу и Порядка её заполнения” (утв. приказом МНС России от 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на который ссылается программа “1С:Бухгалтерия”, не действует.
Формирование отчётности
Новые формы отчётности по налогу на доходы физических лиц, утверждённые приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реализованы в программе начиная с релиза 454. Формы отчётности по НДФЛ можно просмотреть через справочник “Сотрудники”. Поля, выделенные жёлтым цветом, редактируются вручную. Поля, выделенные зелёным цветом, не подлежат редактированию. Там же можно просмотреть индивидуальную карточку по учёту ЕСН.Отчётность для сдачи в МНС и фонды формируется через меню Отчёты ® Регламентированные.
Налоговый учёт
Для реализации налогового учёта по оплате труда и отчислениям реализовано два документа:Документы формируются автоматически по данным бухгалтерского учёта после закрытия месяца через меню Налоговый учёт ® Регламентные операции.
Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данных документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальные налоги (на имущество, на прибыль и пр.) заполняются вручную.
Сами регистры налогового учёта формируются через меню Налоговый учёт ® Регистр учёта хозяйственных операций. Это регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемых в состав расходов. Расходы по оплате труда могут включаться и в некоторые другие регистры, например регистр учёта прямых расходов на производство.
В заключение хотелось бы отметить, какие возможности по учёту оплаты труда не предусмотрены в программе “1С:Бухгалтерия”.
Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускных, больничных, сверхурочных, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовые операции не настроены на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.
В «1С: Бухгалтерия» можно настроить счета расходов, а также аналитики по оплате труда работников. Для этой цели в программном продукте существует справочник под названием «Способы учета заработной платы».
Начиная с версии программного продукта 3.0.43.162 этот справочник существует возможность открыть с объединенной формы под названием «Настройка зарплаты». К ней можно добраться зайдя в раздел «Зарплата и кадры», а затем в «Справочники и установки»:
В ранних версиях программного продукта справочник под названием «Способы учета заработной платы» доступен из раздела с именем «Зарплата и кадры».
Настройка заработной платы в 1С по бухгалтерскому учету
В справочник, как правило, вносят способы учета заработной платы, и в каждом из них выбирают аналитические параметры и счет отнесения расходов. В программном продукте уже был сформирован один элемент данного справочника, который называется «Отражение начислений по умолчанию». Избранный в нем счет расходов будет использован с целью учета заработной платы, если в данном случае не будет других настроек. В «Отражение начисления по умолчанию» указан 26 счет, который называется «Общехозяйственные расходы». Но при необходимости можно указать и другой счет.
Способ учета заработной платы должен быть проставлен в начислении, которое работнику назначают в документах по приему на работу или переводе.
Если же способ нигде не указан, то в такой ситуации будет использовано отображения по умолчанию. Начиная с версии программы 3.0.43.162, справочник под названием «Начисления» также доступен с формы с именем «Настройка заработной платы, в предыдущих версиях - непосредственно из раздела с именем«Зарплата и кадры».
В программном продукте уже сформированы определенные начисления, в частности, это «Оплата по окладу». Способ отображения заработной платы в нем выбран не был, поэтому зарплата работников, которым назначен «Оплата по окладу», будет учитываться на 26 счет, то есть по умолчанию.
Пользователь данного программного продукта имеет право формировать новые способы учета заработной платы, а также новые начисления и назначать их работникам предприятия.
Приведем пример. На предприятие приняты на работу два новых работники: Барков А.А., - отдел продаж на должность менеджера, и Панченко В.А., - на должность токаря на производственный участок.
Оба получают ежемесячный оклад, при этом заработная плата менеджера должна быть учтена на 26 счет, а заработная плата токаря - на 20.01 счет («Основное производство»).
Для начала откройте справочник под названием «Способы учета заработной платы», а после этого создайте новый способ с именем «Заработная плата производственных рабочих». Кроме этого надо указать 20.01 счет, а также статью расходов под названием «Оплата труда». Все это показано на скрине ниже:
В справочнике под названием «Начисление» вам необходимо сформировать новое начисление, назовите его «Оплата по окладу (производство)». А в форме начисления укажите способ отражения заработной платы - «Зарплата производственных рабочих»:
Примем на работу Баркова и Панченко. В реквизитах документа с именем «Прием на работу» для Баркова укажите начисления под названием «Оплата по окладу» (обычно устанавливается по умолчанию), для Панченко - нужно выбрать начисления с именем «Оплата по окладу (производство)»:
С помощью документа под названием «Начисление заработной платы» Начислите работникам организации заработную плату за месяц. После этого заполните документ и проведите. Если потребуется, то вид начисления можно изменить в документе начисления. Проводки по учету заработной платы и страховых взносов в программе «1С 8.3» будут осуществлены в соответствии с выбранными для работников начислениях и способам учета: по Баркову - в Дт счета 26 (по умолчанию), и по Панченко - в Дт счета 20.01.
