последнее время вычислительная техника и на малых предприятиях превратилась в определяющий фактор организации учета. Применение автоматизированной формы бухгалтерского учета позволяет ускорить обрабо обку учетной информации и передачу ее по всем направлениям. Представить современного бухгалтера, который ведет учет только вручную все довольно сложно, учитывая хотя бы государственные требования к представлению отчетности э ктронною. Почтыою.
Поскольку, одним из решающих составляющих материально-технического обеспечения бухгалтерского учета является его компьютеризация, остановимся на вопросах программного обеспечения учета малых предприятий. Заз значимо также - на законодательном уровне способы автоматизации бухгалтерского учета субъектов предпринимательской деятельности пока не регулируются и относятся к компетенции предприятийа.
По сути, выбор автоматизированной формы бухгалтерского учета на предприятии сводится к выбору удобной компьютерной программы, отвечающей задачам учета, налогообложения и отчетности и может быть в использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета на малом предприятии
Учет операций по банку и кассе;
Учет материалов и. МБП;
Учет товаров, услуг и производства продукции;
Учет валютных операций;
Учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;
Учет расчетов по заработной плате;
Другие разделы учета;
Составление отчетности
На современном рынке программных продуктов для малого и среднего бизнеса предлагается большое количество систем автоматизации учета финансово-хозяйственной деятельности. Выбор рациональной системы автомат зации бухгалтерского учета должен соответствовать следующим критериям:
1) налаживание системи_як специфику конкретной организации, так и на изменения в законодательстве Украины, то есть в минимально короткий срок без потерь информационных данных не только перестроить. План сч тов, отчетные формы, типичные проводки, но и составить отчетность согласно новым требованиям учета
2) возможность работы не только в локальных вычислительных сетях, а также с другими источниками бухгалтерской информации, такими как системы"клиент-банк"для безналичных расчетов и регистраторами расчет ахункових операций для обеспечения наличного товарооборота в розничной торговле торгівлі;
3) наличие постоянной поддержки со стороны разработчиков программного обеспечения: обучение и консультативного сопровождения не только на случай поломок, но и внесения изменений
Современный украинский рынок программных продуктов для автоматизированной обработки информации финансово-хозяйственной деятельности предприятий малого бизнеса достаточно объемный. На нем предлагаются целый ряд автомобилей томатизованих систем как отечественных, так и зарубежных разработчиков. Сейчас на украинском рынке финансово-экономического программного обеспечения предлагается целый ряд разработокк:
1С:. Предприятие. Система названа как одна программа самом деле она является не столько продуктом, готовым к использованию конечными пользователями, сколько инструментальным средой для его разработки. Кроме официальной версии 1С бухгалтерия для Украины, свои решения предлагают партнеры фирмы 1С в Украине. Наиболее известные из них: ABBYY Ukraine,. Диск,. Фаворит. Сервис,. Форт. Кроме этого практически в каждом велико м городе есть фирма, а часто и не одна, которые предлагают свой вариант настройки для платформы 1и 1С
АБ. Офис 2000 (компания. АБ. Система)
Dt1oPro"(Ксиком. Софт)
GrossBee-XXI"(компания. Гроссби)
SMarket (фирма. ТФПК)
X-DOOR (компания SoftTAXI)
Акцент 60. Бизнес-пакет (компания. Импакт)
Бест-Про (компания. Интеллект-Сервис)
Парус (корпорация. Парус-Украина)
РС-Финансы (компания. РС-Финанс)
Свод (компания. Компас-Украина)
Торгинфо 60 (компания. Торг информатика)
Универсал (компания. СофтПро) и другие
Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма 1С. Система программ 1С:. Предприятие без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ
По функциональным возможностям потребностям малого бизнеса отвечают бухгалтерские программы класса мини - бухгалтерия. К этому классу относятся программы, предназначенные для бухгалтерий с малой численностью пр рацивникив (от одного до трех) без явного их закрепления за конкретными разделами учета. Программы ориентированы на малый бизнес и реализуют функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета ку, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские проводки, оформлять небольшое количество первичных документов и формировать отчетность. На малых предприятиях основная часть работ приходится на финансовый ый учет и значительно меньше - на ведение управленческого учета. Этот класс представлен программами:. Финансы без проблем (фирма. Хакерс-Дизайн,. Мариуполь),. Мини-бухгалтерия (фирма 1С,. Москва),"Бухгалтерия ю лого предприятия"(фирма. Фор,. Москваа. Фор,. Москва).
По способу организации для малого бизнеса подходят бухгалтерские программы с привязкой к журнала хозяйственных операций (журнальный способ). В такой программе пользователь начинает работу с журналом гос сподарських операций, а остальные действий являются производными. Такой подход удобен для малых предприятий, но вызывает необходимость частых фильтрационных данных в случае большого объема и разноплановости отчетной информации. По такому принципу построены системы 1С,. Турбо-Бухгалтер, интегративтор.
Одним из самых распространенных программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета в Украине. ИС-Предприятие, состоит из системы программы. ИС-Бухгалтерия,. ИС [Торговля и. Склад,. ИС-Зарплата и. Кадри.
Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:. Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода перв виновных документов до формирования отчетности.
Программный комплекс 1С:. Предприятие владеет гибкими возможностями организации учета:
в синтетический учет по многоуровневому плану счетов;
в учет по нескольким планам счетов;
в валютный учет и учет покрытия валют;
в многомерный аналитический учет; в количественный учет;
в учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Ввод информации в 1 (^. Предприятие может быть организовано с разной степенью автоматизации:
Режим ручного ввода операций;
Режим типовых операций;
Режим автоматического формирования операций по документам. Составляющими системы программ 1С:. Предприятие является:
Технологическая платформа;
Конфигурации
Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета
Технологическая платформа может иметь следующие компоненты:
1). Бухгалтерский учет - предназначена для учета наличия и движения средств предприятия и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами 1С:. Предприятие. Система 1С:. Бухгалтерия д для Украины представляет собой компоненту. Бухгалтерский учет системы 1С-Предприятийво.
2). Оперативный учет - предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами 1С:. Предприятие. Система 1С:. Торгов вля и. Склад представляет собой компоненту. Оперативный учет системы 1С:. Предприятийо.
3). Расчет - предназначена для автоматизации периодических расчетов и может быть использована как автономно, так и совместно с другими компонентами системы 1С:. Предприятие. Система 1С:. Зарплата и. Кадры предста авляе собой компоненту. Расчет системы 1С. Предприятийо.
4). Управление распределенными информационными базами предназначена для организации единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и другие подразделения, не связанные локальной сетью. Эта компонента поставляется разработчиками отдельныо.
Если на компьютере установлена??хотя бы одна компонента, считается, что установленная система 1С:. Предприятие, только в ограниченном составе
Конфигурации являются прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и соответствует действующему законодательству. Конфигурация 1СБухгалтерия наиболее удачно ло приспособлена для нужд малого бизнесесу.
Входной информацией в 1С бухгалтерия является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию на предприятии. Операции могут формироваться вручную или автоматически на базе документов, которые вводятся в сист тему. Вместе с операцией документ может генерировать бухгалтерские проводкиня.
1С:. Бухгалтерия включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Программа по данным синтетичног го учета формирует следующие отчеты: оборотно-сальдовую ведомость, шахматная ведомость,. Главную книгу, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета - за период и по датам, карточку счета, а также отчеты по аналитического учета: оборотно-сальдовую ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета, анализ счета в разрезе объектов аналитики, анализ объекта аналитики по счетам, карточку операции и за объектом аналитики. Состав и содержание регламентированных отчетов, то есть предназначенных для передачи различным контролирующим инстанциям, определяются различными государственными органами. В них входят:. Отчет малого пред приятия,. Расчет единого налога,. Форма № 8ДР,. Декларация о. НДС,. Справка о совместителей и т и. ін.
Инструментальные средства настройки (Конфигуратор) позволяют приспособить программы комплекса 1С:. Предприятие к особенностям учета на предприятии, изменять отдельные параметры (например, коды сче нкив, субсчетов, аналитических счетов, их названия, ставки налога), достаточно полно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, настроить внешний вид форм ввода информации и форм отчет ей. Настройка алгоритмов работы системы осуществляется с помощью встроенного объектно-ориентированного языкаи.
Надо отметить, что на рынке нет универсального программного продукта, который был бы пригоден к использованию на предприятиях любой формы собственности и сферы деятельности. Итак, при выборе автоматизированных. Ован системы учета необходимо учитывать реальные потребности и возможности предприятия. Кроме того, разработчики предлагают налаживания своих систем в соответствии со специфическими требованиями заказчиків.
Все способы информационного обеспечения бухгалтерского учета, так и формы ведения бухгалтерского учета , имеют право на существование. Но определяющими факторами при выборе способов получения информации ции является ее цена, своевременность и полное удовлетворение требований системы бухгалтерского учетау.
. Контрольные вопросы для самопроверки
1. Определите понятие малого бизнеса
3. Обоснуйте реальное положение в сфере малого бизнеса в Украине
4. Дайте характеристику субъектов малого предпринимательства
5. В чем заключается государственная поддержка малого бизнеса в Украине?
6. В чем выражается ограничение малого бизнеса в Украине?
7. Нормативно-правовое регулирование малого бизнеса в Украине
8. Критерии отнесения субъектов малого бизнеса к предприятиям, вправе рассчитывать на упрощение бухгалтерского учета, налогообложения и отчетности
11. Определение объема выручки предприятий малого бизнеса, которые уже работают на едином налоге
12 Государственная регистрация субъектов предпринимательской деятельности - юридических лиц
13. Регистрация вновь созданных субъектов предпринимательской деятельности - физических лиц
14. Особенности применения регистраторов расчетных операций в малом бизнесе
15. Правила использования расчетных документов в расчетах с потребителями
16. Методологические аспекты формирования учетной политики малых предприятий
17. Организационные аспекты формирования учетной политики малых предприятий
18. Особенности применения малыми предприятиями упрощенного. Плана счетов бухгалтерского учета
19. Особенности применения общего. Плана счетов бухгалтерского учета
20. Различия форм бухгалтерского учета для малых предприятий
. Тесты
1. Деятельность, характеризующийся высокой мобильностью, формирует социальный слой предпринимателей-собственников, что является основой среднего класса - это
а) малый бизнес;
б) средний бизнес;
в) крупный бизнес;
2. Укажите преимущества малого бизнеса
а) отсутствие эффекта массового производства;
б) личный контакт клиента с предпринимателем;
в) большая функциональность владельца фирмы;
г) отсутствие внутренней специализации
3. Укажите недостатки малого бизнеса
а) ограничение рынка сбыта продукции;
б) маневрирования в вопросах изменения технологий;
в) необходимость личного вмешательства руководителя во все сферы деятельности фирмы;
г) эксклюзивный вариант предоставления услуг
4. Упрощенный. План счетов бухгалтерского учета должна:
а) 10 разделов;
б) 25 бухгалтерских счетов;
в) 25 бухгалтерских счетов и 0-й класс;
г) 99 бухгалтерских счетов и 0-й класс
5. Национальная программа содействия развитию малого бизнеса в Украине утверждается
а). Верховной. Радой Украины;
б). Кабинетом. Министров Украины;
в). Государственным комитетом статистики Украины;
г) правильный ответ отсутствует
6 крупных считаются предприятия, в которых среднесписочная численность работающих за отчетный (финансовый) год
а) превышает 1000 человек;
б) не превышает 1000 человек;
в) превышает 250 человек;
г) не превышает 50 человек
7. Малыми признаются предприятия, в которых объем валового дохода от реализации продукции (работ, услуг) за отчетный (финансовый) год
а) превышает сумму, эквивалентную пятистам тысячам евро;
б) не превышает сумму, эквивалентную пятистам тысячам евро;
в) превышает 70 млн грн;
г) не превышает 70 млн грн
8. Указа. Президента Украины № 727 от 03071998 р"Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства "для субъектов малого предпринимательства был упрощен
а) бухгалтерский учет;
б) система налогообложения;
в) отчетность;
9 субъектов малого предпринимательства - юридические лица единственно налоговики должны иметь за год выручку в:
а) 500 000 евро и численность работающих не более 50 человек;
б) 500 000 грн и численность работающих до 10 человек;
в) 1 млн грн и численность работающих до 50 человек;
г) 1 млн грн и численность работающих до 10 человек
10. Среднесписочная численность работников за месяц рассчитывается путем сложения среднесписочной численности
а) штатных работников;
б) внешних совместителей;
в) работников, работающих по гражданско-правовым договорам;
Особое место в бухгалтерских расчетах занимает автоматизированная форма учета. Применение средств автоматизации для ведения бухгалтерского учета не приводит к образованию новой формы учета. По существу, автоматизированная форма – это целая совокупность разнообразных видов учета.
Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов. Современные рабочие места бухгалтеров оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера. Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр, чтобы составлять сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение помогает решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения.
Бухгалтерский учет с применением автоматизированной формы строится следующим образом. Первичные документы обрабатываются по мере их поступления в бухгалтерию.
Затем данные вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод производится вручную с клавиатуры. Дальнейшие операции обработки информации имеют самую разную степень автоматизации. Журнал достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе: журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость и прочее.
Расчет бухгалтерской отчетности легко стыкуется в компьютере с программами анализа хозяйственной деятельности, а также с программами перевода отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе. Основные отличительные черты (преимущества) данной формы приведены на рисунке 4.3.
В целях внедрения автоматизированной формы бухгалтерского учета было разработано большое количество компьютерных программ. Наиболее распространенными являются:
1С:Бухгалтерия – ведение бухгалтерского и налогового учета;
Инфо-Предприятие – ведение бухгалтерского учета;
Инфо-Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;
Турбо Бухгалтер – ведение бухгалтерского и налогового учёта;
Система «Интегратор» (Инфософт) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;
Парус (серия программ) – ведение бухгалтерского и налогового учёта;
Бух Софт (серия программ) – ведение бухгалтерского учета;
БЭСТ – ведение бухгалтерского и налогового учёта.
1.1. Понятие формы бухгалтерского учета
1.2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
1.3. Отличительные принципы создания и функционирования автоматизированной формы бухгалтерского учета
ЗАДАНИЕ 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И СОЗДАНИЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА
2.1. Форма документа
2.2. Описание технологии создания и применяемых инструментов
ЗАДАНИЕ 3. ОБРАБОТКА УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ С ПОМОЩЬЮ ЭЛЕКТРОННОГО ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL. РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И ЕСН
3.1. Расчетно-платежная ведомость и таблица расчета ЕСН
3.2. Таблицы для расчета заработной платы и ЕСН с формулами в ячейках
3.3. Журнал учета хозяйственных операций за январь 2004
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
Задание 1. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
1.1. Понятие формы бухгалтерского учета
Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются: виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними; последовательность и способы записи в них; применение средств вычислительной техники Учетные регистры служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Они ведутся в различных формах: книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм и др. Синтетический учет ведется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи в регистрах ведутся как вручную, так и с использованием программных средств. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках.Наиболее распространенной в нашей стране являются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная и автоматизированная формы бухгалтерского учета.
1.2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
Автоматизированная форма бухгалтерского учета - форма, которая предусматривает использование электронно-вычислительных машин .
С помощью специальных программ данные первичных документов группируются и обобщаются непосредственно на компьютере, в результате чего пользователь получает информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета. Использование электронно-вычислительных машин позволяет автоматизировать процесс измерения и регистрации хозяйственных операций.
Возникнув и развившись на основе ручных форм учёта, автоматизированная форма бухгалтерского учёта постепенно становится преобладающей и оказывает решающее воздействие на развитие первых.
Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:
Механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;
Высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;
Повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;
Увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
1.3. Отличительные принципы создания и функционирования автоматизированной формы бухгалтерского учета
Автоматизированная форма учета основана на следующих принципах: метод двойной записи; организация программно-последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных ежемесячно повторяющихся операций; разукрупнения объектов учета; обеспечение автоматического ввода различных данных хозяйственных операций (исходной информации) из других пакетов программ; обработка первичной информации, хозяйственных операций по различным программам с учетом решения задач в зависимости от требований пользователей; дифференциация объемов учетной информации по объектам управления и обеспечения ее совместимости и взаимосвязи.
Технологический процесс обработки учетных данных при автоматизированной форме учета можно подразделить на несколько этапов:
· сбор, регистрация и передача первичной учетной информации для автоматизированной обработки;
· формирование массивов учетных данных на ЭВМ: ввод классификаторов хозяйственных операций, вступительных сальдо и операций за отчетный период по счетам;
· обработка и контроль введенной информации;
· формирование итоговых результатов за отчетный период, подготовка баланса и других форм бухгалтерской отчетности.
Бесспорно, преимуществами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются: скорость обработки информации; возможность оперативного получения информации в различных разрезах аналитики; оперативность контроля, выявления и исправления ошибок.
Полная автоматизация всех участков учетной работы позволяет исключить ручную обработку данных, преодолеть временной разрыв между моментом совершения хозяйственной операции и моментом ее отражения в бухгалтерском учете.
В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров. Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности. К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1C: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.
Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета - журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов. В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.
К специфическим методам бухгалтерского учёта в условиях электронной обработки учётной информации можно отнести механизмы настройки, сервисные средства и средства программирования . Эти элементы метода не существуют сами по себе обособленно, а являются инструментами, позволяющими адаптировать традиционные методы к использованию информационных ресурсов современного предприятия посредством электронной вычислительной техники. Без них организация автоматизированного учёта так же невозможна, как в принципе невозможна организация бухгалтерского учёта без двойной записи.
Настройка на конкретные особенности учёта отдельного предприятия - исходный этап работы с любой бухгалтерской системой, от которой во многом зависит эффективность её эксплуатации. Как правило, вначале заполняются только основные каталоги, справочники, задаются глобальные параметры работы, а потом они пополняются и при необходимости изменяются - уже в процессе работы. Каждая система имеет свои инструменты, режимы и последовательность настройки. Однако общим является то, что благодаря её механизму увязываются другие элементы метода бухгалтерского учёта, а это позволяет пользователю приступить к непосредственной эксплуатации системы. В общем, сам этот механизм можно рассматривать как самостоятельный элемент, присущий только автоматизированной форме учёта.
Сервисные средства реализуют вспомогательные операции и функции, позволяя пользователю настроиться на наиболее благоприятный режим работы с программой. Этому способствуют, прежде всего, меню, содержащее сведения о действиях, которые доступны в текущем режиме, и позволяющее выбрать любое из них, и панель инструментов (в современных системах), обеспечивающая быстрый доступ к некоторым командам с помощью мыши.
Другой неотъемлемый атрибут - контекстная помощь (во многих современных системах она реализована в виде гипертекста), которая присутствует во всех без исключения программах и предназначена для описания возможных действий пользователя и доступных функций на каждом шаге работы с программой. Ещё одним наиболее простым и характерным для всех программных продуктов сервисным средством является встроенный калькулятор, модель реализации которого в каждом пакете своя. Наиболее сложные калькуляторы позволяют не только производить арифметические расчёты, но и работать с макроязыком программы.
К другим наиболее часто встречающимся сервисным средствам можно отнести встроенный календарь, автоматический контроль допустимой (корректной) корреспонденции счетов.
Таким образом, обработка учётно-аналитической информации в условиях использования вычислительной техники имеет свои особенности и специфику, которая должна найти отражение в развитии методологии автоматизированной формы учёта. Представляется, что современный подход к определению формы учёта, и в частности автоматизированной, выходит за рамки традиционного представления о форме, сложившегося исторически. Определение формы следует дополнить новыми элементами, такими как механизмы настройки, сервисные средства и средства программирования, что соответствует специфике организации бухгалтерского учёта в условиях электронной обработки учётно-аналитической информации.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета возникла и развилась на основе ручных форм учета и постепенно стала преобладающей. Она приобретает свою специфику, поэтому важно определить ее современные черты и принципы построения.
Автоматизированная форма учета предусматривает использование персональных компьютеров (ПК) и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам бухгалтерского учета, базируется на применении системы классификаторов, типовой документации и машиночитаемых носителей информации, сохранении принципа двойной записи и создании технологии обработки информации, при которой обеспечиваются ввод, обработка и хранение первичной информации и результатных данных в виде бухгалтерских регистров.
Существует ряд принципиальных отличий ручных форм от автоматизированной формы учета.
1. При автоматизированной форме учета реализуется принцип однократной регистрации первичной информации в виде электронных документов, хранящихся в журналах документов и бухгалтерских проводок, накапливаемых в журнале проводок. Журнал проводок служит источником данных для создания компьютерных регистров аналитического и синтетического учета, а также налоговой и бухгалтерской финансовой отчетности.
2. При автоматизированной форме в отличие от журнально-ордерной и других ручных форм учета используется стандартный набор регистров аналитического и синтетического учета, содержание которых пользователь определяет в окне настройки отчета. В автоматизированной форме нет, например, журнала-ордера N 10, а есть журнал-ордер по счету, который пользователь может выбрать произвольно.
3. Компьютерные бухгалтерские программы, на основе которых строится автоматизированная форма учета, обеспечивают неограниченные возможности формирования аналитических данных. Это реализуется благодаря построению многоуровневых иерархических справочников с объектами аналитического учета и настройкам Плана счетов на ведение многомерного аналитического учета. Например, наличие в Плане счетов на счете 10 "Материалы" двух измерений: "Материалы" и "Склады" - позволяет группировать все хозяйственные операции по движению каждого вида материала по местам хранения, а если добавить еще одно измерение - "Партии", то и в разрезе "Партий".
4. Автоматизированная форма учета содержит встроенную бухгалтерскую информацию. Большая часть компьютерных бухгалтерских программ имеет механизмы контроля правильности формирования корректных проводок, позволяет провести технологический анализ правильности завершения отчетного периода, заключения и закрытия счетов, содержит алгоритмы увязки показателей налоговой и бухгалтерской отчетности и др.
5. Если ручные формы учета требуют значительных затрат времени для того, чтобы составить бухгалтерские справки по закрытию бухгалтерских счетов, исчислению фактической себестоимости и списанию калькуляционных разниц, выявлению финансового результата, то большая часть автоматизированных бухгалтерских систем обеспечивает автоматизацию практически всех регламентных бухгалтерских процедур завершения отчетного периода.
6. Сегодня трудно представить себе крупное предприятие, на котором вручную ведется учет с использованием нескольких систем налогообложения, формируется бухгалтерская финансовая отчетность одновременно по российским и международным стандартам, в автоматизированной системе учета обеспечивается ведение учета в одной информационной базе по нескольким предприятиям, автоматическое формирование консолидированной налоговой и бухгалтерской отчетности.
7. При ручных формах учета аналитические данные могут быть получены и использованы для оперативного анализа и управления по окончании отчетного периода, когда уже не удается повлиять на сложившуюся хозяйственную ситуацию, автоматизированная форма учета существенно повышает уровень оперативности и достоверности учетных данных. Внедрение автоматизированной формы учета предполагает создание на предприятии бухгалтерской информационной системы (БУИС). БУИС - это автоматизированная система, обеспечивающая сбор, регистрацию и обработку информации о хозяйственной деятельности объекта с помощью аппаратно-программных средств в целях удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей информации для принятия обоснованных управленческих решений.
В основе БУИС лежит функциональный подход, который реализуется путем создания системы взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ), образующих иерархическую структуру. На нижнем уровне это АРМ вспомогательного персонала, ведущего первичный учет (кладовщики, табельщики, кассир и др.). Их задача своевременно и правильно зарегистрировать хозяйственные операции в системе. На среднем уровне функционируют АРМ бухгалтеров конкретных участков учета ("Заработная плата", "Основные средства", "Расчеты", "Производство" и т.д.). На верхнем уровне обеспечивается информационная поддержка главного бухгалтера, финансового директора, внутреннего аудитора, отвечающих за формирование достоверной и своевременной налоговой, финансовой и бухгалтерской отчетности.
В общем виде схема организации учетного процесса при автоматизированной форме представлена на рис. I.2.1.
Схема организации автоматизированной формы учета
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Хозяйственные операции │
└────┬───────────────────────────────────────────┬────┘
┌──────────────┴─────────────┐ ┌──────────────────┴──────────────┐
│ Первичные документы │<─ ─ ─ ─ ─┤Устройства регистрации информации│
└──────────────┬─────────────┘ └──────────────────┬──────────────┘
┌──────────────┴─────────────┐ │
│ Устройства ручного переноса│
│ данных на машинные носители│ │
└──────────────┬─────────────┘
┌──────────────┴───────────────────────────────────────────┴──────────────┐
│ База постоянных и переменных данных │
└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐
│ Компьютерные бухгалтерские регистры и оперативные отчеты в виде │
│ машинограмм и видеограмм │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Одним из важнейших компонентов БУИС является программное обеспечение. Именно оно реализует методологию ведения автоматизированного учета и учитывает специфику конкретного предприятия. С точки зрения построения методологии ведения учета можно выделить универсальные и функциональные виды бухгалтерских программ.
Универсальные программы
В последнее время довольно широкое распространение получила упрощенная форма учета, базирующаяся на использовании журнала регистрации хозяйственных операций в качестве основного учетного регистра. Относительная простота этой формы позволила реализовать некоторые из принципов, лежащих в ее основе, в бухгалтерских программах, которые можно назвать универсальными. Отличительная особенность таких программных продуктов заключается в наличии журнала (книги) хозяйственных операций.
Работа с подобными программными продуктами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся хозяйственные операции (проводки) и документы, по данным о которых после обработки формируются журналы-ордера, ведомости и другие регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность.
Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного-двух (реже более) модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учета. На освоение программы и процесс автоматизации учета с ее помощью бухгалтер тратит незначительное время: необходимо уяснить себе принципы, на которых работает программа, и научиться пользоваться универсальным набором средств, применяемых для отражения хозяйственных операций по всем участкам бухгалтерского учета.
Создание подобных программ возможно потому, что по своей сути бухгалтерский учет представляет собой достаточно строгую математическую систему, в основе которой лежат единые для всех разделов учета принципы. Внутри своего класса универсальные программы различаются по простоте освоения и использования, а также по широте спектра возможностей автоматизации разных разделов учета, т.е. по мощности.
Универсальные программы обычно имеют большой тираж, что объясняется значительным числом их потенциальных потребителей и таким привлекательным для пользователей обстоятельством, как возможность самостоятельно, не обращаясь к фирме-разработчику, решать все возникающие проблемы.
Универсальные бухгалтерские программы распространяются главным образом через дилерскую сеть. Многие дилеры помимо продажи и поддержки универсальной программы оказывают дополнительные услуги по установке и обучению работе с ней. Но в принципе, как уже отмечалось, пользователь может освоить и применять программу этого класса без помощи дилера или разработчика.
Универсальные программы обычно удовлетворяют все потребности бухгалтерии на малых предприятиях с простым учетом. Предоставляемых возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учета на средних предприятиях. Но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные системы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся на данном предприятии специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы зачастую применяются как инструмент для работы главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота, например для учета расчетов с подотчетными лицами.
Функциональные программы
Несмотря на то что принципы упрощенной формы учета в той или иной степени реализованы в универсальных бухгалтерских программах, этого нельзя сказать о второй группе программных продуктов, которые не основаны на принципах ни мемориально-ордерной, ни журнально-ордерной, ни упрощенной формы учета. Эти программные продукты можно определить как функциональные бухгалтерские программы.
Отличительная их особенность состоит в наличии совокупности автоматизированных решений различных учетных задач: отражения основных средств и нематериальных активов, материальных ресурсов, труда и заработной платы и др., а также, как правило, специального модуля для ведения главной книги и построения бухгалтерской и налоговой отчетности. В разных пакетах количество таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется обычно от пяти до двадцати, а иногда и более. Каждый модуль пакета имеет свои специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Функциональные программы различаются набором модулей, а внутри модулей - их наполнением и особенностями работы. Либо каждое такое автоматизированное решение может быть оформлено как отдельная программа-модуль (АРМ), способная работать и самостоятельно, и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в комплекс. Подобная организация системы позволяет глубже проработать и отразить специфику отдельных участков учета и требует меньшей доработки конечным пользователем.
Помимо различий в архитектуре и принципах построения систем технические особенности и идеология программных продуктов предполагают разные подходы к реализации общих (фундаментальных) методов бухгалтерского учета, в частности различные формы представления результатов обработки учетно-аналитической информации. В условиях автоматизированного учета пока не удается единообразно представить информацию в регистрах синтетического и аналитического учета, как, например, при ручной обработке, когда используется набор стандартных ведомостей, разработочных таблиц и журналов-ордеров на всех предприятиях (независимо от формы собственности и вида деятельности).
В связи с этим остановимся на организации автоматизированной формы учета на базе одного из наиболее популярных бухгалтерских программных продуктов "1С:Бухгалтерия 8.0" фирмы "1С", общая схема которой представлена на рис. I.2.2.
Схема организации учетного процесса
в программе "1С:Предприятие 8.0"
Первичные документы,
создаваемые вручную
и поступающие извне
Справочники
Общего назначения:
учетная политика,
План счетов и т.д.
Субконто:
номенклатура,
контрагенты и т.д.
Регистрация хозяйственных операций
Регистры накопления
Регистры сведений
Документов
Операций
Проводок
Отчеты (формирование результативной информации)
Стандартные
Специализированные
Регламентированные
Регистры синтетического
Обороты счета (главная
Анализ счета
По объектам учета
Бухгалтерская
отчетность
Регистры аналитического
Оборотно-сальдовая ведомость
по счету;
Анализ субконто;
Обороты между субконто;
Карточка субконто;
Карточка счета и др.
Налоговая
В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации -- ЭВМ -- машинограммы выходной информации.
Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис 3.
В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ -- компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах и на машинных носителях информации.
Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера.
Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:
- - механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;
- - высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;
- - повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;
- - увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
- 1.6 Формы бухгалтерского учета
Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в них.
Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:
- -виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;
- -последовательность и способы записи в них;
- -применение средств вычислительной техники.
В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная.
Мемориально-ордерная форма - свое название получила от учетного регистра -- мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему.Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров.
Разновидностью мемориально-ордерной формы является форма "Журнал-Главная". Она рассчитана для предприятий с количеством синтетических счетов 20-25. При этой форме на основании документов или накопительных ведомостей также составляются мемориальные ордера.
Главное ее отличие от мемориально-ордерной формы заключается в том, что составляется комбинированный регистр "Журнал-Главная книга". В нем хронологическая регистрация мемориальных ордеров совмещена с систематической записью по синтетическим счетам.
Журнал-Главная книга представляет собой регистр, в котором одна сторона отражает структуру регистрационного журнала, другая сторона предназначается для записи операций по дебету и кредиту синтетических счетов.
Журнал-Главная книга содержит остатки на начало месяца по всем синтетическим счетам, в конце месяца подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводятся остатки на конец месяца. Наличие этих данных позволяет не составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам.
Баланс составляется по данным Журнала-Главной книги. Аналитический учет ведется в книгах, по данным которых составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги ведомостей сверяются с данными Журнала-Главной книги.
Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировка вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.
Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.
Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница.
Главная книга ведется по дебетовому признаку. В нее дебетовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров. а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс.
