В жизни каждого человека могут произойти события, которые обуславливают неактуальность отпуска в изначально выбранное время. Это обуславливает необходимость внесения изменений в график отпусков в соответствии с порядком, принятым в бухгалтерском учёте для первичной документации. Для корректировки данных, отражённых в документе, необходимо составить приказ о внесении изменений в график отпусков по заявлению работника. Распорядительная документация оформляется по каждому событию.
Внесение изменений в график отпусков
Причиной внесения изменений могут быть события:
- ошибка кадрового работника, допущенная при оформлении документа;
- приём на работу нового сотрудника;
- увольнение работника;
- личное обращение работника с просьбой перенести отдых в связи со сложившимися семейными обстоятельствами;
- решение работника отказаться от использования отдыха в полном или частичном объёме по причине желания получить за него компенсацию;
- производственная ситуация, обусловившая необходимость нахождения на рабочем месте сотрудника.
Сложившиеся обстоятельства рассматриваются работодателем, который принимает решения о необходимости внесения изменений в документ. При составлении распорядительной документации рекомендуется взять за основу образец приказа о внесении изменений в график отпусков. Обязательна его регистрация в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего документооборота.
Документальное оформление переноса отпуска
Типичные ошибки при составлении графика отпусков
При составлении документации, регламентирующей нахождение в отпуске работников, представители кадровой службы могут допустить ряд ошибок. Чаще всего они связаны с организационными и законодательными нюансами:
- некорректный расчёт продолжительности основного и дополнительного времени отдыха, что обуславливает несоответствие нормативных параметров с расчётными величинами;
- несогласованность сроков времени отдыха сотрудника на его основной и совмещаемой работах;
- отсутствие документов, подтверждающих право работника на приоритетный выбор подходящего времени отдыха;
- неучтённые права работников льготной категории на первоочередной выбор времени отдыха;
- неотражённое в графике документальное оформление переноса времени отдыха работников;
- форс-мажорные обстоятельства, влияющие на продолжительность отдыха;
- отказ работника;
- невключение работника в список;
- неточности в документе;
- деление отдыха на части без согласия работника.
Если ошибки обнаруживаются представителями субъекта хозяйствования, то их исправление возможно кадровыми сотрудниками после согласования нюансов с руководителем. Если недочёты были замечены контролирующими службами, то на ответственное лицо будет произведено начисление штрафа.
Составление графика отпусков
Как вносить изменения в документ
При изменениях производственного и личного характера на предприятии, у работодателя возникает вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приёме нового работника, увольнении штатного сотрудника, а также в случае смены обстоятельств. Для исправления сведений в графике, необходимо указать дату внесения изменения, а также подпись, инициалы и должность лица, уполномоченного к проведению операции. Допускается оформление отдельного листа в документе, в котором будут отображены изменения. Для этого необходимо указать на то, что раздел о сроках отдыха будет изложен в другой редакции. Обязательно подкрепление процедуры распорядительной документацией.
Приказ о переносе отпуска
График на следующий год должен быть составлен и утверждён в срок до 16 декабря текущего года. При внесении данных в документ учитывается мнение работников и работодателей. В первую очередь принимаются во внимание интересы льготной категории работников. Немаловажное влияние на отпускные параметры оказывает производственные обстоятельства, обуславливающие необходимость нахождения работника на рабочем месте, а также невозможность одновременного отдыха нескольких сотрудников, трудовые обязанности которых зависят друг от друга.
Читайте также: Формула расчёта НДФЛ 13 процентов
Факторы, влияющие на формирование сроков отдыха каждого сотрудника, обуславливают документальные сложности при необходимости переноса времени отдыха. Для этого необходимо оформление заявления работником на имя руководителя субъекта хозяйствования с просьбой переноса времени отдыха. Если работодатель посчитает событие актуальным и не оказывающим негативного влияния на производственные процессы, то на заявлении он оставит резолюцию о том, что не возражает против просьбы сотрудника. Достигнутая договорённость должна быть отражена в приказе и в графике.
Отказ работодателя переносить время отпуска льготной категории сотрудников
Перед оформлением графика, ответственное лицо обязано заполнить опросный лист, в котором каждый работник изъявляет своё желание о времени отдыха. Кадровому сотруднику нужно помнить о том, что обсуждать вопросы о времени отдыха в первую очередь следует с льготной категорией работников. Только после внесения в график их времени отпуска, нужно приступить к опросу других сотрудников. Следует отметить, что таким категориям работников работодатель не имеет права отказать в переносе времени отдыха, даже если их желание было учтено в первую очередь.
Приказ о подготовке графика отпусков
Влияние форс-мажора на длительность отпуска
В случае болезни работника или выполнения им таких государственных обязанностей, которые освобождают человека от выполнения деятельности на основной работе, время ежегодного отпуска продлевается или переноситься. Если работодатель вовремя не оплатил отпуск сотруднику или не предупредил его за две недели до его начала, он вправе требовать его переноса. Процедура должна быть оформлена документально посредством написания заявления сотрудником с просьбой о переносе. Внешне ситуация оформляется как и перенос времени отдыха по соглашению сторон.
Изменение графика отпусков по инициативе работника
Утверждённый график отпусков обязателен к соблюдению как работодателем, так и сотрудниками. Нарушение требований документа актуально в таких производственных ситуациях, когда объёмы работы не позволяют человеку покинуть рабочее место потому, что некому его заменить. В такой ситуации сотрудник вправе написать соответствующее заявление о переносе отдыха на другой период. Допустимо получение компенсации за отсутствие отпуска. Однако, работодатель должен помнить о том, что непредоставление сотруднику отпуска на протяжении двух лет ведёт не только к начислению штрафов в размере до 50000 рублей, но и к административному приостановлению деятельности до 90 дней.
Если сотрудник отказывается по личному желанию уходить в отпуск второй год подряд, то работодатель обязан принудить его.
Работник не был включён в график
Если при составлении плана отпусков, по невнимательности кадрового специалиста, сотрудник был пропущен и не включён в него, то обязательно исправление ошибки посредством оформления листа дополнений к документу. Следует отметить, что отсутствие информации о работнике в графике лишает его права отдыха. Такая ошибка приводит к нарушению трудового законодательства. Невнимательность ответственного лица может привести к начислению административного штрафа не только на виновного работника, но и на работодателя.
