Информация, которая фиксируется в рабочей книжке, предполагает огромное значение для ее владельца и руководителя. Несомненно, все записи в документе должны производиться по предписанным правилам. Если прием на работу обычного рядового сотрудника не вызывает никаких сомнений при заполнении книжки, то оформление на какую-либо значимую должность – это очень много вопросов, недочетов и ошибок. Например, как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу главного бухгалтера?
Главный бухгалтер
Должность главного бухгалтера в компании часто бывает незаменима. Это человек, который производит обеспечение функционирования всей бухгалтерии в силу своих обязанностей. Также в компании необходимо:
- контролировать рациональность, экономичность денежных средств и других видов доходов}
- следить за собственностью предприятия, за повышением производительности, связанной с хозяйственной деятельностью.
Организацию этой работы должен осуществлять непременно главный бухгалтер.
Бухгалтерия, которой руководит главный бухгалтер, является отдельной службой в компании. Поэтому обозначается ее независимость от других видов подразделений. Подчиняется человек на данной должности руководителю компании. Но в связи с основополагающими вопросами, которые связаны с учетом бухгалтерии или ее отчетностью, контролированием многих аспектов в подразделении, главный бухгалтер должен обращаться к руководителю управления данного подразделения вышестоящего органа.
Главного бухгалтера в предусмотренных ситуациях можно заменить его заместителем, который будет выполнять все его функции по случаю отсутствия данного должностного лица. На это время доверенный человек возлагает на себя все права, ответственность и обязанности заменяемого должностного лица. Главный бухгалтер не получает деньги или ценности (материального характера) на руки. Соответственно, он не несет за них ответственность.
Назначение на должность главного бухгалтера
Должностное положение такого рода занимает лицо, которое назначил работодатель. При этом ему необходимо получить согласие в данном вопросе от генерального директора или другого высокопоставленного лица организации.
Главным бухгалтером может назначаться:
- лицо, которое получило высшее образование с экономическим уклоном}
- лицо, которое не имеет высшего образования.
В последнем случае для приема на данную должность необходимо знание дела вкупе с пятилетним стажем. Решение по таким вопросам принимает гендиректор или другое вышестоящее лицо.
Испытательный срок – одно из условий, которое выдвигается при приеме человека на должность главного бухгалтера. Это должно быть непременно прописано в трудовом договоре и предварительно обговорено двумя сторонами. Если стороны согласились на проверку компетентности данного лица в вопросах рабочей деятельности, то обозначаются конкретные временные рамки испытания (не больше, чем шесть месяцев).
Когда ведется прием на основную должность в бухгалтерии или увольнение этого сотрудника, должна произвестись перепроверка всех дел. По завершении данной процедуры необходимо составить соответствующий акт, свидетельствующий о состоянии бухгалтерии. Утверждение такого рода документа производится руководителем.
В соответствии со всеми правилами при назначении лица на главенствующую должность подразделения необходимо составить трудовой договор, срок которого может быть определен. Здесь роль играет волеизъявление сотрудника или работодателя. Такой договор является срочным. Временные рамки данного документа определяются в связи с законом. Они не могут быть более 5 лет. Помимо этого документа, производя оформление, можно составить и договор об ответственности лица за денежные средства и ценности материального характера в полном объеме.
После этого создается приказ о назначении.
Запись в рабочем документе любого гражданина производится по фактическому месту работы. Всю информацию о рабочей деятельности любого рабочего фиксирует:
- руководитель компании}
- кадровый работник}
- другое лицо, уполномоченное на совершение данных действий.
Внесение изменений в трудовой документ при получении должности должно быть произведено в течение семи суток со дня назначения.
Чтобы произвести запись в трудовой книжке о приеме на работу главным бухгалтером, необходимо соблюдать некоторые условия:
- наличие приказа руководителя}
- запись арабскими цифрами на русском языке}
- отсутствие в записях каких-либо сокращений и ошибок}
- ознакомление сотрудника с записями.
Оформление трудовой главного бухгалтера происходит следующим образом. На странице, где прописываются все данные о работе, в третьей графе нужно написать наименование организации. Сначала пишется ее полное название, а затем сокращенный вариант (если есть). Можно поставить печать, сделанную специально для таких случаев, где заранее составлен соответствующий текст. Это будет «шапка» данной записи.
В графе под номером один необходимо указать порядковый номер записи. Ее число, месяц и год указывают в графе 2. После этого третья графа заполняется внесением записи «Принят(а) на должность главного бухгалтера…». Для подтверждения данной записи в четвертой графе делается указание на приказ, созданный руководителем, о назначении лица на должность. Также производится введение номера этого документа и дата его составления.
Если срок договора определен, то это следует прописать в рабочей книжке специалиста. Сразу после слов о приеме пишется запись «…по срочному договору» или «… на срок от… до…». Данные об испытательном сроке пишутся здесь же в дополнение к основной записи: «… с испытательным сроком на …».
Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней. О том, как сделать запись в трудовой о приеме на работу, в какой раздел трудовой книжки вносится запись о приеме на работу, как сделать запись, а также как исправить ошибки записей в трудовой о приеме на работу - расскажем в статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- в какой раздел трудовой книжки вносится запись о приеме на работу;
- как сделать запись о приеме на работу;
- как исправить ошибки записей в трудовой о приеме на работу
В какой раздел трудовой книжки вносится запись о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу необходимо оформить ряд документов: заключить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, завести личную карточку на нового сотрудника. Помимо этого необходимо сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке нового сотрудника. Такая запись делается в том случае, если сотрудник проработал в компании свыше пяти дней.
Отметим, что вносить записи в трудовые книжки сотрудников вправе только работодатель по основному месту работу. Те работодатели, где сотрудник работает на условиях внешнего совместительства, записи в трудовые книжки не делают.
Правила внесения записей регламентированы Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Итак, запись о приеме на работу делается в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Сначала указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Эта запись делается в виде заголовка. Далее, под этим заголовком надо вписать порядковый номер вносимой записи. Эта запись делается в графе 1.
В графе 2 пишется дата приема на работу. В графе 3 делается непосредственно запись о приеме на работу. При этом указывается наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а также наименование структурного подразделения организации. Указывать структурное подразделение надо только в том случае, когда это условие включено в текст трудового договора с работником.
В графе 4 пишутся реквизиты приказа о приеме на работу: его дата и номер.
Примеры записей в трудовой о приеме на работу
Как правило внесение записи о приеме на работу не вызывает проблем у кадровых работников. Порядок внесения записи четко регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Поэтому, при исполнении все необходимых требований, ошибок не возникает.
Образец записи о приеме на работу
Как правило вопросы возникают при внесении записи в трудовую книжку о работе по совместительству. Напоминаем, что такую запись надо сделать только по просьбе работника. Причем эту запись вносит работодатель по основному месту работы на основании представленных работником документов о работе по совместительству (ч.5 ст.66 ТК РФ). Трудовой кодекс не конкретизирует документы, которые работник должен представить в подтверждение работы по совместительству. Это может быть заверенная копия приказа о приеме на работу, выписка из приказа.
Ошибки записей в трудовой о приеме на работу
В том случае, если при внесении записи о приему на работу кадровик допустил ошибку, исправить неточную запись можно только путем признания ее недействительной.
Внимание!
Зачеркивать неправильные записи, внесенные в разделы «сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено (п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Для того, чтобы исправить неверную запись, надо признать ее недействительной и после этого сделать корректную запись. Итак, если вы ошиблись при внесении записи о приеме на работу надо действовать следующим образом. После последней записи в разделе «Сведения о работе» сделать запись «Запись за номером таким-то недействительна». В соответствующих графах указать порядковый номер, дата внесения записи. Затем внести корректную запись, а в графе 4 внести информацию о реквизитах приказа о приеме на работу.
Образец исправления неверной записи в трудовой книжке
На практике встречаются ситуации, когда необходимо оформить исправление записи о приеме на работу в трудовой книжке. Если ошибка была допущена настоящим работодателем он и должен исправлять неправильную или не точную запись. Немного сложнее выглядит решение проблемы, когда ошибочная или неточная запись была внесена на предыдущем месте трудоустройства и не исправлена на прошлом месте работы. В последнем случае соответствующие изменения могут быть внесены только при наличии официального документа, предыдущего работодателя.
Следует помнить, что работодатель не вправе отказать работнику, если он обращается с подобной просьбой и должен оказать ему необходимую помощь.
Нормативные документы
На сегодняшний день все вопросы относительно введение трудовых книжек регулируется тремя основными нормативными документами:
- Трудовым кодексом РФ (ст.ст. 65, 66, 84.1 и др.)}
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими (далее -} Правила), утвержденными Правительством РФ от 16.04.2003 N 225}
- Инструкцией по заполнению (далее -} Инструкция), утвержденной Минтруд РФ от 10.10.2003 N 69 «}Об утверждении Инструкции по заполнению»}.
Любое отражение информации или ее дополнение (исправление) должно быть оформлено только в соответствии с указанными выше нормативными актами.
Способы внесение изменений
В соответствии с Правилами и Инструкцией существует три способа исправления допущенных ошибок либо изменения внесенных данных в трудовую книжку, это:
- Признание записи недействительной.
- Зачеркивание.
- Внесение дополнений.
Каждый способ исправления может быть использован только в соответствующем разделе. Например, если при изменении фамилии сотрудника на титульном листе допускается вносить соответствующие данные после зачеркивания предыдущей фамилии, то в разделе сведения о работе исправления можно вносить только путем признания записи недействительной. Любые зачеркивания в разделах, содержащих сведения о работе или о награждении, прямо запрещены (п. 30 Правил).
Правила внесения записи
Все записи, которые делаются в трудовую книжку работника, должны основываться и соответствовать тексту приказа.
Сведения должны вноситься аккуратно, гелевой или перьевой ручкой. Цвет чернил (пасты, геля) может быть черным, синим или фиолетовым.
Порядок внесения информации
- Первоначально указывается полное и сокращенное наименование организации в графе 3 раздела, содержащего сведения о работе.
- В графу 1 вносится порядковый номер вносимой записи.
- В графу 2 указывается дата приема на работу.
- В графу 3 вносится информация о структурном подразделении (при условии упоминание его в трудовом договоре), принятии или назначении на должность, специальность или профессия.
- В графу 4 вносятся реквизиты приказа, на основании которого работник был принят на работу.
Поскольку трудовая книжка является главным документом, подтверждающим наличие трудового стажа, внесение любых данных должно производиться с особой тщательностью и внимательностью. Но все же предусмотрен порядок, в соответствии с которым должно осуществляться исправление неправильной записи в трудовой книжке.
В соответствии с установленным порядком, ошибочную запись в разделе «Сведения работе» запрещено зачеркивать. Исправление должно производиться путем признания ошибочной записи недействительной. Например: «Запись за номером Х недействительна». То есть основным идентификатором ошибочной записи является ее номер, поэтому главное, в чем не рекомендуется ошибаться при внесении записи -} это ее номер.
Подобная ошибка в нумерации может повлечь за собой путаницу и существенные проблемы с исправлением неверно внесенных данных.
Порядок внесения исправлений в записи, которые содержатся в разделе «Сведения о работе»
В соответствии пунктом 1.2 Инструкции исправление ошибочной записи должно проводиться в следующем порядке:
- Под последней в данном разделе записью необходимо указать следующий порядковый номер и дату внесения изменений (исправлений).
- В графу 3 вносится отметка следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»}.
- Ниже указываются исправленные сведения.
- В графу 4 отражаются реквизиты приказа, на основании которого была внесена ошибочная информация либо на основании которого вносятся верные данные.
Например, рассмотрим следующую ситуацию и образец необходимой исправительной записи.
Работнику в трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, сделана соответствующая запись под номером 14. Ошибка состояла в неверном отображении даты приема на работу – вместо 01.03.2010 было указано 05.03.2010. Неопытный кадровик в графу 2 указал дату заполнения трудовой книжки, вместо фактического принятия. На сегодняшний день данная ошибка обнаружена и требует корректировки. Порядок действий в указанном случае должен быть примерно следующий:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер (например, 17)}
- В графе 2 указывается дата внесения изменений (например, 13.09.2013)}
- В графе 3 отображаются сведения о признании ошибочной записи недействительной. Например, «}Запись за номером 14 недействительна. Принята 01.03.2010 на должность юрисконсульта»}.
- В графе 4 указываются реквизиты первоначального приказа о приеме на работу (например, Приказ от 01.03.2010 N 21-к)
Некоторые частные случаи ошибок
В трудовой книжке указано только сокращенное наименование организации
В случае если неточность допущена нынешним работодателем, она должна быть исправлена на месте.
Сделать исправление, если подобная неточность была допущена по прошлому месту работы, можно только при наличии официального документа прежнего работодателя. Подобными подтверждающими документами могут выступать надлежащим образом заверенные справки, копии приказов и др. Сведения, внесенные в результате исправления, должны полностью соответствовать документу, который послужил основанием для внесения соответствующих изменений.
В соответствие с пунктом 3.1 Инструкции, в заголовке записи о приеме на работу должно быть указано полное наименование работодателя. Сокращенное наименование указывается при его наличии и только после указания развернутого наименования. В соответствии с действующим порядком заполнения трудовых книжек, указание только лишь сокращенного наименования будет признано ошибкой. Это будет являться несоблюдением определенного обязательного формата данной записи.
Поскольку при назначении пенсии у сотрудника могут возникнуть сложности с идентификацией организации, подобная ошибка не может оставаться в не исправленном виде. В связи с вышеизложенными фактами, в графу 3 необходимо внести соответствующие исправления.
Поскольку запись о наименовании работодателя имеет характер заголовка, она вносится без указания порядкового номера, даты и реквизитов документа, который послужил основанием. Таким образом идентифицировать подобную запись по номеру нет возможности. В связи с указанными обстоятельствами, соблюсти общий порядок внесения исправлений не удастся.
Как вариант возможного способа исправления допущенной ошибки, можно предложить следующий:
- В третью графу, после последней записи, вносятся данные о признании недействительной записи с неполным названием работодателя.
- На следующей строке, указывается полное и сокращенное наименование.
В любом случае следует помнить, что зачеркивание записи в разделах, содержащих сведения работе и сведения о награждениях, не допустимо (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).
Ошибка в написании ФИО работника
Как показывает практика, внесение неверных сведений относительно ФИО работника нередко имеет место. В большинстве случаев это связано с тем, что при заполнении трудовой книжки кадровый работник не сверяется с данными, которые отражены в документе, удостоверяющем личность, как правило, паспорте. Подобный недочет может быть допущен как при написании имени (Наталья, Наталия), так и отчества (Геннадиевич, Геннадьевич) и, что встречается чаще всего – при написании фамилии. Сложнее всего, когда подобная ошибка выявляется во время оформления пенсии, при подтверждении наличия соответствующего трудового стажа.
Порядок исправления данной ошибки не регламентирован ни в Правилах, ни в Инструкции. Данными нормативными документами вообще не предусмотрена возможность внесения исправлений относительно сведений о работнике. Рассмотрим варианты возможного решения этой проблемы.
- В случае, если ошибка допущена при первичном заполнения бланка на первом рабочем месте сотрудника, необходимо составить акт о списании и уничтожении испорченного бланка трудовой книжки и заполнить новый документ с верными сведениями. Поскольку ошибка допущена по вине работодателя, плата за испорченный бланк с работника не взымается.
- Если ошибка обнаружена последующими работодателями, указанный выше способ не годится.
Оказавшись в такой ситуации, работник должен обратиться в суд с заявлением о признании того факта, что данная трудовая книжка принадлежит именно ему. Полученное решение суда должно хранится вместе с трудовой книгой.
Существует еще одна точка зрения на данный вопрос. Некоторые специалисты утверждают, что такого рода исправление можно вносить в обычном порядке при наличии подтверждающих документов. Считается что это возможно на основании:
- Пункта 27 Правил, который описывает действия при выявлении неправильной или неточной записи.
- Пункта 30 Правил, который указывает, что зачеркивание не допускается только в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях.
Исправление предлагается проводить в следующем порядке:
- Неверные данные зачёркиваются одной чертой.
- Вносится правильная информация.
- На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, который послужил основанием для внесения изменений.
- Все заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.
Однако с подобной точкой зрения можно поспорить. Любое отклонение от установленных Инструкцией правил исправления, несет риск. К тому же, в данном случае, первичным является документ, удостоверяющий личность. Поскольку точно определить, что трудовая книжка принадлежит именно этому человеку, который предъявил паспорт для внесения исправлений, работодатель не может. Вариант обращения в суд самого работника, является единственно верным вариантом выхода из сложившейся ситуации.
