Назначение на должность заместителя директора нового человека всегда сопровождается бумажной волокитой и прочими сложностями. Ведь нужно не только оформить сотрудника на новую должность, но и написать для него новую должностную инструкцию, грамотно составить приказ о переводе сотрудника, внести информацию о новой должности в трудовую книжку и личную карточку работника. Как назначить заместителя директора правильно и без лишней волокиты, вам расскажет эта статья.
Итак, чтобы перевести сотрудника организации на должность заместителя директора той же организации, работнику отдела кадров понадобится:
Документы сотрудника,
Документы организации,
Печать организации или предприятия,
В первую очередь, необходимо составить представление сотрудника, которого назначают на должность заместителя директора. Представление пишется на имя директора организации или компании. Данный документ должен включать в себя все данные сотрудника, а именно: фамилию, имя, отчество, образование и квалификацию работника. Так же нужно предоставить директору характеристику профессиональных и личностных качеств сотрудника.
Если на вакантную должность заместителя директора претендует сам сотрудник, то есть от него исходит инициатива, он должен написать заявление на имя директора организации. В заявлении он должен указать все свои данные, то есть фамилию. Имя отчество и указать должность, которую сейчас занимает. Обязательно нужно указать образование, опыт работы и стаж, то есть доказать соответствие своих возможностей должности заместителя директора.
В том случае, если директор одобряет перевод сотрудника на новую должность, работнику отдела кадров необходимо составить приказ, который должен оформляться по форме Т-5. Сначала указывается тема документа (назначение сотрудника на новую должность), затем описывается причина, по которой этот документ составляется (появление вакантной должности заместителя директора). После оформления приказа, указывается размер оклада сотрудника, который переводится на новую должность.
Составленный приказ должен быть подписан директором организации и заверен печатью этой организации. Перед тем как назначить заместителя директора окончательно, необходимо ознакомить претендента на эту должность с приказом.
Далее следует заключение дополнительного трудового соглашения и составление должностных инструкций для нового заместителя директора. В трудовую книжку и личную карточку работника вносится информация об изменении должности сотрудника.
Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Фото по теме
Назначение на должность заместителя директора другого работника той же организации следует оформить переводом, инициатива для которого исходит от сотрудника или работодателя. Для специалиста необходимо написать новую должностную инструкцию, составить приказ о переводе, внести изменения в личную карточку, трудовую книжку. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
Что необходимо иметь
- документы работника;
- документы предприятия;
- печать организации;
- ручка;
- бланки соответствующих документов;
- Трудовой Кодекс РФ.
Краткое пошаговое руководство
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.Шаг -
1
При освобождении должности заместителя директора руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, которого следует назначить на вакантную должность, пишет представление на имя директора компании. В документе укажите фамилию, имя, отчество сотрудника, которого следует перевести, впишите сведения о его образовании, квалификации. К представлению необходимо приложить характеристику на специалиста о его профессиональных и личностных качествах. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
2
Если инициатива о переводе исходит от работника, ему необходимо написать заявление. В документе сотрудник указывает свою фамилию, имя, отчество, занимаемую должность. Вписывает, что у него имеется соответствующее образование, опыт работы и стаж, которые могут послужить переводом на должность заместителя директора. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
3
При согласии директора компании на перевод работника на должность заместителя директора и согласия самого сотрудника при инициативе работодателя, составьте приказ по форме Т-5. Укажите тему документа, которая в данном случае соответствует переводу специалиста на должность заместителя директора. Опишите причину составления, которая соответствует в данном случае появлению вакансии по должности заместителя директора. Установите размер оклада переводимому специалисту, являющегося вознаграждением за исполнение трудовых обязанностей. Возложите ответственность за исполнение приказа на лицо, ответственное за ведение кадровой документации. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
4
Заверьте документ печатью организации и подписью директора предприятия. Ознакомьте работника под роспись с приказом о переводе. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
5
Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору, где укажите должностные обязанности, возлагающиеся на данного специалиста, размер оклада. Попишите с обеих сторон соглашение, заверьте его печатью компании. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
6
Составьте должностные инструкции для переводимого на должность заместителя директора работника. Внесите соответствующие изменения в личную карточку сотрудника и трудовую книжку специалиста о переводе. В сведениях о работе впишите наименование должности, на которую переведен работник, в основаниях – дату и номер приказа о переводе.
Данное краткое руководство освещает вопросы:
- Перевод работника на другую работу у того же работодателя
- Как оформить перевод директора в заместители
Текст Работа и карьера"Как назначить заместителя директора в 2017 году" :
Назначение на должность заместителя директора другого работника той же организации следует оформить переводом, инициатива для которого исходит от сотрудника или работодателя. Для специалиста необходимо написать новую должностную инструкцию, составить приказ о переводе, внести изменения в личную карточку, трудовую книжку.
Вам понадобится
- - документы работника;
- - документы предприятия;
- - печать организации;
- - ручка;
- - бланки соответствующих документов;
- - Трудовой Кодекс РФ.
Инструкция
При освобождении должности заместителя директора руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, которого следует назначить на вакантную должность, пишет представление на имя директора компании. В документе укажите фамилию, имя, отчество сотрудника, которого следует перевести, впишите сведения о его образовании, квалификации. К представлению необходимо приложить характеристику на специалиста о его профессиональных и личностных качествах.
Если инициатива о переводе исходит от работника, ему необходимо написать заявление. В документе сотрудник указывает свою фамилию, имя, отчество, занимаемую должность. Вписывает, что у него имеется соответствующее образование, опыт работы и стаж, которые могут послужить переводом на должность заместителя директора.
При согласии директора компании на перевод работника на должность заместителя директора и согласия самого сотрудника при инициативе работодателя, составьте приказ по форме Т-5. Укажите тему документа, которая в данном случае соответствует переводу специалиста на должность заместителя директора. Опишите причину составления, которая соответствует в данном случае появлению вакансии по должности заместителя директора. Установите размер оклада переводимому специалисту, являющегося вознаграждением за исполнение трудовых обязанностей. Возложите ответственность за исполнение приказа на лицо, ответственное за ведение кадровой документации.
Заверьте документ печатью организации и подписью директора предприятия. Ознакомьте работника под роспись с приказом о переводе.
Должность заместителя руководителя необходима в следующих случаях:
- Когда нужно разделить ответственность руководителя и создать центры отчетности по внутренним направлениям деятельности;
- Когда необходимо переложить на ответственного сотрудника выполнение функций руководителя в его отсутствие.
Первый случай типичен для назначения заместителей первого руководителя, обычно количество таких заместителей равно количеству функциональный направлений.
Приведем пример: предприятие занимается изготовлением хлебобулочных изделий. Для успешной деятельности предприятия необходимо создать как минимум 6 функциональных центров управления, контроля и отчетности:
- Центр управления и сбора информации по финансам;
- Центр закупки сырья, материалов и оборудования, необходимых для деятельности предприятия;
- Центр управления производством хлебобулочных изделий;
- Центр продаж;
- Центр управления и контроля персонала;
- Центр развития и управления прибылью.
Соответственно для руководства и координации работы этих центров должны быть назначены заместители директора предприятия:
- Зам. директора по финансам;
- Зам. директора по обеспечению (закупкам);
- Зам. директора по производству;
- Зам. директора по сбыту;
- Зам. директора по управлению персоналом (HR);
- Зам. директора по развитию.
Каждый из заместителей директора осуществляет руководство, координацию, планирование и контроль своего направления деятельности, а директор предприятия принимает решения, на основании отчетности которую предоставляют заместители. Количество заместителей должно быть не меньше 2 и не больше 9. Если у директора будет один заместитель, то рано или поздно это приведет к дублированию функций и ответственности, а также несогласованности действий высшего руководства. С психологической точки зрения самое оптимальное количество подчиненных или контролируемых объектов не должно быть больше 9.
Такое разделение ответственности и функций типично для верхнего уровня управления и намного реже встречается на средних уровнях управления - подразделений, участков или цехов.
Зато для среднего уровня управления, крайне необходимо назначение заместителя для осуществления координации и контроля подразделения или участка в случае временного отсутствия руководителя. Главная проблема такого назначения - это дублирование функций.
Если назначить заместителя руководителя на постоянной основе, то такого дублирования не избежать. Главная опасность назначения зама на постоянной основе это несогласованность действий руководителя и зама, потеря контроля над персоналом и как следствие снижение эффективности работы всего подразделения. Есть только один способ избежать такого дублирования – не вводить должность "заместитель руководителя" в штат. Правильней будет сказать, что нельзя назначать заместителя руководящей должности на постоянной основе в рамках одного функционального направления. Например, неэффективно назначать заместителя для должности "зам. директора по продажам" или заместителя для "зам. директора по финансам".
Но мы можем назначить сотрудника, который бы выполнял обязанности зам. директора по финансам в его отсутствие и это будет правильным решением, которое избавить нас от рисков связанных с несогласованностью действий двух руководителей и сэкономит деньги (зарплата заместителя на постоянной основе).
Для того что бы правильно назначить внештатного заместителя руководящей должности на временной основе необходимо выполнить следующие правила:
- Категория должности временно выполняющей обязанности руководителя тоже должна быть руководящей. Исключение составляют должности входящие в подразделение, которое возглавляет руководящая должность;
- Должность, временно выполняющая обязанности руководителя должна быть либо на уровень выше, либо находиться на одном уровне с должностью руководителя, обязанности которого она будет выполнять, либо входить в подразделение которое возглавляет руководитель;
- Должность, временно выполняющая обязанности руководителя одного подразделения не должна подчиняться руководителю другого подразделения. Исключение составляют дочернее и материнское подразделение или подразделения входящие в одну материнскую группу
