Какой проводкой отнести суточные. Бухучет командировочных расходов. Термин «командировочные расходы»

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ) 19.06.2012 Автор: Михаил Беспалов начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой: Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки. Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию.

На каком счете учитываются командировочные расходы?

В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства. Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.

За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте.

Внимание

Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство. С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Инфо

При этом выполняются следующие проводки: Дебет Кредит Название операции 50.3 76 Куплен билет командируемому работнику. 71 50.3 Билет выдан работнику 20, 23, 25, 26, 29 (44) 71 Списаны расходы на покупку билета 68.НДС 19 НДС по командировочным расходам направлен к вычету Пример учета командировочных расходов Сотрудник Иванов направляется в командировку на 5 дней, ему выдана под отчет сумма 20000 руб. Суточные у Иванова составляют 1000 руб. При возвращении он предоставляет авансовый отчет с приложенным документами:

билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб.

(в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим тут, по ссылке находится онлайн калькулятор для расчета), НДС выделен отдельной строкой.

счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5000 руб.

Порядок учета командировочных расходов в 2017-2018 годах

Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так: Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки; Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).
Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них. Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п.
10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914).

Учет и налогообложение командировочных расходов

Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании): Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения). После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой: Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Важно

Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки. Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки.

Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.

Бухучет командировочных расходов

Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты. Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги. Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

Дебет 68 НДС Кредит 19.

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

по дебету 76 счета и кредиту 51.

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

Дебет 50.3 Кредит 76.

Выдачу сотруднику:

по дебету 71 и кредиту 50.3.

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание.

Командировочные расходы и проводки

В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059). В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп.

5 п. 7 ст. 272

НК РФ). Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006). Авансовый отчет работника Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п.

Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки. Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1.

Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету.

Нормируемые командировочные расходы

Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы. Выдача аванса Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.

На какой счет относить командировочные расходы

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976). Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой: Дт20 Кт71. Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой: Дт44 Кт71.

Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой: Дт08 Кт71. В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается: Дт28 Кт71.

Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ):

«Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ к расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся:

· расходы по проезду;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, указанной статьей ТК РФ установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Иначе говоря, размер суточных, выплачиваемых организацией работнику, направляемому в командировку, регулируется организацией самостоятельно: либо закрепляется в рамках трудового договора, либо устанавливается приказом руководителя.

Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), согласно которому к командировочным расходам относятся:

· проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

· наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

· суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

· оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

· консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы».

Анализ данного перечня позволяет сделать вывод, что нормируемым видом командировочных расходов являются лишь суточные и расходы на полевое довольствие, которые принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в размере норм, утвержденных Правительством Российской Федерации.

В соответствии с трудовым законодательством суточные представляют собой дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.

Мы уже отметили, что размер суточных определяется организацией самостоятельно. При направлении работника в командировку бухгалтер должен произвести расчет суточных.

Расчет суточных .

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Это положение установлено пунктом 14 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Приказом Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 (далее - Инструкция №62). Отметим, что данная Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ.

Согласно пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (пункт 7 Инструкции №62).

Пример 1.

Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 20 ноября, 23 часа 59 минут.

Окончание примера.

Пример 2.

Предположим, что в условиях примера 30 время отправления поезда - 21 ноября, 0 часов 3 минуты.

Окончание примера.

Пример 3.

Работник вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Время вылета самолета - 21 ноября, 0 часов 40 минут.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города 20 ноября не позднее 23 часов 30 минут.

Окончание примера.

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки (пункт 7 Инструкции №62).

Обратите внимание!

В соответствии с пунктом 15 Инструкции №62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство организации принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

И в бухгалтерском и в налоговом учете суточные включаются в состав командировочных расходов.

Порядок списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки. Так, например, если командировка работника связана с приобретением МПЗ, то командировочные расходы будут включены в фактическую стоимость их приобретения. Такое положение следует из пункта 6 ПБУ 5/01.

Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства.

Такое правило установлено пунктом 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н.

Цель и характер командировки подтверждается оформленным служебным заданием и отчетом о его выполнении (форма №Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1).

В общем случае командировочные расходы списываются на счет 20 «Основное производство» или сразу относятся на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации).

Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в бухгалтерском учете организации отражаются командировочные расходы.

Пример 4.

Производственная организация для заключения договора поставки отправила своего сотрудника в командировку на завод – изготовитель. Срок командировки составляет с 5 апреля 2006 года по 10 апреля 2006 года. Приказом по организации установлено, что суточные по командировкам на территории Российской Федерации установлены в размере 500 рублей в сутки.

Обращаем Ваше внимание, что выдача работнику денежных средств под отчет на командировку производится на основании Приказа руководителя о направлении работника в командировку (форма №Т-9, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1).

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Окончание примера.

Порядок выплат полевого довольствия регулируется Постановлением Минтруда Российской Федерации от 15 июля 1994 года №56 «Об утверждении Положения о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах».

Полевое довольствие выплачивается в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях.

В налоговом учете нормированию подлежат суточные и полевое довольствие, все остальные виды командировочных расходов принимаются для целей налогообложения в размере фактических затрат.

Данные нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление №93).

В соответствии с пунктом 1 указанного Постановления №93:

«… при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:

а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 рублей;

б) за каждый день нахождения в заграничной командировке - суточные в размере согласно приложению;

в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:

за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 рублей;

за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 рублей;

за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 рублей;

за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 рублей».

Обратите внимание!

С 1 января 2006 года изменены нормы суточных по зарубежным командировкам. С указанной даты в отношении суточных по загранкомандировкам обязан руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 мая 2005 года №299 «О внесении изменений в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №93».

Налоговый учет относит командировочные расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При методе начисления датой признания таких расходов в налоговом учете в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является день утверждения авансового отчета.

Нормы суточных и расходов на полевое довольствие, выдаваемых работнику сверх норм, не учитываются для определения налоговой базы по налогу на прибыль. На это указано в пункте 38 статьи 270 НК РФ.

Рассмотрим на примере.

Пример 5.

В соответствии с пунктом 1 Постановления №93 нормы суточных при командировках по Российской Федерации составляют 100 рублей. Следовательно, в целях налогообложения, организация в составе командировочных расходов сможет учесть только сумму в размере 600 рублей.

Суточные, выплаченные сверх установленных норм (3 000 рублей – 600 рублей) = 2400 рублей, относятся к расходам, не уменьшаемым налогооблагаемую базу.

Окончание примера.

В соответствии с ПБУ 18/02 при выплате суточных или полевого довольствия в размере, большем, чем это предусмотрено Постановлением №93, у организации будет возникать постоянная разница, влекущая за собой возникновение постоянного налогового обязательства.

Пример 6.

Производственная организация для заключения договора поставки отправила своего сотрудника в командировку на завод – изготовитель. Срок командировки составляет с 5 апреля 2006 года по 10 апреля 2006 года. Приказом по организации установлено, что суточные по командировкам на территории РФ установлены в размере 500 рублей в сутки.

Работником получено под отчет 12 500 рублей, в том числе суточные – 3 000 рублей.

Авансовый отчет по командировке представлен работником 13 апреля 2006 года на сумму 13 200 рублей. Перерасход связан с оплатой проезда.

В соответствии с пунктом 1 Постановления №93 нормы суточных при командировках по России составляют 100 рублей. Следовательно, в целях налогообложения прибыли, организация в составе командировочных расходов сможет учесть только сумму суточных в размере 600 рублей. В результате того, что в целях налогообложения сумма суточных меньше, чем их величина, принимаемая в бухгалтерском учете, у организации возникает постоянная разница в размере (3 000 рублей – 600 рублей) = 2 400 рублей. В связи с этим, бухгалтер организации при отражении указанных расходов в налоговом учете обязан отразить сумму отложенного налогового обязательства в размере 2 400 рублей х 24% = 576 рублей.

Предположим, что рабочим планом счетов организации предусмотрено, что к балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» открыт субсчет 68-1 «Налог на прибыль».

В бухгалтерском учете организации операции, связанные с отражением постоянной разницы будут отражены следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
			Выданы в подотчет командировочные расходы
После утверждения авансового отчета
			Отражены суточные расходы
			Отражены иные командировочные расходы
			Отражена сумма постоянного налогового обязательства
			Выдана работнику сумма перерасхода по командировке

Окончание примера.

Аналогичным образом производится отражение в бухгалтерском учете разниц, возникающих в учетах по расходам, связанным с выдачей полевого довольствия сверх норм, установленных Постановлением №93 .

До недавнего времени при налогообложении сумм компенсационных выплат, превышающих нормы, установленные главой 25 НК РФ, налоговые органы руководствовались письмом МНС Российской Федерации от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». Их основное требование заключалось в том, что суммы суточных, выплаченные сверх нормы, установленной законодательством, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. И нужно сказать, что «налоговики» долгое время пользовались положениями указанного письма весьма успешно, привязывая нормирование по НДФЛ к нормам суточных, установленных:

· Постановлением №93;

· Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее Постановление №729);

Согласно указанным Постановлениям нормы суточных за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации составляют 100 рублей.

Однако, Постановление №93, в котором сказано, что суточные для коммерческих организаций составляют 100 рублей в день, применяется только при расчете налога на прибыль. А Постановлением №729 для бюджетных учреждений установлен размер суточных, которые возмещает бюджет. При этом за счет экономии средств, бюджетные учреждения могут выплачивать командированным работникам больше 100 рублей. Специальных норм командировочных расходов, применяемых в целях расчета налога на доходы физических лиц, не существует. Поэтому, применение норм, установленных указанными Постановлениями в отношении НДФЛ, довольно часто становилось предметом спора между фискальными органами и налогоплательщиками.

Окончательную точку в этих спорах установил Высший Арбитражный Суд (далее ВАС) Российской Федерации, который своим решением от 26 января 2005 года №16141/04 «О признании недействующим письма МНС РФ от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками» признал недействующим письмо МНС Российской Федерации от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». В связи с чем, Федеральная налоговая служба (далее ФНС) Российской Федерации ничего не оставалось, как отменить этот документ. Об этом налоговики сообщили в письме ФНС Российской Федерации от 11 апреля 2005 года №ГИ-6-04/281@ «Об отзыве письма МНС РФ от 17.02.2004 №04-2-06/127».

Вроде бы все хорошо и налогоплательщики, уповая на Решение ВАС, не должны исчислять НДФЛ с суточных, выплачиваемых выше установленных норм.

Однако на пользу ли это решение налогоплательщикам и налоговым агентам? Как следует из решения ВАС Российской Федерации норм в целях применения пункта 3 статьи 217 НК РФ не установлено. ТК РФ лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.

А раз нормы не установлены, то существует риск признания налоговыми органами, что вся сумма суточных и целевых расходов по найму жилого помещения не подтвержденных документально, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

По мнению авторов, налоговые органы обязательно воспользуются этим аргументом, тем более что Минфин Российской Федерации в Письме от 21 марта 2005 года №03-05-01-04/62 предостерег от поспешного решения организацию в ответе на частный вопрос – «можно ли руководствоваться Решением суда и не платить налог на доходы физических лиц, а также единый социальный налог с суточных, предусмотренных коллективным договором организации?».

Мы рекомендуем налоговым агентам внести изменения в коллективные договора или при направлении сотрудников в командировку издавать приказы (распоряжения), в которых предусмотреть сумму суточных и сумму оплаты за проживание, если работник не предоставит оправдательные документы. Все организации, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, при установлении сумм суточных обязаны исходить из того, что такие выплаты, для их квалификации в качестве суточных в соответствии с действующим законодательством (статья 168 ТК РФ), должны в любом случае иметь характер компенсационных, то есть направленных на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.

Вам эти документы должны помочь при рассмотрении споров в суде. Кроме того, следует воспользоваться и аргументами ВАС Российской Федерации, изложенными в решении от 26 января 2005 года №16141/04 «О признании недействующим письма МНС РФ ОТ 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками».

Высший арбитражный суд признал убедительными доводы о том, что в соответствии со статьей 209 НК РФ объектом обложения налогом на доходы физических лиц признается доход, полученный налогоплательщиком. Согласно статье 41 НК РФ доходом налогоплательщика может быть признана только его экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

Между тем в соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника исключительно по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При определении экономической выгоды работника должны учитываться характер расходов и лицо, в интересах которого производятся расходы. При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому и расходы на оплату суточных осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника. Суточные же представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Следовательно, взимание с работника дополнительных денежных средств в виде налога на доходы физических лиц в связи с получением работником средств, необходимых для выполнения служебного поручения, - неправомерно.

Экономическая выгода у работника может возникнуть только тогда, когда в качестве исключения из установленных правил ему выплачивается сумма в больших размерах, чем предусмотрено организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте. При этом баланс интересов бюджета, работодателя и работника достигается тем, что при выплате суммы в размере, большем, чем прямо установлено в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ Правительством Российской Федерации, работодатель не может уменьшить на эту сумму свою налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в отличие, например, от расходов на оплату труда.

Равный порядок налогообложения заключается в том, что при получении доходов, отвечающих критериям облагаемых доходов, они подлежат налогообложению у всех налогоплательщиков, за исключением случаев, предусмотренных законом, а при получении выплат, отвечающих критерию доходов, не подлежащих налогообложению, такие выплаты налогообложению не подлежат.

Согласно статье 217 НК РФ для всех налогоплательщиков установлен единый, равный порядок признания суточных в составе доходов, не подлежащих налогообложению.

В соответствии с данным порядком любой налогоплательщик, получающий выплаты, которые по своему характеру являются суточными, то есть компенсационными выплатами, направленными на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства, выплачены в пределах размеров, установленных в соответствии с действующим законодательством, не обязан уплачивать с указанных выплат налог на доходы физических лиц.

При этом действующее законодательство не исходит из того, что законно установленные нормы суточных должны быть по размеру одинаковыми для работников различных организаций. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации, то есть действующее законодательство не обязывает работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением его поручения вне места постоянного жительства работника, в полном объеме.

Исходя из вышеизложенного, можно сказать, что в настоящее время нормирование суточных и норм полевого довольствия в целях налогообложения прибыли, не влияет непосредственным образом на исчисление и уплату НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 НК РФ предусматривает освобождение налогоплательщика от уплаты налога с сумм компенсационных выплат, в пределах норм, установленных законодательством, но эти нормы должны быть установлены именно для НДФЛ.

Не подлежат обложению ЕСН в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ все виды законодательно установленных.

«компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов)».

Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусматривается, что организации, производящие физическим лицам:

«выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде».

А так как для целей налогообложения прибыли налогоплательщик вправе учесть только суточные (полевое довольствие) в пределах норм, то сверхнормативные суммы, налогоплательщик не учитывает при определении налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

Таким образом, нормирование суточных и полевого довольствия в целях налогообложения прибыли напрямую ведет к нормированию ЕСН при исчислении последнего с сумм суточных и полевого довольствия.

Таким образом, суточные и полевое довольствие в пределах норм, установленных главой 25 НК РФ не подлежат обложению ЕСН (подпункт 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ), на них не начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование (пункт 10 Закона №167-ФЗ) и взносы на обязательное страхования от несчастных случаев на производстве (пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 года №765).

Отметим, что данный вывод основан на применении вышеуказанного Решения ВАС Российской Федерации.

Более подробно с вопросами, касающимися нормируемых расходов, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Нормируемые расходы».

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)

19.06.2012

начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71 - если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 - если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71 - если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71 - если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71 - если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) - приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 - выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 - списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) - учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки - заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 - учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 - списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.

Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки - заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.

К авансовому отчету приложены:

Счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);

Два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС - 1800 руб. - выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).

В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 - 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) - отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 - 8000 руб. (9440 руб. - (9440 руб. × 18/118)) - включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 - 1440 руб. (9440 руб. - 8000 руб.) - выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 - 1440 руб. - списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 26 Кредит 71 - 10000 руб. - отнесена на расходы стоимость проезда;

В связи со вступлением в силу главы 25 Налогового кодекса РФ, а также с принятием нового Трудового кодекса изменились порядок направления работников в командировки и порядок учета командировочных расходов в целях налогообложения. О том, как в новых условиях отразить расходы на командировку в бухгалтерском учете, а также о расходах, принимаемых для целей налогообложения, рассказывает кандидат экономических наук, аттестованный аудитор М.В. Семенова.

расходы по проезду;

Направление работников в командировки

Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса Российской Федерации - далее ТК РФ).

Трудовой кодекс (ст. 168 ТК РФ) устанавливает обязанность работодателя возместить работнику следующие расходы, понесенные в связи со служебной командировкой:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ). Трудовое законодательство определяет только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета, то есть, организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.

Понятие служебной командировки относится к сфере трудового законодательства и не распространяется на отношения между сторонами договора подряда, которые регулируются нормами гражданского законодательства (см. главу 37 "Подряд" ГК РФ). Если заказчик-организация предусматривает необходимость выполнения работ подрядчиком - физическим лицом вне места его постоянного жительства (в том числе на территории иностранного государства), порядок компенсации расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен в договоре подряда.

Такие дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора. При этом размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки.

Документальное оформление командировочных расходов

Типовые формы учетных документов для оформления командировочных расходов утверждены постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Для направления работника в служебную командировку должен быть оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором должны быть указаны цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (типовые формы № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку").

Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма № Т-10 "Командировочное удостоверение"). На командировочном удостоверении делаются отметки о дате убытия работника в командировку и его прибытии к месту назначения. Подтверждением убытия работника в зарубежную командировку может служить отметка визового контроля в паспорте.

Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки, работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.

Вернувшись из командировки, работник заполняет авансовый отчет (типовая форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"), к которому прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).

Организация может прибегнуть к услугам туристической фирмы при направлении сотрудника в командировку. Обоснованием такого решения может быть уменьшение расходов при приобретении путевки, по сравнению с приобретением услуг по проезду и проживанию отдельно. Если поездка работника в служебную командировку была организована туристической фирмой, то документами, подтверждающими соответствующие расходы, будут:

договор с туристической фирмой,
расчетные документы,
путевка установленного образца,
документы, подтверждающие оплату.

Оформление указанных документов не исключает необходимость составления приказа о направлении в командировку, служебного задания, командировочного удостоверения, авансового отчета.

Хотя действующее законодательство не содержит требования о составлении сметы командировочных расходов, при расчете суммы аванса, выдаваемого работнику, целесообразно оценить расходы, чтобы обосновать сумму соответствующей выплаты.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными) должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, …) Кредит 71 - на сумму расходов, Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, относящуюся к соответствующему расходу.

Расходы, связанные с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, понесенные работником во время командировки, представляют собой внереализационные расходы (п. 12 положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и должны отражаться следующим образом:

Дебет 91 Кредит 71

Если работодатель не принимает полностью (либо в какой-то части) расходы работника, осуществленные во время служебной командировки, то соответствующие суммы работник должен вернуть:

или в кассу организации;
или на расчетный счет;
или организация удерживает соответствующие суммы из заработной платы работника.

В этом случае в бухгалтерском учете должны быть сделаны записи:

Дебет 71 Кредит 50 (51) - если работник возвращает соответствующие суммы в кассу (на расчетный счет) организации; Дебет 70 Кредит 71 - если работник согласен с удержанием из заработной платы.

Если командировочные расходы понесены на территории иностранного государства и оплачены в иностранной валюте, то курсовые разницы, связанные с расчетами с командированным сотрудником, отражаются в бухгалтерском учете по дебету или кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы".

При этом командировочные расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ, на дату утверждения авансового отчета (согласно приложению к положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2000), утв. приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н).

Командировочные расходы для целей налогообложения

С 1 января 2002 года командировочные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, определенном главой 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Для того, чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть, расходы должны быть:

обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);
документально подтверждены (т.е., оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);
произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командировочные расходы следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253 НК РФ) и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов (пп. 4 п. 2 ст. 253 НК РФ).

Расходы, связанные со служебными командировками, признаются таковыми в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты), при этом датой их осуществления признается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Состав командировочных расходов для целей налогообложения определен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К расходам, связанным с командировками, относятся следующие расходы:

на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;
по найму жилого помещения;
суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ ;
на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Налоговый кодекс не содержит ограничений в части уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду к месту командировки и обратно, касающихся видов транспорта и стоимости проезда (бизнес- или экономический класс). Тем не менее, указанные расходы должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В составе расходов на найм жилого помещения подлежат возмещению не только расходы на проживание, но также на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). К таким дополнительным услугам можно отнести оплату услуг связи, почтовых и прочих услуг, необходимых командированному работнику в производственных целях. Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделены расходы на питание в ресторане, посещение сауны, бассейна и др., такие расходы не должны включаться в состав командировочных расходов для целей налогообложения.

Таким образом, нормирование расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения не предусмотрено, однако не все расходы, связанные с проживанием командированного работника, могут приниматься в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль. Если командировка была организована через туристическую фирму, расходы по проживанию и проезду командированного работника также могут быть отнесены на расходы, принимаемые для целей налогообложения, при условии соответствующего документального оформления.

Нормы расходов организаций на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Указанные нормы распространяются на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года, согласно п. 3 вышеуказанного постановления.

Норма командировочных расходов за каждый день нахождения в командировке на территории РФ составляет 100 руб. Нормы командировочных расходов при заграничных командировках /InfoDescr.aspx?info=8 установлены приложением к постановлению в долларах США и различаются в зависимости от срока пребывания сотрудника в командировке (до 60 дней и более 60 дней).

Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ, налоговая база по налогу на прибыль организаций не может быть уменьшена на суммы, направленные на оплату:

путевок на лечение или отдых;
экскурсий или путешествий;
занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;
посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;
товаров для личного потребления работников,

а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Соответственно, суммы компенсаций работнику указанных личных расходов, понесенных во время служебной командировки, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

При расчете налога на добавленную стоимость могут быть получены вычеты на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в частности:

расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;
расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% суммы указанных расходов без учета налога с продаж. В случае отсутствия документов, подтверждающих осуществление указанных расходов, сумма НДС, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% установленных норм на указанные расходы.

Если расходы, связанные со служебной командировкой, понесены на территории иностранного государства, то НДС расчетным путем выделяться не должен, поскольку сумма соответствующего расхода не содержит налога.

Почти каждая организация сталкивается с необходимостью направить своих сотрудников для выполнения служебных задач в другие местности. При это перед бухгалтеров встает необходимость правильного оформления этой поездки, именуемой командировкой, и правильного учета сопутствующих расходов, называемых командировочными.

Правильность учета командировочных расходов стоит наиболее остро, так как учесть эти расходы при налогообложении можно только в том случае, если они будут грамотны учтены и документально подтверждены.

Продолжительность командировки

Длительность командировки не ограничена никакими законодательными нормами, поэтому в служебной поездке работник может находиться столько, сколько это потребуется для выполнения поставленных задач.

Первый день командировки – это день отъезда из места постоянно работы, а последний день – это день приезда. То есть если у работника билет на поезд в другой город датируется 25 октября в 23.45, а обратный билет датируется 27 октября в 6.15, то продолжительность командировки будет составлять 3 дня. Время отъезда и время приезда смотрится по местному времени (месту нахождения постоянной работы).

Документальное оформление командировки

Оформление начинается с написания служебного задания, для чего может использоваться существующая унифицированная форма Т-10а. Составляет служебное задание, как правило, лицо, направляющее сотрудника в поездку (непосредственный начальник, руководитель).

На основании служебного задания формируется приказ на командировку с использованием унифицированной формы Т-9 или Т-9а, если необходимо отправить более, чем одного работника.

На основании приказа работнику выдается под отчет сумма на командировочные расходы. По возвращению работник в течение трех суток должен отчитаться о потраченных средствах с помощью , в котором приводится перечень произведенных расходов. Неистраченная сумма возвращается в кассу предприятия с оформление приходного кассового ордера по форме КО-1. Если полученных под отчет денег работнику не хватило, то сумма, потраченная сверх полученного аванса, возмещается работнику – выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера по форме КО-2.

К авансовому отчету работник должен приложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Авансовый отчет – это важный документ, который позволяет учесть произведенные расходы при налогообложении, поэтому его оформление является обязательным.

Еще одним документом, который должен сдать работник по приезду из служебной поездки, является командировочное удостоверение, которое содержит подписи ответственных лиц всех организаций, в которых побывал командируемый, а также печати этих организаций. Кроме того, указываются даты отбытия из каждой организации и даты прибытия в них. Первая запись делается при отбытии из места постоянной работы, а последняя – при возвращении.

Командировочное удостоверение – это также важный документ, так как служит для подтверждения расходов на суточные, по записям командировочного удостоверения можно понять, сколько дней длилась командировка.

Командировочные расходы

Расходы, произведенные на командировку, которые могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль перечислены в пп.12 п.1 ст.263 НК РФ.

К основным относятся затраты на:

Проезд;
Проживание;
Суточные.

Расходы на проезд

Организация оплачивает работнику все затраты на транспорт до места назначения и обратно, а также все передвижения по служебным делам в месте назначения.

Причем учитываются расходы на оплату общественного транспорта (автобус, трамвай, троллейбус, поезд, самолет), такси (если это закреплено в локальных актах, приказах организации), арендованный транспорт.

Передвигаясь, работник должен собирать все документы, с помощью которых можно подтвердить факт оказанных услуг и произведенной оплаты (чеки, билеты, проездные документы, договора аренды транспорта и пр.).

Расходы на проживание

Организация оплачивает работнику затраты на проживание в месте назначения. Оплачен может быть номер в гостинице, арендованная квартира или другое жилье.

Не оплачиваются дополнительные услуги, которыми воспользовался работник в гостинице (сауна, бассейн, массаж, ресторан).

В случае предварительного бронирования номер в гостинице, расходы на бронь также могут быть учтены при наличии документов, подтверждающих эти расходы.

Работник при возвращении должен предоставить все полученные документы по месту своего проживания: договора аренды квартиры, акт оказания услуг, чеки, счета-фактуры и пр.

Суточные

За каждый день нахождения в командировки организация выплачивает работнику суточные – фиксированную сумму, которую работник может тратить на любые расходы, не связанные с оплатой проезда или проживания.

Размер суточных для командировки не ограничивается ни в большую, ни в меньшую сторону. Организация устанавливает самостоятельно такой размер суточных, который она считает целесообразным и оправданным.

Законодательные документы по поводу размера суточных говорят только о том, что в пределах 700 руб. не нужно учитывать НДФЛ. С суммы свыше 700 руб. необходимо будет удерживать НДФЛ. Величина 700 руб. используется границей при поездке по территории РФ. Если работник выезжает за границу, то величина суточных, в пределах которой не удерживается НДФЛ составляет 2500 руб. Подробнее о зарубежной командировке читайте .

Бухгалтерский учет командировочных расходов (проводки)

При направлении работника в командировку ему выдается денежная сумма под отчет.

Выдача этой суммы отражается проводкой Д71 К50 (51) , проводка выполняется на основании авансового отчета.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» мы ранее рассматривали, он предназначен для учета выданных под отчет сумм, в том числе и на командировку. Подробнее об этом счете можно посмотреть в .

При возвращении в организацию, если у работника остались деньги они приходуются с помощью проводки Д50 (51) К71 (проводка выполняется на основании приходного кассового ордера), если работник потратил свыше полученной суммы, то излишняя сумма возмещается ему с выполнением записи Д71 К50 (51) (проводка выполняется на основании расходного кассового ордера).

Выданная подотчетному лицу сумма может списываться следующими проводками:

Д20 (23, 25, 26, 29) К71 – если командировка связана с основным видом деятельности производственной организации;
Д44 К71 – если она связана с основным видом деятельности торговой организации;
Д08 К71 – если ее основная цель – это ;
Д10 К71 – если цель командировки – ;
Д91/2 К71 – если командировка носит культурно-развлекательный характер.

Если работник произвел расходы, которые организация не признает, то эти расходы могут быть удержаны из зарплаты работника: проводка Д70 К71 или внесены работником в кассу: проводка Д50 К71.

Если организация оплачивает какие-либо расходы не через работника, а самостоятельно из кассы или с расчетного счета, например, покупает билет на самолет или поезд, то выполняются следующие проводки:

Д50/3 К76 — оприходован купленный билет в кассу;
Д71 К50/3 — билет выдан командируемому работнику;
Д20, 23, 44, 91/2 К71 — списаны расходы на приобретение билета.