Оформление трудовой книжки: образец. Оформление трудовой книжки при приеме на работу

С получения трудовой книжки от работника начинается ее движение внутри организации. Существуют четко регламентированные процедуры оформления новой трудовой книжки и порядка ведения трудовых книжек уже по работавших сотрудников. В нашей статье мы подробно остановимся на всех этапах работы с трудовыми и расскажем о возможных подводных камнях.

Из этой статьи вы узнаете:

Основанием для заведения лицу, поступающему на работу, новой трудовой книжки, в связи с утратой прежней, будет?

А. Устная просьба кандидата;
Б. Письменное заявление кандидата с указанием причины ее отсутствия;
В. Письменное распоряжение работодателя о заведении работнику трудовой.

Особенности оформления трудовой книжки впервые

Трудовое законодательство не обязывает работника подтверждать письменно, что данный документ у него действительно отсутствует. А также писать какие-либо заявления об этом, в случае если он устраивается впервые. Данный документ предусмотрено в ст. 65 ТК РФ лишь в случае отсутствия у трудоустройстве трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине.

При заполнении должны быть внесены:

Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки).

Информация о работнике, указываемые на первой странице () трудовых, заполняются в соответствии с требованиями п. 2.1 Инструкции.

Запись на первой странице (титульном листе) о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании:

студенческого билета,
зачетной книжки,
справки образовательной организации и т. п.

После окончания работником учебного заведения на основании соответствующего документа о его окончании в трудовую работника следует внести изменения. Этого требует п. 2.4 Инструкции. Согласно этому пункту изменение на первой странице (титульном листе) о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся сведений. При этом следует отметить, что внесенная информация об образовании не зачеркиваются.

Очень часто применительно к рассматриваемой ситуации можно встретить данные о том, что до поступления работник стажа не имел. Между тем, законодательство не предусматривает внесение в документ такого рода формулировок.

Где работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее?

А. В приходно-расходной книге по учету бланков ;
Б. В приходно-кассовой книге по учету бланков трудовой книжки;
В. В приходно-расходной смете по учету бланков трудовой книжки.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Бланки трудовой книжки и вкладыш

Также необходимо учитывать, что в соответствии с режимом обеспечения работодателей бланками трудовой и вкладыша, утв. приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н . Изготовление бланков осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением "Гознак". Работодатель может приобретать их у распространителей, отвечающих требованиям Объединения "Гознак".

Доставка работодателям бланков осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции. Либо осуществляется работодателем самостоятельно со склада Объединения "Гознак" или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вести их учет в приходно-расходной книге. В этой книге отражаются только данные по новым бланкам. Бланк книги имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк;

Исправить ошибочную или неточную запись в трудовой книжке может?

А. Как работодатель, сделавший ошибочную или неточную формулировку, так и работодатель по новому месту;
Б. Только работодатель, сделавший ошибочную или неточную формулировку;
В. Только работодатель по новому месту.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Титульный лист трудовой книжки

Трудовая книжка - личный документ работника. А вот оформляют его и вносят важнейшую информацию на первую страницу совершенно посторонние люди. И хорошо, если сотрудник отдела кадров за свою жизнь уже сотню таких документов завел… Впрочем, ошибаются даже опытные и ответственные работники.

Приобретенные работодателем бланки и вкладыши учитываются и хранятся не у сотрудника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии. В этом же подразделении ведется приходно-расходная книга по учету бланков (п. 41 Правил).

Читайте также:

Так как бланки являются документами строгой отчетности, определен в т. ч. и последовательность их выдачи лицу, ответственному за заполнение книжек (п. 42 Правил). Бланки выдаются по заявлению ответственного лица при возникновении необходимости, в нашей ситуации - для заполнения бланка взамен испорченного при трудоустройстве лица, не имеющего трудовой.

Шаг 3. Включение информации об испорченном бланке в отчет

В конце каждого месяца вы обязаны представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков книжки и вкладыша в нее (п. 42 Правил). Бланк такого отчета устанавливается работодателем по своему усмотрению.

Ошибка на титульном листе допущена иным работодателем

Ситуация 2 . Вы обнаружили ошибку на титульном листе.

Как мы уже выяснили, исправить такую невозможно. Предполагается, что подобная ситуация не может возникнуть в принципе, раз испорченный бланк должен быть уничтожен.

Но в жизни работники нередко предъявляют давно оформленные трудовые с ошибкой в титульном листе. Посмотрим, что в этих случаях делают на практике.

По понятным причинам идеального варианта действий, к сожалению, не существует. Общий недостаток любого из предложенных способов - отсутствие правового регулирования, а порой и намеренное нарушение (хоть и в интересах работника) предписаний нормативных актов.

Читайте также:

Вариант 1. Исправить ошибки тем же способом, который предусмотрен для изменения информации.

Для этого одной чертой зачеркивается прежняя и вносятся новые данные. Ссылку на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием серии, номера и даты выдачи дают на внутренней стороне обложки, заверяя личной подписью и печатью (при ее наличии).

Но еще раз отметим: такая последовательность исправления не предусмотрена нормативными актами, и в этом случае кадровики действуют на свой страх и риск.

Вариант 2. Оформить дубликат.

Дубликат оформляется по последнему месту. Если сотрудник согласится обратиться за дубликатом к предыдущему работодателю, то сделать это нужно до того, как вы примете от него бланк. Работнику придется сказать, что он ее, например, потерял. И произвести процедуру выдачи дубликата при утере.

Пример оформления дубликата лицу, утратившему трудовую книжку

Если ошибка в титульном листе была обнаружена уже в процессе труда сотрудника в вашей компании или вы готовы возложить на себя ответственность, то можете оформить дубликат. Иногда ведь трудовые «приходят в негодность»…

Недостатки этого способа очевидны: реальных оснований для выписывания дубликата нет. В действительности она не утеряна, не испорчена. Но, возможно, цель оправдывает средства. Преимущества, впрочем, тоже налицо: сотрудник получает надлежащим образом оформленный дубликат документа - без ошибок в титульном листе.

Вариант 3. Оформить работнику новый бланк.

Иногда стаж, который можно подтвердить книжкой, настолько незначителен, что ее владелец соглашается и на такой вариант - написать заявление, что утеряна. И кадровик оформляет ему новый документ, без ошибок.

Вариант 4 . Ничего не исправлять, но предупредить работника о возможных проблемах при назначении пенсии.

Выбрав этот вариант, вы ничего не исправляете в титульном листе, не предпринимаете других прямо не предусмотренных законом действий, но объясняете работнику, что в будущем у него могут возникнуть проблемы с назначением пенсии.

Самое важное, что, на наш взгляд, вам следует помнить.

При выписывании документа особенно внимательно заполняйте информацию на первой (титульной) странице. Убедитесь, что работник, прежде чем поставить подпись, их внимательно проверил.

Если вы допустили ошибку при заполнении титульного листа, уничтожайте испорченный бланк.

При обнаружении чужих недочетов обратите внимание работника на ошибки, которые могут помешать подтверждению трудового стажа. Вопрос о принадлежности книжки нередко может быть решен только судом.

В какой срок работодатель должен внести в трудовую книжку сотрудника запись о выполняемой работе?

А. В день приема;
Б. Не позднее пяти дней с момента выхода;
В. Не позднее недельного срока со дня выхода.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Запись при приеме на работу

Внося данные о выходе на место, надо учесть: она заполняется впервые или продолжается после поступления владельца на новое место.

При заполнении раздела "Сведения о работе" впервые необходимо обратить внимание на следующие замечания:

если до поступления на должность впервые работник проходил военную службу, а также службу в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе МЧС России, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, то при первичном заполнении раздела книжки "Сведения о работе" сначала вносятся данные о службе, а затем о трудоустройстве (подпункт "а" п. 21 Правил);
не следует вносить часто встречающуюся в практике, но не предусмотренную ни Правилами, ни Инструкцией фразу "Стажа до поступления на работу не имел".

Данные о выходе вносятся с соблюдением следующих пунктов.

Правила заполнения трудовой при приеме на работу

Отдельной строкой в виде заголовка в графе 3 раздела "Сведения о работе"должен быть назван работодатель, с которым работник заключил договор о сотрудничестве.

1. Если работодатель - юридическое лицо, то указывается наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов "Наименование организации"содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"(п. 3.8). Представляется целесообразным руководствоваться этими требованиями при внесении данного реквизита в :

наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;
наименование организации должно быть указано полностью;
при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Если работодатель является физическим лицом - индивидуальным предпринимателем, то указываются его фамилия, имя и отчество.

2. Под заголовком - наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой информации (без добавления 0 для номеров с 1 по 9).

3. В графу 2 вносится дата выхода т. е. дата первого дня, а не дата внесения информации о труде в бланк. Следует заметить, что многих начинающих кадровиков "смущает" несоответствие дат на титульном листе. Там ставится дата ее первичного заполнения (не позднее недельного срока со дня выхода), и в содержательной части, необходимо показать дату начала, чтобы в дальнейшем использовать эту дату, а также дату увольнения для подсчета трудового стажа.

Вполне естественно, что эти даты не совпадают: дата на титульном листе является более поздней по сравнению с датой в содержательной части.

4. В графе 3 делается отметка о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. Если условие о занятости в конкретном структурном подразделении включено в договор.

Внесение записи в трудовую о приеме на работу в обособленные подразделения организаций

Не содержится указаний в законодательстве о последовательности внесения о выходе работников в обособленные подразделения организаций (филиалы, представительства). При наличии в организации обособленных подразделений кадровое делопроизводство может быть как централизованным, так и децентрализованным.

При централизованном виде кадрового делопроизводства все документы, включая , оформляются и хранятся по месту нахождения головной организации. Децентрализованный вид делопроизводства предусматривает оформление документации в обособленных подразделениях. Применение ее возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения на основании доверенности осуществляет права и обязанности работодателя.

Независимо от вида делопроизводства, при внесении в трудовые пунктов о трудоустройстве в обособленное подразделение в графе 3 раздела "Сведения о работе" должно быть указано наименование этого подразделения (либо в самого пункта, либо при указании наименования организации).

Внесенные данные дублируется в личной карточке работника.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на

А. Работника;
Б. Работодателя;
В. Председателя профсоюзной организации.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Заполнение трудовых

Как оформить назначение ответственного за ведение трудовых книжек?

Оформление назначения ответственного за заполнение трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей ответственность за организацию заполнения, хранения, учета и выдаче книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать верное и своевременное ведение книжек. А ответственность за заполнение, сохранность, учет и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Индивидуальные предприниматели сами ведут трудовые книжки работников. В организациях и на предприятиях эти обязанности поручают кому-либо из сотрудников. Кадровикам - при наличии в организации кадровой службы или другим работникам - секретарям, бухгалтерам, менеджерам и т.д., если организация небольшая и не имеет кадровой службы.

В связи с этим действия с в организациях должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и их выдачу.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по заполнению трудовых выполняет один или несколько работников этой службы (в зависимости от объема занятости). При этом учитывается необходимость замены временно отсутствующего работника, отвечающего за трудовые (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

Кадровики нередко меняются. А также временно отсутствуют на рабочем месте по болезни или в отпуске. Представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилии работающих в настоящий момент сотрудников. Рациональнее ограничиться только названиями должностей.

Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту должность специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника. А приказ, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой. После согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате). Т.к. относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Издание данного приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Пример приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Можно ли сделать запись о незаконченном образовании?

А. Да, можно;
Б. Нет, нельзя;
В. Да, можно, только если этого требует инспектор ГИТ.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Запись в трудовой об образовании

5 правил внесения сведений об образовании работника в трудовую книжку

Действительно, нужно ли вносить о незаконченном (или неполном?) высшем образовании на титульный лист , а после окончания им вуза добавлять о полученном высшем образовании? Или с данными об образовании студента, поступающего на должность, стоит повременить?

Давайте вспомним, что о внесении говорят документы, регламентирующие их заполнение. В частности - когда вообще требуется указать информацию об образовании в трудовой работника?

В п. 9 Правил, изготовления бланков книжки и обеспечения ими работодателей содержится норма. Она гласит, что в трудовую записываются данные об образовании, профессии, специальности только при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки.

Аналогичное требование содержит п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек . Причем этим документом предлагаются следующие варианты внесения данных об образовании:

основное общее,
среднее общее,
начальное профессиональное,
среднее профессиональное,
высшее профессиональное,
послевузовское профессиональное образование.

Получается, что Инструкция требует внести в трудовую работника, поступающего в компанию, требующую специальных знаний или специальной подготовки, только о "законченных" этапах образования. Оставляя за скобками те моменты, когда он продолжает обучение на соответствующем уровне.

Работнику, который сразу после школы поступил в институт и пока еще его не окончил, следует внести информацию о том образовании, которое им уже получено, т. е. о среднем общем… Но верно ли это? К ответу на этот вопрос вернемся чуть позже.

А пока для себя отметим, что вносить данные об образовании только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Далее, п. 2.1 Инструкции предоставляет возможность внести в работника информацию о незаконченном образовании соответствующего уровня. Она может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Итак, Инструкция содержит норму об обязательном указании законченного образования. И предоставляет возможность внести студенту данные о незаконченном образовании. Теперь посмотрим, как обстоят дела на практике.

Отметка об образовании до ВУЗа в трудовой

Сначала определимся с тем образованием, которое работник получил до поступления в высшее учебное заведение. Тут возможно несколько вариантов.

Вариант 1. Работник до поступления в высшее учебное заведение получил начальное или среднее профессиональное образование. В этом случае при поступлении в компанию, требующую специальных знаний, следует внести данные о полученном работником образовании. Т. к. при таком варианте развития событий можно говорить о том, что работник обладает теми знаниями, которые пригодятся в его будущей занятости.

После того как работник окончит высшее учебное заведение, информация об образовании будет дополнена на основании полученного диплома.

Для дополнения раздела об образовании предусмотрены специальный порядок. Изменение (дополнение) на первой странице трудовой информации о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся данных (если они уже имеются). Или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных.

Вариант 2. Работник начинает трудиться по своей будущей специальности, и из законченных этапов образования у него за плечами только школа. Если буквально следовать тексту Инструкции, как мы уже говорили, то именно об этом образовании (на основании аттестата) и следует записать на титульном листе…

Но давайте рассуждать шире. Те самые "специальные знания или специальная подготовка", которые требуются от вашего молодого специалиста в его будущем, вряд ли были получены им в среднем общеобразовательном учреждении. Поэтому, на наш взгляд, при этом варианте не стоит вносить данные об уже полученном работником образовании.

Образование в трудовой книжке бакалавра (образец)

Как отметить "Незаконченное высшее" в трудовой книжке

Теперь остановимся на незаконченном высшем образовании и тех ситуациях, когда информация о нем может быть внесена.

Читайте также:

Вряд ли инициатива внесения будет исходить от работодателя. Скорее всего, именно студент, поступающий в компанию по своей будущей специальности, может потребовать, чтобы в его трудовую была внесена информация о незаконченном высшем образовании. Она вносится на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета.

В будущем, когда работник окончит высшее учебное заведение, строка об образовании необходимо будет дополнить, руководствуясь изложенными выше нормами.

Но мы не советуем идти на поводу у работника в этой ситуации. Стоит ли вносить информацию о незаконченном высшем образовании, если работник продолжает учиться (и тому есть соответствующие подтверждения), а окончание вуза "не за горами"? Уверены, что со строкой об образовании в этой ситуации можно повременить, и вот почему.

Причина 1. Инструкция не содержит обязанности работодателя вносить информацию о незаконченном высшем образовании, а только лишь предоставляет возможность внести такую строку на основании соответствующих документов.

Причина 2. Работник может получить не одно образование, а вот соответствующая строка на титульном листе всего одна… И после внесения незаконченного высшего образовании в этой строке элементарно не хватит места, чтобы ее дополнить.

Причина 3. Наконец, законом не предусмотрена ответственность работодателя в том случае, если строка об образовании будет заполнена не при ее первичном заполнении.

Личный документ работника. Нередко на практике бывают такие ситуации, когда работник начинает настаивать на внесении каких-либо данных без которых действительно можно обойтись. Для того чтобы убедить работника подождать, может быть, будет достаточно показать ему, что собой представляет титульный лист и сколько места предусмотрено для написания информации об образовании.

Информация об образовании работника указываются только при поступлении на должность, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Информация об образовании работника записываются только на основании надлежаще заверенных документов.
Записываются данные о завершенном образовании.
Могут быть внесены данные о незаконченном образовании соответствующего уровня.
При получении работником нового образования изменение (дополнение) осуществляется путем дополнения имеющихся пунктов или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных.

Пропущенная запись в трудовую книжку:

А. Не вносится;
Б. Вносится только по желанию работника;
В. Вносится сразу же после обнаружения ошибки.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Как исправить запись в трудовой книжке

Как исправить ошибку в наименовании организации?

Путь исправления наименования организации не закреплен в нормативных актах.

Читайте также:

После последнего пункта в разделе «Сведения о работе» проставляются последующий порядковый номер, дата внесения, в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем производится корректная.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» до внесения данных о выходе на работу и награждении указываются наименование организации (п. 3.1, 4 Инструкции). Нумерация не предусмотрена. Поэтому соблюсти общую последовательность внесения исправления в невозможно.

В то же время п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции предусмотрено внесение изменений и исправлений в бланк в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» ошибочных или неточных пунктов. Данная процедура производится путем признания их недействительными и внесения верных.

Ошибку в наименовании организации в трудовой можно исправить так:

В строке ниже неправильной наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» внести - «Запись о наименовании организации недействительна».
На следующей строке (ниже) в той же графе 3 указываются в виде заголовков полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации.
После внесения исправлений в наименование организации делается пометка о выходе на работу в соответствии с разделом 3 Инструкции.

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 1)

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 2)

Возможна ли отмена в трудовой книжке предшествующих записей для внесения пропущенной

Любой кадровик в своей практике может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо внести изменения в при ошибке. Например, пропущенную. Например, пропущенной может быть запись о переводе работника на другую работу, о его квалификации или о награждении, произведенном работодателем.

Все пункты о выполняемых задачах, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, записываются на основании соответствующего приказа. Произвести такие записи необходимо не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Читайте также:

Увольнение по собственному желанию 2017: запись в трудовой

К тому же лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) работодателя, за нарушение установленного порядка несет ответственность, в соответствии с законодательством РФ. Поэтому ответственному сотруднику необходимо внести пропущенную сразу после обнаружения данной ошибки.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Многие кадровики считают, для того чтобы внести пропущенную, необходимо сначала отменить предыдущие. А затем уже внести пропущенную и все пункты, которые должны следовать за ней. Объясняют это тем что необходимо соблюдать последовательность дат. Это неверно, так как для отмены, внесенных без ошибок или неточностей, нет никаких оснований.

Кроме того, признать недействительной можно только неправильную или неточную запись.

Внесение пропущенного пункта осуществляется следующим образом:

в графе 1 необходимо поставить порядковый номер вносимой записи,
в графе 2 указать дату внесения пропущенной,
в графу 3 внести пропущенную (без каких-либо дополнений), указав дату "пропущенного" события,
в графе 4 - дату и номер приказа.

Образец внесения пропущенной записи в трудовую книжку (о переводе работника на другую постоянную работу)

Заверять пропущенную запись подписью и печатью организации не нужно. При увольнении работника проставляется печать организации, подписи кадрового работника и самого работника будут являться заверением всех данных, которые были внесены за время работы в данной организации.

Срок хранение трудовой книжки, неполученной работником при увольнении:

А. До востребования;
Б. 5 лет;
В. 25 лет.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Обеспечение сохранности трудовых сотрудников

Правила, а также учет бланков, изготовления бланков трудовой и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Правила устанавливают систему учета, ведения и хранения, в том числе и срок, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.

Ответственность за организацию заполнения, хранения, учета и выдачи трудовых и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за заполнение, сохранность, учет и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

За нарушение Правил должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В целях обеспечения социального страхования работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку:

А. В день письменного обращения;
Б. Не позднее трех рабочих дней с момента письменного обращения;
В. Не позднее пяти рабочих дней с момента письменного обращения.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Выдача трудовой книжки

Долгие годы работники Пенсионного фонда РФ требовали оригинал трудовой для назначения пенсии. А сотрудники отдела кадров компании не имели правовых оснований для выдачи этого документа и не могли избавить компанию от ответственности за его ненадлежащее сохранение.

Чего только кадровики не придумывали, пытаясь найти выход из этой ситуации! Выдавали по запросу на свой страх и риск под расписки будущих пенсионеров, ездили с трудовыми в отделения Пенсионного фонда лично, только чтобы не выпускать их из рук.

А уж сколько книжек не вернулось из этого путешествия за назначением пенсии — то ли по вине нерадивых владельцев, то ли из-за ошибок работников фонда — и не сосчитать… И вот наконец законодательное решение этой проблем найдено. Теперь работодатель не только может, но и обязан выдать работнику трудовую для назначения пенсии. Каков порядок выдачи книжки? В нормативных правовых актах эти вопросы не решены, подскажем вариант.

Без преувеличения долгожданные изменения были внесены в статью 62 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 21.07.2014 № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов „О страховых пенсиях“ и „О накопительной пенсии“».

С 1 января 2015 г. по письменному запросу сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему:

копии документов, связанных с занятостью;
в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Как выдать трудовую книжку для обязательного социального страхования

Нас интересует второй пункт — обязанность выдать книжку в целях обязательного социального страхования, что ранее было запрещено. Поступая на работу, сотрудник сдавал книжку работодателю и мог получить ее обратно только при увольнении. Другого нормативные правовые акты не предполагали.

В связи с нововведениями обязанности появились и у работника. Так, статья 62 ТК РФ дополнена частью 4. В соответствии с которой сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня вручения трудовой в органе вернуть ее работодателю.

Обратите внимание

С 1 января 2015 г. для подтверждения страхового стажа работник должен предъявлять подлинник документа, подтверждающего периоды труда по трудовому договору (п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховой пенсии, утв. пост. Правительства РФ от 02.10.2014№ 1015)

И хотя ТК РФ не перечисляет виды обязательного социального страхования, в целях которых выдается этот документ, понятно, что речь идет прежде всего об обязательном пенсионном страховании. Можно предположить, что соответствующие изменения будут внесены также в административные регламенты по назначению выплат в связи с обязательным социальным страхованием.

И во всех случаях, когда для оформления потребуется оригинал, сотрудник должен будет написать соответствующую бумагу. А работодатель не позднее трех рабочих дней (а лучше, конечно, как можно раньше) — выдать ему трудовую.

Пример оформления заявления о выдаче трудовой книжки

Основная проблема, которую должны решить сейчас специалисты, ответственные за сбережение и заполнение книжек, — это как корректно оформить ее выдачу сотруднику, а затем возврат в организацию. По-прежнему предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой — при его увольнении (прекращении трудового договора).

Как выдать для оформления пенсии

Нужно ли составлять акт выдачи?

Но для этих документов предусмотрена обязательная регистрация, причем вид регистрационной книги предусмотрен нормативными актами. Так, до 1 января 2015 г. данный документ выдавался лицом, ответственным за их учет и выдачу. Только при увольнении и только под подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета), бланк которой утвержден пост. Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Однако он не предусматривает выдачи с возвратом в отдел кадров.

Конечно, можно и сейчас при выдаче книжки в графе 12 Книги учета произвести, например, отметку о цели выдачи документа. А после его возвращения заново зарегистрировать прием. Но мы думаем, что это не совсем верный вариант в рассматриваемой ситуации.

Книга учета предназначена для регистрации приема и выдачи бланков в момент приема на работу и увольнения. Полагаем, что для этих целей она и должна использоваться впредь. Тогда в одной строке, оформленной при получении от работника трудовой, будет содержаться вся необходимая информация, включая дату выдачи при увольнении и личную подпись владельца.

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

Пример оформления книги учета движения трудовых и вкладышей в них

Такой учетный бланк, кстати, позволит отслеживать, где находится та или иная и когда приблизительно стоит ожидать ее возвращения. Кстати, если за время занятости в компании сотруднику был оформлен вкладыш, выдачи книжки с вкладышем также специально отражаются в обеих Книгах, что мы и показали в приложениях 2 и 3.

Запись о переводе в трудовой книжке работника признана недействительной, в связи с чем он попросил оформить дубликат документа. Кто в этом случае несет расходы на приобретение бланка?

А. Работник;
Б. Работодатель;
В. Руководитель кадровой службы.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Дубликат трудовой книжки

Предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

выдача дубликата при утере;
внесение пунктов, признанных в установленном порядке недействительными;
трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, изорвана, испачкана);
утеря документа работодателем, в том числе, массовая утрата трудовых работодателем.

Первая страница дубликата (титульный лист) оформляется по общим нормам, предусмотренным для заполнения документа, при этом в правом верхнем углу делается надпись "Дубликат".

Все пункты, внесенные в дубликат, заверяются подписью, печатью работодателя и подписью работника. На титульной странице трудовой делается надпись "Взамен выдан дубликат", после чего возвращается ее владельцу.

Выдача дубликата старой трудовой

Выписка дубликата в каждом конкретном случае имеет ряд особенностей. В случае потери трудовой работником он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту. Не позднее 15 дней со дня подачи такого документа работодатель должен выдать работнику ее дубликат.

Образец заполнения дубликата при утере включает:

Информация об общем стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
Информация о работе и награждении (поощрении), которые вносились в по последнему месту.

Как следует из п. 7.1 Инструкции по заполнению дубликат заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 Инструкции.

Общий стаж записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов и должностей работника.

Если документы, на основании которых они вносились, не содержат полных данных о занятости в прошлом, то в при заполнении дубликата трудовой при утере записываются только имеющиеся в них данные.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам:

в графе 2 указывается дата трудоустройства;
в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), а также структурное подразделение и должность, специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную место в той же организации, то об этом также делается соответствующая пометка.

в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 отражается причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения. Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде. При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

ТК оформили неверно;
ТК потеряли;
Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

Подтверждённый рабочий стаж;
Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность (5.27 КоАП).

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п. 45 правил Правительства РФ от 2003 года №225. На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е. документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника. Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
Книга учета движения ТК– 75 лет;
Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

ФИО по паспорту (не сокращаем)
Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

Порядковый номер записи
Дата приема сотрудника
«Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК). Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами. Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой. С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна». Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время. Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально. Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях. За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене. С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут. Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Работодатель ведет трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа является для него основно йст. 66 ТК РФ . Поэтому, чтобы не делать лишней работы, подождите, пока сотрудник отработает 5 дней, и только после этого смело вносите записи в его трудовую книжку. Если же сделать запись раньше, то вот что может произойти.

СИТУАЦИЯ 1. Работник не вышел на работу в день начала работы

Как правило, такой день оговаривается работником и работодателем при заключении трудового договора и указывается в нем. Если же стороны не указали день начала работы в договоре, то работник должен приступить к ней на следующий рабочий день после подписания договор аст. 61 ТК РФ . Именно эта дата и указывается как дата приема на работу в графе «Дата» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки и в приказе о приеме на работу.

Если работник в этот день не выйдет на работу, даже по уважительной причине (например, из-за болезни), работодатель может аннулировать с ним трудовой договор без выяснения причи нст. 61 ТК РФ . Тогда придется признавать сделанную запись недействительно й ; .

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ При аннулировании трудового договора необходимо издать соответствующий приказ. Если трудовой договор аннулирован до внесения записей в трудовую книжку, никакие записи в ней не производятся. Если запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку до принятия решения об аннулировании трудового договора, то она должна быть признана недействительной в установленном порядке со ссылкой на приказ об аннулировани ип. 30 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ; п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 . Поэтому запись о приеме на работу целесообразно вносить в трудовую книжку после того, как работник приступил к работ е” .

(1) Запись о приеме на работу, внесенную до аннулирования трудового договора, не зачеркиваете.

(2) Указываете дату и номер приказа об аннулировании трудового договора.

Но если компания заинтересована именно в этом сотруднике, она может и подождать, пока работник сможет выйти на работу.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Аннулирование трудового договора является правом работодател яст. 61 ТК РФ . Если работодатель таким правом не воспользовался, датой приема на работу считается дата начала работы, указанная в трудовом договор е” .

Роструд

СИТУАЦИЯ 2. Работник решил уволиться до истечения 5 дней со дня приема на работу

Работник в день выхода на работу может решить, что работа ему не подходит, и подать заявление об увольнении. Тогда, если в трудовую книжку работника была внесена запись о приеме на работу, придется делать в ней запись об увольнении. Учтите, что в этом случае ничего аннулировать нельзя, даже если он отработает менее 5 дней.

Если сотрудник вышел на работу, в этот день нужно издать приказ о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и ознакомить с ним работника под роспись в 3-днев -ный сро кст. 68 ТК РФ .

Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.

В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.

Структура и содержание трудовой книжки

Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:

Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.

Оформление и выдача документа

В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.

Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Порядок учета трудовых книжек

Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши - это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.

Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.

Зачем оформлять трудовую книжку

Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:

Прием на конкретную должность.
Перевод в другой отдел.
Повышение или понижение.
Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
Награды и поощрения.
Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
Увольнение.

Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.

Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.

Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.

Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:

Удостоверение личности (паспорт).
Свидетельство об образовании или диплом.
Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
Военный билет (для военнообязанных граждан).
Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).

Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.

Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.

В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.

Копии трудовых книжек

Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.

Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.

Основания для записей

Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.

Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.

Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.

Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:

Принят на работу.
Переведен на другую должность.
Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
Награжден, поощрен.
Уволен.

То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.

Грамматические нюансы

Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.

То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.

Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки).

Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:

Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.

Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.

Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:

Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
Указывают дату, когда выполняется исправление.
Пишут фразу «запись № считать недействительной».
Вносят правильную информацию.
Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Оформление трудовой книжки директора - обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.

Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.

Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.

В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.

Если работодатель - индивидуальный предприниматель

С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.

Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.

Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.