Какой документ относится к системе распорядительной документации. Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности. В трудовую книжку вносятся

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регули­ровать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организацион­но-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются орга­низационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации все­ми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; реше­ние; приказ; распоряжение; указание.

Распорядительные документы содержат юридически властные пред­писания субъектов исполнительной власти, адресатами которых явля­ются конкретные организации, структурные подразделения, должност­ные лица или работники. Эти предписания являются юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных администра­тивно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане рас­порядительные документы относятся к правовым актам.

Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установлен­ной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен-

ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К первой группе относятся документы, создаваемые в усло­виях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся поста­новления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важ­ные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действу­ют федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Российской Федерации и органов местного само­управления, государственные комиссии и комитеты, коллегии мини­стерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по до­статочно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетен­ции другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Ми­нистров РФ издает постановление, то Председатель Кабинета Мини­стров РФ - распоряжение.

Ко второй г р у п п е относятся документы, создаваемые в усло­виях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) долж­ностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдель­ных случаях руководителями других уровней - заместителями руково­дителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, рас­поряжение, указание.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому воп­росу управления принадлежит руководителю организации, что увели­чивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федераль­ные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость издания совместного распорядительного документа двух или нескольких организаций. Если эти организации имеют право издавать одинаковый вид распорядительного документа, то совместный доку­мент издается в форме этого вида. Если организации издают различ­ные виды распорядительных документов, то совместный распоряди­тельный документ издается в виде совместного решения.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Россий­ской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами фе­деральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, горо­дов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автоном­ных областей и округов, а также их территориальных образований;

в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных норма­тивных актов. Их можно разделить на три группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

2) акты межведомственного характера;

3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Пра­вилами подготовки нормативных правовых актов федеральных орга­нов исполнительной власти и государственной власти, утвержденны­ми постановлением Правительства Российской Федерации от 13 ав­густа 1997 г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длитель­ного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полнос­тью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распо­рядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (поста­новление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядитель­ных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Ос­нованием для издания распорядительного документа может быть необ­ходимость:

организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

осуществления собственной деятельности в соответствии с наделен­ными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного докумен­та начинается словами «Во исполнение...» и далее приводится наиме-

Во исполнение постановления Правительства Российской Фе­дерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготов­ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции».

Во втором случае в вводной части, как уже было отмечено, излага­ются цели и мотивы (основания) для издания распорядительного доку­мента по инициативе организации, например:

В целях обеспечения качественного набора студентов на новый учебный год...

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Вводная часть оканчивается определенным глаголом (в зависимос­ти от вида распорядительного документа), который печатается от нуле­вого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие и через двойной интервал 1 с красной строки оформляется распорядительная часть.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единонача­лия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяет­ся от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиаль­ности, используется форма изложения текста от третьего лица един­ственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной гла­голами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕ­ШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруе­мые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного докумен­та должен содержать следующую информацию: предписываемое дей­ствие, сроки исполнения, исполнители, например:

2. Обеспечить перевозку документов и материальных ценностей в здание Реабилитационного центра с 11.05.2005 по 15.05.2005 (отв. Лепанова А. В.)

Если текст печатается через 1 , 5 интервала, то двойной интервал - 3,0.

3. Зам. директора по учебно-методической работе Чадаевой А. П. организовать учебный процесс в форме самостоятельной работы сту­дентов в период переезда техникума с 11.05.2000 по 15.05.2005.

В заключении распорядительной части указывается, какие распоря­дительные документы, изданные ранее, отменяются, например:

7. Признать утратившим силу постановление коллегии Министер­ства социального обеспечения РСФСР от 26 июня 1980 г. «О состо­янии справочно-кодификационной работы в органах социального обеспечения РСФСР».

В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осу­ществляет контроль за исполнением распорядительного документа, например:

9. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора по учебной работе Чернову А. П.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности - как прави­ло, две подписи - председателя коллегиального органа и ответственно­го секретаря (или руководителя службы ДОУ).

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительны­ми и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российс­кой Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль­ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабиль­ных норм и правил.

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) так­же принимают постановления.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а юридическими основаниями для их издания могут быть законы Россий­ской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные пра­вовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового ре­гулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Од­нако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постанов-

ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от рас­порядительной, например:

Правительство Москвы ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каж­дом из которых содержится определенное поручение, назван исполни­тель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие до­кументы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).

Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, напри­мер:

1. Утвердить Положение о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образо­вательных учреждений (Приложение 1).

Если утверждается один документ, то в тексте это указывается сле­дующим образом:

Утвердить прилагаемое Положение о...

На самом документе, который утвержден постановлением, на пер­вом листе в правом верхнем углу делается отметка, например: на первом экземпляре документа:

Приложение 1

к Постановлению Правительства

Российской Федерации

на экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводи­мых до широкого круга исполнителей, на первом листе каждого эк­земпляра:

УТВЕРЖДЕНО

Постановления оформляются на общем бланке с указанием вида документа - «постановление». Дата постановления - это дата заседа­ния коллегиального органа.

Постановления коллегии министерства, руководящего органа обще­ственной организации имеют, как правило, две подписи - руководите­ля коллегиального органа и ответственного секретаря.

Постановления Правительства Российской Федерации и федераль­ных органов исполнительной власти вступают в силу после их регист­рации и официального опубликования.

Образец оформления постановления приведен в прил. 19.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща­тельными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Реше­ния издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, мето­дические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные доку­менты, принимаемые двумя и более органами, имеющими право изда­вать различные по форме распорядительные документы, т. е. действую­щие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдени­ем всех требований к оформлению распорядительных документов, из­ложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяю­щим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕ­ШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в прил. 20.

Совместные решения (приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указыва­ется полное наименование всех организаций, издающих данный доку­мент. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИ­ЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Образец оформления совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга орга­низаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводи­мый до сведения подведомственных организаций, учреждений, пред­приятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух ви­дов:

по основной деятельности;

по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорга­низации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

организационно-правовое положение сотрудников;

порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

В вводной части приказа по основной деятельности могут быть:

В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населе­ния Москвы от 20.04.2005 № 78 «Об организации дежурства в период праздничных дней» ПРИКАЗЫВАЮ:...

В связи с тем, что приказ Министерства образования Российской Федерации от 31.05.2000 № 1620 «Об утверждении Типового поло­жения о филиалах государственных и муниципальных образователь­ных учреждений среднего профессионального образования» не про­шел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Россий­ской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:...

цели и задачи предписываемых действий, факты или события, по­служившие основой для издания приказа, например:

Для взаимной увязки и устранения множественности норматив­ных актов по организации справочно-кодификационной работы по за­конодательству по социальной защите населения в органах социаль­ной защиты ПРИКАЗЫВАЮ:...

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписывае­мые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Если руководитель находится в отпуске или в длительной команди­ровке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия, при этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая долж­ность, например:

И.о. директора техникума -

заместитель директора

по учебной работе личная подпись А. П. Чадаева

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, пре­доставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разря­дов, вынесение и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д. Оформление приказов по личному составу имеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что:

их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

Требования к оформлению документов, в том числе и приказов по личному составу, входящих в УСОРД, изложены в ГОСТ Р 6-2003 «Уни­фицированные системы документации. Унифицированная система орга­низационно-распорядительной документации. Требования к оформле­нию документов». В рамках данной системы возможно составление приказа по личному составу как по одному основанию (например, о приеме на работу одного или нескольких работников, так и по несколь­ким основаниям, когда в одном приказе имеются пункты о приеме на работу, переводе, увольнении и т. д. - так называемый сводный приказ по личному составу).

Если приказ по личному составу оформляется по УСОРД, то он офор­мляется на общем бланке организации (с угловым или продольным ва­риантом расположения реквизитов заголовочной части бланка) с указа­нием полного наименования организации, а также сокращенного наи-

менования, если оно имеется у организации, вида документа (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера, места составления.

Номер и дата приказа проставляются при регистрации после его подписания.

Система индексации приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существу­ющего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.

Заголовок приказа, как правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного взыскания» - или же, если приказ свод­ный, - «По личному составу».

В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обо­значающего конкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в слу­чае сводного приказа, с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. - и пункты нумеруются. Данные слова в прика­зах пишутся прописными буквами и без кавычек.

Собственно текст, касающийся конкретного работника, начинается с указания его фамилии, имени, отчества (фамилия, как правило, также пишется прописными буквами), должности, далее - наименование структурного подразделения, в которое он принимается (переводится и т.д.) на работу (наименование организации в тексте не указывается, так как оно есть в заголовочной части бланка), дата начала указанного действия (при необходимости - его продолжительность), условия при­ема, характер работы, оплату труда. При необходимости в тексте при­каза (или в конце текста) приводятся ссылки на соответствующие ста­тьи Трудового кодекса РФ.

После текста каждого пункта приказа с новой строки без абзаца долж­но быть напечатано слово «Основание:» (без кавычек, с прописной бук­вы) и перечислены все документы, послужившие основаниями для из­дания данного приказа. Недопустимо вместо документов давать ссыл­ки на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ. При указании конкретного документа в «Основании» всегда должны быть перечисле­ны:

дата и регистрационный номер;

заголовок документа (при необходимости).

В тех случаях, когда в качестве оснований указано несколько доку­ментов, «Основание» оформляется так же, как реквизит «Отметка о приложении», т. е. все документы нумеруются.

Визы согласования на приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на оборотной стороне последнего листа под-

линника документа. Состав визирующих лиц в каждой организации определяется исходя из конкретных условий и наличия в штатном рас­писании тех или иных должностей. Так, при приеме на работу приказы могут визировать: руководитель структурного подразделения, куда ра­ботник принимается на работу, руководитель кадровой службы, глав­ный бухгалтер (в случае, если на работу принимается материально-от­ветственное лицо или работник, которому устанавливаются надбавки к заработной плате) и др.

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лице­вой стороне приказа - проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную под­пись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому ко­дексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудо­вого договора.

Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, ко­торый и будет являться его подлинником. Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником кадровой служ­бы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Ко­пию приказа по личному составу допускается заверять печатью кад­ровой службы.

Приказы по личному составу могут оформляться также по требова­ниям УСПУД. Документы, входящие в данную систему включены и в ОКУД (класс 0300000).

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике 1 от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифициро­ванных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были введены формы первичной учетной документации, в том числе приказов по личному составу:

форма № Т-1 «Приказ о приеме работника на работу»;

форма № Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу»;

форма № Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу»;

форма № Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу»;

форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику»;

форма № Т-ба «Приказ о предоставлении отпуска работникам»;

форма № Т-8 «Приказ о прекращении действия трудового договора с работником»;

форма № Т-8а «Приказ о прекращении действия трудового договора с работниками»;

форма № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку»;

форма № Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку»;

форма № Т-11 «Приказ о поощрении работника»;

форма № Т-11а «Приказ о поощрении работников».

Указанные унифицированные формы приказов распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Это означает, что если есть определенная форма приказа в УСПУД, то она обязательна к применению. И только в том случае, если нужная форма приказа по личному составу еще не утверждена, можно ее оформлять по требова­ниям УСОРД.

В соответствии с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении поряд­ка применения унифицированных форм первичной учетной докумен­тации», в эти формы (кроме форм по учету кассовых операций) орга­низация при необходимости может вносить дополнительные рекви­зиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменений (включая код, номер формы, наименование докумен­та). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации (при­казами, распоряжениями).

Форматы бланков, указанных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицирован­ных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается вносить измене­ния в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов.

Унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию. Например, форма Т-1 представляет собой уни­фицированную форму приказа о приеме на работу одного работника. Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию, например, форма Т-1 а «Приказ о приеме работников на работу». В рамках данной системы нельзя составить сводный приказ по личному составу, вклю­чающий в себя несколько оснований (прием, перевод, увольнение), нельзя составить приказ о вынесении дисциплинарного взыскания - нет такой унифицированной формы.

Заголовочная часть каждого приказа содержит название организа­ции и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, регистрационный номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность.

Содержательная часть текста приказа содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника (работников); на­именование структурного подразделения; наименование профессии (должности); разряда; класса (категории) квалификации; условия при­ема на работу (перевода и др.); характер работы; условия оплаты труда; информацию об испытательном сроке (в приказах о приеме). После текста приказа приводится стандартное основание, в котором указаны необходимые данные конкретного документа (документов), приведен­ного в качестве основания. Так, в приказе о приеме на работу основа­нием является трудовой договор, в приказах о переводе - изменение к трудовому договору и т.д.

В конце приказа в трафаретной форме приведены подпись руково­дителя, а после подписи - отметка об ознакомлении работника (работ­ников) с приказом.

Таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, ис­пользуемые при оформлении приказа в УСОРД, но в данной системе вся информация приведена в табличной или трафаретной форме и с подстрочными примечаниями, что значительно облегчает процесс со­ставления документов и снижает вероятность появления ошибок при оформлении.

Визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа, а порядок регистрации приказов по УСПУД ана­логичен регистрации приказов по УСОРД.

Образец оформления приказа по личному составу по УСОРД приве­ден в прил. 23, по УСПУД - в прил. 24.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем коллегиального органа государственного управления в целях раз­решения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограничен­ный срок действия и касается узкого круга организаций и должност­ных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председа­тель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управ­ления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуж­дения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководи­тели предприятий, их заместители или главные специалисты, или руко­водители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформ­лению распорядительных документов. Особенностью оформления дан­ного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и ре-

шениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

Начальникам структурных подразделений завода

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и рас­порядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Образец оформления распоряжения приведен в прил. 25.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес­кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией ис­пользования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вме­сто применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, име­ют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся измене­ния и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распоря­дительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

2. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?

3. Когда распорядительные документы вступают в силу?

4. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?

5. Что является основанием для издания распорядительного документа?

6. Как строится текст распорядительного документа?

7. Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?

8. Какие органы принимают постановление?

9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго­ловочной части бланка (реквизит 11)?

10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?

11. Какие бывают виды приказов?

12. Чем отличается оформление приказа по личному составу?

13. Кто имеет право подписи на приказах?

14. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку­ментов - указаниях и распоряжениях?

15. По каким вопросам издаются распоряжение и указание?

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида доку­мента, предназначенного для документирования распорядитель­ной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъек­тов Федерации, а также органы представительной и исполни­тельной власти городов и районов - постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий - приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Прави­тельства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руко­водителей в пределах их полномочий и компетенции для осу­ществления исполнительной и распорядительной деятельно­сти в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Подготовка распорядительных документов может быть по­ручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки слож­ных и ответственных распорядительных документов практику­ется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широ­кого круга специалистов из числа практиков и ученых. Ос­новное требование к исполнителям - компетентность, высо­кий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

Изучение управленческого вопроса;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование документа;

Подписание документа.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспече­ния правовой основы подготавливаемого документа - с изуче­ния действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходи­мые документальные материалы. В это время определяется не­обходимость отмены ранее действующих распорядительных до­кументов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распоряди­тельных действий, которые должны быть конкретны, не допус­кать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает воз­можные сроки исполнения и контролирующие инстанции (долж­ностные лица). Заканчивается подготовка проекта распоряди­тельного документа его перепечаткой и оформлением, соответст­вующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по дело­производству) обычно закреплена процедура согласования - по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (струк­турное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные за­мечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постанов­ления и решения проходят согласование на заседании колле­гиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и допол­нения. Если проект требует серьезной доработки, он выно­сится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращает­ся на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, на­звания структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо*.

* Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), - с. 114-117.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действую­щим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Прика­зы издаются и по административным вопросам, требующим пра­вового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от­дельном пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы­вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяют­ся соответствующие пункты.

Пример оформления приказа см. на с. 90.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регист­рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре­гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению рек­визитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа введено в действие с 1970-х го­дов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. на с. 91.

Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руково­дителя, главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения см. на с. 92.

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Классификация документов

Документы предприятий и организаций классифицируются по следующим признакам:

По способу фиксации информации: графические, письменные, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на машинных носителях;

По назначению: приказы, положения, протоколы, акты, уставы, письма и т.д.;

По видам: типовые (т.е. обязательные к применению в определенной области), примерные, трафаретные, индивидуальные;

По степени сложности: простые (посвященные одному вопросу), сложные;

По месту составления: внешние по отношению к организации (входящие и исходящие), внутренние;

По срокам исполнения: срочные, несрочные;

По сфере действия: служебные (деловые), официально-личные;

По степени гласности: без ограничения доступа, с ограничением доступа разного уровня (секретные, для служебного пользования, конфиденциальные);

По юридической силе: подлинники, копии.

Стандарты, которыми необходимо руководствоваться при использовании электронного документооборота.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" (заменил ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.

ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них.

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» используется и при создании формуляра-образца электронного документа.

ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.

Организационно-распорядительная документация

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65 принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД), правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации.

Термин «организационно-распорядительная документация», как и всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой аппарат управления. ГОСТ Р 51141-98 определяет организационно- распорядительный документ как «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Следовательно, к ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий и др.).

Для внутренних документов обязательными являются следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, текст документа, подпись. В официально-личных документах обязательным также является указание адресата. Для внешних документов (входящих и исходящих) обязательными являются реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа (кроме писем), дата документа, регистрационный номер документа, адресат, текст документа, подпись, оттиск печати.

Организационные документы

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).

Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных – соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях. В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация.

В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас- порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, сведения о должностных окладах, надбавках, и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует: главный бухгалтер, юрист; подписывает: начальник отдела кадров или заместитель руководителя; утверждает: руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Распорядительные документы

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно- методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»).

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Информационно-справочные документы

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Излагается текст телеграммы предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.

Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозна- чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Документы с трафаретным текстом Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов (шаблонов) основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

Машинописному тексту соответствует шрифт Times New Roman 14 размера, эти шрифтом набирается постоянная информация шаблона для удобства ввода переменной информации на пишущей машинке. Любой документ можно сделать трафаретным, но необходимо решить вопрос о целесообразности этого.

Создают шаблоны анкет, справок, приказов и др., т.е. тех документов, которые оформляются регулярно. Шаблоны могут включать текст в виде таблиц. В таблице постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Основные виды документов по личному составу

Резюме – документ при приеме на работу. Содержит сведения об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст резюме может состоять из разделов: цель – место, на которое претендует составитель; образование; трудовая деятельность; специальные знания; семейное положение.

Трудовой контракт (договор) – документ, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

Оплату труда;

Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Приказы по личному составу оформляются при приеме, увольнении и переводе сотрудников предприятия. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить (прописными буквами). Затем с новой строки указывается: фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. При приеме на работу и переводе на другую должность заявление является первоочередным документом, при увольнении заявление оформляется тогда, когда желание уволиться исходит от работника. В заявлении указывается: должность; структурное подразделение, куда работник устраивается; условия приема (на полную ставку, штатное совместительство, почасовая оплата и др.). Заявление подписывается и в нем указывается дата. В визах или в резолюции руководителя указываются: оклад и дата приема на работу.

Техническая документация

Техническая документация появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, к числу которых относится проектирование, конструирование, разработка технологических процессов, научно-исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геолого-разведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.

Конструкторская документация (КД) – это графические и текстовые документы, которые в совокупности или в отдельности, определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и утилизации. Состав конструкторской документации регламентирован ГОСТами единой системы КД (ЕСКД), которым определены, виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности: чертежи деталей, сборочный, общего вида, теоретический, габаритный, монтажный; чертеж- схема; спецификация, техническое описание, ведомости, пояснительная записка и др.

Схема – это графическое представление определения, анализа или метода решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потока, оборудования и т. д. (ГОСТ 19.701). Полные сведения об элементах изображенных на схеме записывают в их перечень (ГОСТ 2.702), который выполняется в форме таблицы. Перечень элементов помещают на первом листе схемы или оформляют как самостоятельный документ на формате А4 с основной надписью для текстового документа (ГОСТ 2.104, форма 2, 2а). Элементы вносятся в перечень группами в алфавитном порядке буквенно-цифровых обозначений. В пределах каждой группы, имеющей одинаковые буквенные обозначения, элементы располагаются по возрастанию порядковых номеров. Между группами элементов рекомендуется оставлять незаполненные строки для внесения изменений. На сборочном чертеже изображается сборочная единица, дающая представление о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивает возможность сборки и контроля. На нем иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия (если они не оформлены специальными документами) и показываются крайние положения подвижных частей конструкции.

Большую группу графических и текстовых технических документов составляют технологические документы, являющиеся результатом технического документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.

Технологическая документная информация отражает способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, способы организации производственного процесса.

Порядок разработки, комплектации, оформления и обращения технологической документации, применяемой при изготовлении и ремонте изделий, устанавливается взаимосвязанными правилами и положениями, представляющими собой комплекс стандартов и руководящих нормативных документов – единую систему технологической документации (ЕСТД).

Основной технологический документ – технологическая карта, которая дает подробное описание, и в которой приводятся расчеты всех технологических операций по изготовлению изделия. Технологические карты в практической деятельности руководителей и специалистов представлены следующими разновидностями: – операционной, фиксирующей отдельные производственные операции (сверление, шлифование, крепление, монтаж и т. п.); – общей (маршрутной) с последовательностью операций; цикловой с перечислением группы операций одного рабочего или одного цеха; – типового технологического процесса, содержащего сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц. Первым листом комплекта технологических документов является титульный лист, который оформляется в соответствии с ГОСТ 3.1105.

Обязательность применения ТЛ устанавливается на уровне отрасли или предприятия (организации). 1.6. Научно-исследовательская документация Научно-исследовательская (научная) документация (НД) создается в процессе научно-исследовательских работ и научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем, внедрение их результатов в производство.

Основными видами научно-исследовательских документов являются:

Итоговые и этапные отчеты по научно-исследовательским, опытно- конструкторским (ОКР), опытно-технологическим (ОТР) и экспериментально- проектным работам (ЭПР);

Технические отчеты о научно-исследовательских работах (НИР), ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;

Заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;

Аннотации на научно-исследовательские работы;

Паспорта, регламенты на научно-исследовательские работы;

Монографии, диссертации и отзывы на них;

Технические задания на НИР;

Программы научно-исследовательских работ; отчеты, доклады о работе научных экспедиций;

Отчеты, доклады о научных и технических командировках специалистов;

Технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки; 14

Первичная документация, образовавшаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники, кино, фото-, фонодокументы, рентгенограммы, документы на машинных носителях, связанные с процессом исследования).

Отчет о научно-исследовательской работе является основным документом, в котором излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной работе. Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32-2001.

Документооборот

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Различают входящий, исходящий и внутренний документооборот: Входящими являются документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Исходящими документами являются ответы организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.

Внутренние документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Номенклатура дел

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. в ней собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации, (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения). Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Оформление обложки дела

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914-72. Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел: - полное наименование организации с указанием ее подведомственности (именительный падеж); - наименование структурного подразделения; - делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; - заголовок дела; - срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются: - даты дела (тома, части); - номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей); - количество листов в деле; - архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Составление описей

Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на:

Дела постоянного хранения;

Дела временного (свыше 10 лет) хранения;

Дела по личному составу и иные однотипные дела;

На дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

Служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически- структурная. Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

Приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

Приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

Планы, сметы;

Отчеты, балансы;

Доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту. Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. При большом объеме специальной документации – технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи. В описание каждого дела входит: - порядковый номер; - индекс дела; - заголовок дела; - дата; - количество листов; - примечания. Все эти данные переписываются с обложки дела.

Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Организация оперативного хранения дел

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на 18 внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. 1.12. Оформление работ Обязательными составляющими пояснительной записки любой письменной работы являются: титульный лист, содержание и список литературы.

Титульный лист является первым листом пояснительной записки (ПЗ). Титульный лист включают в общую нумерацию страниц ПЗ. На титульном листе номер страницы не ставят. Содержание включает наименования всех разделов, подразделов и пунктов (если они имеют наименования) с указанием номеров страниц, на которых размещается начало материала разделов (подразделов, пунктов). Слово «Содержание» записывают в виде заголовка симметрично тексту с прописной буквы. Содержание включают в общее количество листов ПЗ.

Список литературы должен содержать перечень источников, использованных при выполнении лабораторных работ. Сюда включаются не только книги, но и журнальные статьи, авторские свидетельства, стандарты и другие материалы. Источники следует располагать в порядке появления ссылок в ПЗ. Сведения об источниках необходимо приводить в соответствии с требованиями ГОСТ.

Основные понятия криптосистем

В настоящее время известно достаточно много надёжных алгоритмов кодирования информации. На базе этих алгоритмов создаются системы шифрования, которые называются криптосистемами.

Прежде, чем перейти к рассмотрению криптосистем приведем некоторые основные понятия, используемые ниже.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП является результатом криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе.

Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи.

Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие создание и подтверждение электронной цифровой подписи, а так же создание закрытых и открытых ключей цифровых подписей.

Ключ (в соответствии со стандартом ГОСТ 28147-89) - это конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных, обеспечивающее выбор только одного варианта из всех возможных для данного алгоритма.

Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи.

Открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

Для обозначения всей области тайной (секретной) связи используется термин "криптография".

Системы шифрования

В криптографических системах шифрование может быть симметричным или асимметричным относительно расшифровывания (декодирования).

Соответственно различают два класса криптосистем:

· симметричные (конвенциональные) одноключевые криптосистемы;

· асимметричные двухключевые криптосистемы (с открытым и закрытым ключами).

В симметричных криптосистемах существует достаточно большой риск хищения ключа при его, в определенной степени, широком распространении. В этой системе не обеспечивается защита информации от подделки одним из владельцев секретного ключа. Это приводит к тому, что недобросовестный участник информационного обмена может сфабриковать якобы полученное сообщение либо отказаться от сообщения, посланного им самим.

Асимметричные криптосистемы называются также криптосистемами с открытым ключом. В них для шифрования данных используется один ключ, а для расшифровки другой ключ (отсюда и название - асимметричные).

Первый ключ является открытым (public key) и может быть отправлен всем пользователям системы для использования в шифровании данных. Второй ключ является закрытым (секретным, private или secret key) он не доступен другим пользователям системы.

Система работает следующим образом. Каждый пользователь обладает двумя дополняющими друг друга ключами: открытым и закрытым. При передачи данных от Пользователя1 Пользователю 2 сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 2, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 2. Когда данные будет передавать Пользователь 2, то сообщение шифруется открытым ключом Пользователя 1, а расшифровывается закрытым ключом Пользователя 1.

Кто угодно может использовать открытый ключ получателя для того, чтобы зашифровать отправляемое тому сообщение. Получатель затем использует соответствующий закрытый ключ для его расшифровки. Никто, кроме получателя, не может расшифровать сообщение, так как никто больше не имеет доступа к этому закрытому ключу. Даже тот, кто зашифровал сообщение с помощью открытого ключа, не сможет его расшифровать.

Открытый и закрытый ключи спаренные. Ключ расшифровки не может быть определен без определения ключа шифрования.

Свой закрытый ключ и пароль следует сохранять очень тщательно. Вы должны всегда иметь над ним физический контроль. Приемлемо держать его на домашнем персональном компьютере или на переносном компьютере, который вы носите с собой. Если вы вынуждены использовать служебный компьютер, над которым вы не всегда имеете физический контроль, держите связки закрытых и открытых ключей на защищенном от записи флоппи-диске, и храните его в опечатанном сейфе. Не рекомендуется хранить закрытый ключ на удаленной системе. Кто-нибудь может перехватить сеанс связи, захватить ваш пароль и затем получить доступ к самому закрытому ключу, хранящемуся на этой системе. Закрытый ключ может храниться только на машине, находящейся под вашим физическим контролем.

Аутентификация абонента основывается на использовании электронной цифровой подписи. Электронная подпись - это специальная последовательность символов, добавляемая к тексту, чтобы заверить его подлинность. Она получается путем сложных математических преобразований из самого текста и специального числа, называемого Вашим секретным ключом. Очевидно, что любое постороннее лицо, изменяя текст, должно внести соответствующие изменения и в подпись. Однако, зная одну ее составляющую - текст, оно не знает другой - ключа - и, следовательно, внести таких изменений не может.

При проверке подписи производятся действия, обратные тем, при помощи которых она получена, но вместо секретного ключа в них участвует другое число - открытый ключ. Он, естественно, зависит от секретного ключа, но так, что получить секретный ключ из открытого ключа нельзя.

Еще одна особенность цифровой подписи заключается в том, что она не связана с единственным экземпляром бумажного документа. Уничтожив подписанный экземпляр бумажного документа, можно быть уверенным, что второго точно такого больше нет. Что касается уничтожения электронного документа, то это ни о чем не говорит, так как может существовать неограниченное количество ничем не отличающихся копий документа.

Одной из основных проблем, связанных с использованием криптосистем с открытым ключом, является проблема обеспечения достоверности передаваемых открытых ключей (ОК). Представим себе, что некий злоумышленник – Пользователь 3 подменил открытый ключ Пользователя 1, во время его передачи Пользователю 2, на свой открытый ключ. В этом случае он сможет расшифровывать все сообщения Пользователя 2, предназначенные для Пользователя 1. Аналогичная атака на цифровую подпись приведет к тому, что сообщения, подписанные злоумышленником, будут считаться подлинными, а настоящие сообщения - ложными.

Центральной становится проблема взаимного установления подлинности открытых ключей сторон, которые ранее не были представлены друг другу, и никак не взаимодействовали. Решение состоит в использовании выделенного специального центра сертификации (ЦС) (удостоверяющего центра).

ЦС - это единый орган, который своей цифровой подписью заверяет открытые ключи участников расчетов (точнее, заверяет связь между условным именем участника, его открытым ключом и временем его действия). Таким образом "связанные вместе" и заверенные цифровой подписью ЦС данные называются сертификатом. Ясно, что сам открытый ключ Центра Сертификации должен быть заранее достоверно известен всем пользователям, чтобы каждый мог проверить подпись ЦС под сертификатами.

Сертификат содержит открытый ключ и данные для опознания владельца сертификата. Открытый ключ в сертификате используется для кодирования/декодирования сообщения и проверки подписи сообщений.

Схемы работы ЦС могут отличаться. Одна из принципиальных схем применения цифровых сертификатов может быть следующей:

Пользователь 1 посылает в ЦС подписанный запрос на сертификацию, который содержит его имя, открытый ключ и, возможно, дополнительную информацию.

ЦС создает сертификат Пользователя 1, подписывая своим секретным ключом запрос на сертификацию. ЦС посылает созданный сертификат Пользователю 1.

Посылая свой сертификат Пользователю 2, Пользователь 1 посылает ему свой открытый ключ.

Пользователь 2 проверяет подпись под сертификатом Пользователя 1 на открытом ключе ЦС. Если подпись верна, то он помещается в хранилище сертификатов пользователей.

Предоставленный сценарий предполагает, что у Пользователя 2 есть доступ к открытому ключу ЦС (или сертификату ЦС).

Сертификат ключа подписи должен содержать следующие сведения:

· уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра;

· фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи или псевдоним владельца. В случае использования псевдонима удостоверяющим центром вносится запись об этом в сертификат ключа подписи;

· открытый ключ электронной цифровой подписи;

· наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи;

· наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи.

Таким образом, ЦС выполняет только функцию подтверждения подлинности открытого ключа. Сам ЦС участвует только в операциях по сертификации. Он выступает в системе "третьей" независимой стороной или "электронным нотариусом". Последнее означает, что ЦС может быть единым для всех пользователей всех иерархических уровней в системе.

Возможна и такая схема работы, когда пользователи получают открытые ключи централизованно. ЦС создает ключи электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи.

Сертификаты ключей действительны в течение определённого срока. Вне этого периода времени сертификат недействителен. По ряду причин ЦС может аннулировать сертификат, например, в случае компрометации. ЦС осуществляет аннулирования посредством занесения недействительных сертификатов в особый список - список аннулированных сертификатов. Пользователи сети осуществляют доступ к этому списку, чтобы проверить, действителен ли такой-то сертификат.

Играя роль нотариуса в системе цифровой аутентификации и защиты информации, ЦС становится и самым её уязвимым звеном. Компрометация его секретного ключа (СК) приводит к тому, что злоумышленник может от имени ЦС заверить любой сертификат, выдать себя за любое лицо и от его имени совершить любые действия, в частности, он может от имени ЦС сменить все открытые ключи(ОК) в системе и вывести ее целиком из строя. Поэтому в системе с ЦС необходимо либо гарантировать очень надежное хранение его СК, либо предусмотреть безболезненный механизм замены пары СК/ОК Центра Сертификации в случае компрометации.

Застраховаться от такой ситуации можно двумя способами: увеличением числа ответственных подписей под сертификатом (одновременная компрометация СК нескольких ответственных лиц ЦС маловероятна) или введением контролирующего звена перед передачей данных об ОК пользователям. Контролирующее звено будет пользоваться доверием пользователя и его ОК будет известен пользователю заранее.

Существуют так называемые самоподписанные сертификаты – те сертификаты, которые подписывает исключительно их владелец, а не доверенная организация. Такая схема обмена ключей основана на взаимном доверии пользователей и надежности каналов связи, по которым стороны передают ключи друг другу.

Удостоверяющим центром, выдающим сертификаты ключей подписей для использования в информационных системах общего пользования, должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом. При этом удостоверяющий центр должен обладать необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей. Статус удостоверяющего центра, обеспечивающего функционирование корпоративной информационной системы, определяется ее владельцем или соглашением участников этой системы.

Чтобы увеличить степень безопасности при использовании ключей шифрования необходимо вести достоверный каталог отмененных сертификатов. Тогда каждый пользователь, узнав о пропаже свого СК или заподозрив его компрометацию, должен будет немедленно сообщить об этом в установленном порядке. После этого сертификат будет внесен в реестр «отмененных», а сам владелец сертификата с этого момента не будет отвечать за последствия возможного использования отмененного сертификата другими лицами.

Использование любого сертификата должно предваряться не только проверкой подписи ЦС под ним, но и выяснением, не входит ли он в список отмененных сертификатов.

Структура криптосистем

Криптосистема - это программный продукт, способный производить двусторонние криптопреобразования над данными.

Криптографическая система состоит из трёх частей: алгоритма, ключей и протоколов передачи данных. Криптоалгоритмы несомненно являются как бы «сердцем» криптографических систем, а криптосистема облегчает работу с криптоалгоритмом со стороны человека и обеспечивает совместимости потока данных с другим программным обеспечением.

Имеется достаточно большое количество алгоритмов для построения криптографических систем. Среди них широко известные алгоритмы DES, IDEA, DSA, RSA, ECC, стандарт ГОСТ 28147-89, стандарт РФ ГОСТ 34.10. Имеются даже отраслевые стандарты, например, отраслевой стандарт нефтяной и газовой промышленности ОСТ 51-07-98.

2) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-

03-03. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – 17с.

3) Янковая В.Ф. ГОСТы, которые мы выбираем / ООО

«Профессиональное издательство» // Секретарь-референт. – 2004. –

№7. – С.11-15.

4) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения. – Введ. 1998-02-27. – М.: ИПК Издательство

стандартов, 1998. – 8с.

Похожая информация.

28 ноября 2016 г. 17:17

В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.

Распорядительная документация

В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.

Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).

Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).

Постановление

Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.

Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.

Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).

Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.

Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).

Приказ

Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).

Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».

Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:

● передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);

● при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

● по основной деятельности;

● по административно-хозяйственной деятельности (АХД);

● по личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.

Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

● соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

● эксплуатации зданий и помещений;

● транспортного обслуживания, внутренней связи;

● обеспечения безопасности организации.

Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.

Распоряжение

Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее – Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).

Указание

Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).

Коллегиальные органы

Коллегиальные органы в организации – это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.

Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.

В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.

Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы:

● Коллегиальные органы управления, как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.

Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.

Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.

● Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.

В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.

● Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.

Яркий пример из области делопроизводства – экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы – постановления и решения.

Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа – Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.

Порядок работы с распорядительными документами

Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.

Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.

Порядок работы над постановлением и решением включает:

1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.

2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.

3. Издание распорядительного документа.

Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь – обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.

Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием: в условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.

Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.

Все вышеизложенное – какие распорядительные документы кем издаются – можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).

Оформление реквизитов распорядительных документов

Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как можно увидеть в примерах 1–4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● регистрационный номер документа;

● дата документа;

● место издания документа;

● заголовок к тексту;

● подпись;

● отметка об исполнителе – для приказов, распоряжений и указаний.

Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:

● эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);

● отметку о приложении (если оно имеется);

● визы согласования (если они необходимы).

Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях к нему, распорядительные документы не требуют.

Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.

Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).

Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.

Хранение распорядительных документов

Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.

Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):

● постановления: постоянно (п. «б»–«д» ст. 18);

● решения: постоянно (п. «б»–«д» ст. 18);

● приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);

● приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);

● распоряжения: аналогично приказам;

● указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.

Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.

Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).

С помощью распорядительных документов решаются важнейшие вопросы управления.

Основными видами распорядительных документов, которые издают органы управления в соответствии с действующим законодательством и компетенцией являются:

• - приказы;
• - указания (распоряжения);
• - протоколы;
• - решения.

Приказ - самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения каких-либо конкретных задач. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

• - определение задачи или проблемы;
• - сбор необходимой информации;
• - подготовка приказа;
• - согласование;
• - подпись приказа руководителем.

Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе.

При составлении проекта приказа необходимо:

• - увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;
• - излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская по возможности сто двоякого толкования;
• - определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;
• - обеспечивать юридическое обоснование издания приказа (при необходимости включать в его текст ссылки на законодательные акты), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращенных наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты.

Дата приказа - это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года.

Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении..."> "Об итогах..." и т.д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его пил, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: "б соответствии...", "Во исполнение...", "В целях...", "Для...".

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: "Пункт 2 приказа от 22.09.2013 № 46 изложить в следующей редакции...", и далее дается новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от 12.10.2013 М 48".

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: "Приложение № 1 к приказу по ООО "Принцип" от 09.01.2013 № 2".

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения - составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристом. Последний в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовой службой или главным бухгалтером. Приказ подписывает руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это полномочия.

Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с содержанием приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Второй экземпляр подшивают в дело с отметками об ознакомлении исполнителями. Для этого исполнители на ПОЛЯХ документа или на обратной стороне пишут слово "ознакомлен", ставят свою подпись и дату. Отметку об ознакомлении можно заносить также в специальный журнал.

Указание (распоряжение) - распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами "Обязываю", "Предлагаю".

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др.

Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.

Протокол составляется на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.

В начале бланка указываются наименование предприятия, название документа - "Протокол", дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание. Например:

"Протокол

заседания Соната директоров

16.01.2013 № 1"

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

• - "Председатель", и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;
• - "Секретарь", и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;
• - после слова "Присутствовали" указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество; в протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;
• - в разделе "Повестка дня" раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении...", "Об итогах..." и т.д.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

• - "Слушали:...";
• - "Выступили:...";
• - "Постановили (Решили):...".

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Например, протокол общего собрания акционеров может выглядеть следующим образом.

В зависимости от статуса коллегиального органа и вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол содержит только обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер либо производится стенографирование, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю.

Полный протокол содержит не только обсуждавшиеся вопросы, фамилии выступавших и принятые решения, но и подробные записи докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает его ход. Полный и стенографический протокол составляют на основе стенограмм или магнитофонных записей.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают - председатель и секретарь.

Принятые па заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола, которая представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слов "Верно", наименования должности лица, заверяющего выписку, его подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка делается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы документационного обеспечения управления.

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (советы директоров, общие собрания акционеров и др.).

Обычно решения оформляются на бланках и включают реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, индекс документа, место издания, заголовок к тексту. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указываются причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении.

Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с наименования органа, его принимающего, и слова "РЕШИЛ" (прописными буквами). Решение состоит, как правило, из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель (организация, подразделение или должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте называют лицо, на которое возлагается контроль исполнения.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем или секретарем коллегиального органа, регистрации (присвоения ему номера) и проставления даты (соответствует дате проведения заседания коллегиального органа, его принявшего).

Основные образцы распорядительных документов представлены в приложении 3.