Простая и бесплатная система учета рабочего времени - это централизованный журнал, в котором сотрудники отмечаются, когда приходят на работу и когда уходят с неё (контроль опозданий и ранних уходов с работы). Состоит из двух частей – сервера и клиента:
Windows клиент устанавливается на рабочие места сотрудников и может работать в одном из трех режимов:
- Полностью автоматический режим, клиент фиксирует первый запуск компьютера (вход в систему, разблокировку, выход из режима сна) и последнее завершение работы (выключение, блокировка, сон, выход из системы). Может работать как с информационным окном, так и без него, в скрытом режиме.
- Ручной режим, сотруднику необходимо самостоятельно отмечать приход на работу и уход с работы. В данном режиме возможна фиксация фотографий с вебкамеры.
- Многопользовательский режим – программа устанавливается на один выбранный компьютер, заносится список сотрудников, при приходе на работу и уходе с неё, каждый сотрудник отмечается, путем выбора себя из списка. В данном режиме возможна фиксация фотографий с веб-камеры.
Android клиент превращает любой планшет, или телефон в простой и удобный терминал учета рабочего времени. Просто один раз заполните список сотрудников и укажите адрес сервера. Теперь сотрудники без труда смогут фиксировать свой приход и уход с работы.
Серверная часть программы WorkTime может быть установлена на любом компьютере, или сервере, главное, чтобы к нему с клиентов был доступ по сети. Сервер записывает в свою БД информацию и может выдавать её либо через web доступ (http://АдресСервера:43726 посторение отчетов по периодам, экспорт в Excel или Word), либо через API, путем xml запроса с вашей учетной программы (пример в обработке для 1С).
Инструкция:
- Установите серверную часть, укажите логин и пароль для доступа к серверу (необязательно, по умолчанию - admin и pass)
- (Автоматический и ручной режим)Установите клиентские программы на компьютеры пользователей и укажите адрес сервера
- (Android клиент и многопользовательский режим)Установите клиентскую программу, заполните таблицу сотрудников и укажите адрес сервера
- Откройте в браузере http://АдресСервера:43726 , введите логин и пароль, постройте необходимые отчеты.
Теперь сотруднкики могут отмечать свой приход на работу и уход с работы. Если данные с клиентов не отображаются на сервере, проверьте, что есть сетевой доступ - серверная часть работает на следующих сетевых портах: 43724, 43725 и 43726.
Достоинства программы:
- Данные хранятся на ваших компьютерах, а не на чужих серверах в облаке.
- Фиксируется точное время (ТВ), в первую очередь время с контролера домена, во вторую с интернет серверов точного времени.
- Фотографии с веб-камер сжимаются до 5-7 кб, что уменьшает размер базы данных. (100 сотрудников за 1 год ≈ 400мб).
- Данные на клиентах «копятся» без ограничения по времени, и отправляются при появлении сервера в сети.
- Простота - только одна обязательная настройка при установке – это ip адрес сервера, или его доменное имя.
- Интеграция с любой учетной системой, включая 1С.
- Абсолютно бесплатно позволяет осуществлять контроль и вести учет рабочего времени на предприятии.
Примеры возможностей:
- Установить Android клиент на планшет, планшет повесить возле входа, сотрудники отмечаются, когда приходят на работу и когда уходят с неё.
- Установить автоматический клиент, и без труда фиксировать запуски и выключения компьютеров.
- Если на компьютерах имеются вебкамеры, то установить либо ручной, либо многопользовательский режим. В этом случае фиксироваться будет не только время, но и снимки сотрудников.
Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени) - применяется для регистрации прихода и ухода сотрудников. Данные, внесенные в журнал, могут являться основанием для заполнения Табеля учета рабочего времени.
Пример заполнения основного раздела журнала:
В журнал включены дополнительные материалы:
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
- Раздел III. Трудовой договор Глава 13. Прекращение трудового договора (выдержки)
- Раздел IV. Рабочее время Глава 15. Общие положения, Глава 16. Режим рабочего времени
- Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Работодатель обязан вести учет времени , фактически отработанного каждым работником. (ТК РФ, ст.91)
Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда. (ТК РФ, ст.91).
Учет рабочего времени организуется в целях:
- обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
- контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
- фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
- учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
- регистрации прогулов.
Согласно ст. 81 пункт 6 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае прогула , то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Кто в организации должен вести учет рабочего времени?
Этот вопрос каждая конкретная организация решает сама исходя из специфики своей деятельности. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность , налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Полезная информация:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Все организации, которые имеют многочисленный штат, внедряют на производстве разные системы контроля за трудовым процессом, дисциплиной, исполнением служащими прочих пунктов трудового соглашения. Соблюдение дисциплины — важный элемент контроля, от которого зависит продуктивность и экономические показатели компании.
Первичные формы контроля — фиксация рабочего дня сотрудника. Иными словами, специальная служба, ответственное лицо или автоматизированная система ежедневно фиксирует точное время прихода, ухода работников предприятия.
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Если в организации принято вести журнал прихода и ухода сотрудников, то этот документ оформляется в виде таблицы и содержит следующие графы:
- номер по порядку;
- дата;
- ФИО сотрудника;
- должность;
- точное время прихода на работу;
- точное время ухода с работы;
- личная подпись работника;
- количество отработанных часов за день;
- примечания с объяснениями возможного опоздания или ухода со смены ранее оговоренного срока.
Многие из перечисленных пунктов могут исключаться или заменяться другими, но количество часов указывается в любом формате этого документа. Этот показатель строго контролируется работодателем.
Табель учета рабочего времени
При всей своей полезности и необходимости организации, журнал учета рабочего времени не является обязательным документом по законодательству РФ. В качестве официального, государство установило другой документ для этих целей — табель рабочего графика.
Табель составляется на основе статистики журнала, являясь обязательным документом, в соответствии с которым государство контролирует исполнение норм Трудового кодекса.
В отчетном табеле указываются выданные ранее номера сотрудников, название организации, проставляются даты. В содержание документа включается информация о явках и неявках, сверхурочные, ночные часы, отметки о пропусках.
Программа учета рабочего времени сотрудников
Современные компьютерные технологии позволяют использовать программное обеспечение для контроля и учета рабочего времени.
Специальный сервис учета рабочего времени может выполнять следующие задачи:
- сбор статистических данных;
- автоматическая подготовка отчетов, передача их руководителю;
- мониторинг времени отдельного специалиста;
- хронометраж дня с учетом запланированных пауз, планерок и совещаний.
В случае нарушения работником работы таймера — отключения программы или сдвигания диапазона часов работы, руководитель получает уведомление об этом. Таким образом, система осуществляет ненавязчивый, но строгий и автоматизированный контроль прихода, ухода, выполнения других задач.
Система уменьшает количество конфликтов, стрессовых ситуаций для коллектива. Руководителю не нужно оказывать психологическое давление на работников, а коллектив быстро научится самоконтролю.
Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.
ФАЙЛЫ
Зачем нужен документ
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.
Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
- Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
- Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
- Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.
Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.
Как учитывать рабочее время
Существует несколько методов учета рабочего времени:
- Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
- При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
- Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).
Как вести журнал
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).
Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.
- наименование компании;
- дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
- указать работника, ответственного за его ведение;
- если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:
- порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
- дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
- информацию о прогуле – да/нет;
- количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
- подпись работника.
Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).
Сколько времени и как хранить документ
Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
В этой статье Вы узнаете
- Когда стоит задуматься об автоматизированном учете ухода и прихода сотрудников
- На какую программу сделать ставку
- Почему конроль прихода и ухода сотрудников не всегда стоит доверять машине
- Какие сотрудники не читаются сканером
- Как вручную обеспечить учет рабочего времени персонала
В нашей компании - три розничных магазина и собственное производство. Оплата труда почасовая. Раньше, когда в штате было 150 человек, приход и уход сотрудников на работу фиксировал в специальном журнале охранник на проходной. Затем бухгалтер переносил информацию в электронную таблицу. Ему приходилось выделять полтора-два часа времени на то, чтобы заполнить таблицу, а затем перенести данные (обычно за предыдущий день) в программу. С ростом компании количество работников увеличилось в три раза, поэтому справляться с учетом времени прихода и ухода пятисот сотрудников стало очень сложно.
Учет прихода и ухода сотрудников: как контролировать эффективно
Пять лет назад мы решили автоматизировать контроль прихода и ухода сотрудников. Сначала думали об электронных карточках - самых популярных на сегодняшний день. Но эту систему очень просто обойти: сотрудники могут просто передавать свои пропуска с теми, кто приходит вовремя. Поэтому отказались от этой идеи, хоть с карточными системами и проще работать - они практически не допускают ошибок при регистрации. Наиболее интересной оказалась биометрическая система учета рабочего времени BioTime.
Это сканер отпечатков пальцев, установленный на проходной и подсоединенный к компьютеру, на котором установлена специальная программа. Поскольку вход и для сотрудников магазинов, и для тех, кто работает на производстве, общий, понадобилось всего четыре сканера: три в магазинах на постах охраны и один в бухгалтерии. Все они абсолютно идентичны, но на оборудовании в бухгалтерии установлена программа, управляющая учетными записями сотрудников и готовящая аналитические данные. Здесь же в базу данных вносятся сведения о новых работниках. Кстати, эта база может храниться на любых серверах: мы, например, пользуемся Microsoft SQL Server. Также в ней предусмотрено автоматическое создание резервной копии на случай аварии. Поэтому, если что-то случится с сервером, данные мы не потеряем.
Установка системы обошлась примерно в 80 000 руб., из которых около 20 000 руб. ушло на закупку четырех сканеров и 15 000 руб. - на оплату услуг консультантов за первый год технической поддержки. Для работы с системой достаточно штатного системного администратора, нанимать дополнительного работника необходимости нет. Дополнительного обслуживания самого оборудования не требуется. Как и у любой техники, у него есть определенный срок службы, но за пять лет мы заменили только один сканер из четырех.
Учет и контроль прихода и ухода работников
Сейчас все сотрудники, приходя на работу, обязаны пройти сканирование. Когда человек прикладывает палец к сканеру, на экране он видит фамилию, имя и отчество. В его интересах следить, чтобы оборудование работало верно и опознавало именно его.
Затем все сотрудники в любом случае подходят к охране, чтобы записаться в журнал, - это обязательная процедура. Абсолютно уйти от бумажных носителей у нас не получилось.
Но теперь журнал используется только в спорных ситуациях, при начислении заработной платы бухгалтерия к нему больше не обращается - работает с электронными данными: запрашивает отчет об отработанных часах, в котором даны фамилия и общее время работы за рассматриваемый период. Также программа может подготовить разнообразные отчеты:
- сумма отработанных часов за любой промежуток времени;
- время прихода;
- время ухода;
- время на рабочем месте.
Раньше при возникновении спорных ситуаций приходилось обращаться к другим сотрудникам, начальникам отделов или администрации магазина и на основании совокупных данных принимать решение. Теперь же достаточно электронной версии приходов и уходов. Все работники это понимают, поэтому опозданий стало меньше, ведь за нарушения их могут лишить части премии. Система упростила работу не только бухгалтерии, но и службе по работе с персоналом, которая регулярно пользуется данными сканера.
Однако даже такая умная машина не всегда может верно идентифицировать личность человека. Несмотря на то что возможность дублирования отпечатка одна к миллиону, ошибки иногда встречаются. Бывает, что с первого раза техника не считывает отпечаток. А бывали даже случаи, когда система опознавала не того сотрудника.
Думаю, это особенность биометрии, ведь аппарат сканирует не весь палец, а определенное количество точек. У некоторых сотрудников, занятых на производстве в горячем цехе или непосредственно контактирующих с оборудованием, бывают повреждения подушечек пальцев, как тепловые, так и механические. В результате человек неверно идентифицируется.
Решить эту проблему можно двумя путями.
Увеличить чувствительность сканера. Программа это позволяет, но нам не менее важна оперативность считывания данных. Особенно утром, когда одновременно приходят около ста сотрудников, задерживаться у сканера более двух секунд невозможно.
Завести в системе отпечаток не одного пальца, а двух. Так, у нас для каждого сотрудника сохранены отпечатки указательного пальца и мизинца, который меньше всего подвержен травмам.
Приход и уход сотрудников: опыт решения проблемы с опозданиями
Рита Ним, начальник отдела кадров ИП Казаков А.В., Луховицы, Московская область
У нас шесть магазинов в городе. Штатная численность продавцов - восемь человек, из которых двое подменные - на случай болезни, отпуска или каких-либо непредвиденных обстоятельств. Это, с одной стороны, облегчает работу, потому что контролировать маленький штат проще. Но с другой стороны, в большом коллективе обычно есть специальные сотрудники, следящие за дисциплиной. В нашем же случае это просто невозможно, а устанавливать какие бы то ни было системы учета абсолютно нерентабельно.
Мы разработали другие способы контролировать приход и уход сотрудников. В каждый магазин я подбираю сотрудников, которые живут в том же районе и могут быстро добираться до работы. Для большинства у нас введена почасовая оплата труда (в соответствии с МРОТ по Московской области). Можно, конечно, установить график работы 2/2 или 7/7, но таким способом мы бы увеличили штатную численность, на что компании потребуются определенные затраты. Из-за этого мы установили плату за каждый час. Поэтому важно, чтобы сотрудник исправно отрабатывал положенное оплачиваемое время.
Продавец приходит на работу к восьми часам и сам открывает магазин. Я обзваниваю всех и проверяю, вышли ли они на работу. А в конце рабочего дня, около пяти часов вечера, я вновь всех обзваниваю и спрашиваю сумму выручки. В конце каждого месяца в компании составляется табель учета рабочего времени, в котором указывается, сколько дней и часов отработал каждый, а также размер выручки - продавцы получают от нее один процент.
