Перечень документов, которые необходимо вернуть при увольнении по собственному желанию, регламентируется ст. 80 ТК РФ. Перечислим их:
медицинская книжка (в случае, если она оформлялась и была необходима во время работы в данной организации);
книжка с внесенной в нее записью о расторжении трудового договора.
ВАЖНО!
Медицинскую книжку и трудовую книжку в обязательном порядке нужно выдать под роспись в последний день работы. Это необходимо сделать даже в случае, если человек вовремя не вернул числящееся за ним имущество компании или не подписал обходной лист. Так как, согласно трудовому законодательству, за задержку выдачи работодатель несет административную ответственность и может быть оштрафован.
Если сотрудник, уволившийся по собственному желанию, не смог получить трудовую книжку в последний день работы, кадровик обязан выдать ее ему в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника заявления. Невостребованные бланки передаются в архив организации, в которой трудился человек, и хранятся не менее 75 лет.
Список документов, которые выдаются по запросу работника
Покидая организацию, работник может потребовать справки, связанные с его трудовой деятельностью.
Документы, которые могут быть запрошены при увольнении сотрудника по собственному желанию
о повышении,
о переводе на другое место работы,
копии приказов о выплате премий,
копии приказов о получении различных наград;
трудовой договор,
справка о размере заработной платы,
справка 2-НДФЛ за текущий год,
справки о различных отчислениях на его имя в фонды.
Для того, чтобы получить их, необходимо написать в отделе кадров заявление на выдачу. В заявлении указывается Ф.И.О. увольняющегося работника, его должность, паспортные данные, а также наименование нужной справки. По истечении установленного для изготовления времени, она должна быть выдана гражданину под роспись. Заказать в отделе кадров изготовление копий приказов и других бумаг, касающихся его рабочей деятельности, гражданин может в течение года после ухода из организации.
Все документы, выдаваемые при увольнении в 2017 году, можно разделить на обязательные и те, которые выдаются на основании заявления работника. К обязательным документам в первую очередь относится трудовая книжка. Выдача трудовой книжки при увольнении должна быть произведена в день прекращения трудового договора, т. е. как правило, (ст. 84.1 ТК РФ , п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек , утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Кроме того, в список документов, выдаваемых при увольнении в обязательном порядке, входит за текущий год и 2 предшествующих года (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Она будет нужна для расчета соцстраховских пособий на следующем месте работы сотрудника.
Документы при увольнении сотрудника, касающиеся пенсионного страхования
Какие документы выдают при увольнении в соответствии с Законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС»? Это документы, содержащие:
- персонифицированные сведения о суммах, начисленных в пользу застрахованного лица, и начисленных взносах. Предоставить их работнику можно, «вытащив» раздел 3 с его данными из расчета по страховым взносам (п. 2.3 , );
- сведения о страховом стаже увольняемого работника по форме (п. 2 , 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ);
- сведения по форме СЗВ-М за месяц увольнения (п. 2.2 , 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). При этом в ней должна быть указана информация только о самом сотруднике;
- сведения о дополнительных страховых взносах, перечисленных на накопительную пенсию, в виде выписки из формы (п. 2.1 , 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ , ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ). Конечно, в том случае, если такие взносы работодатель за работника перечислял.
Отметим, что все указанные выше документы выдаются сотруднику независимо от основания расторжения трудового договора: и при увольнении по собственному желанию, и по соглашению сторон и по другим основаниям.
Какие документы при увольнении выдаются по заявлению работника
Работник при увольнении может запросить копии документов, связанных с его работой: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении, выписку из трудовой книжки и др. (ст. 62 , ст. 84.1 ТК РФ). Эти копии перед выдачей нужно будет заверить, указав должность лица, заверившего документ, и дату.
Также на основании заявления работнику должна быть выдана справка по форме 2-НДФЛ с указанием в ней сумм полученных доходов и удержанного НДФЛ и .
При увольнении работника кадровик и бухгалтер должны подготовить более 10 документов. Порядок увольнения и полный список документов при увольнении в 2020 году, которые обязан выдавать работодатель, мы привели в статье.
Обратите внимание, что статья написана для бухгалтеров и кадровиков с учетом последних изменений 2020 года.
Порядок увольнения в 2020 году по шагам
Шаг 1. Получите от работника или самостоятельно (либо совместно с работником) оформите документ, которым будет обоснована причина увольнения.
Шаг 2. Издайте приказ об увольнении по и подпишите его у руководителя.
Шаг 3. На основании вышеперечисленных документов сделайте запись в личной карточке сотрудника.
Шаг 4. Предоставьте работнику приказ и личную карточку. Работник должен ознакомиться с полученными документами и заверить факт ознакомления своей подписью.
Шаг 5. Оформите запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника, указав при этом причину увольнения и сделав ссылку на соответствующую статью ТК РФ.
Шаг 6. Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или работника, занимающегося кадрами. После этого запись визирует увольняемый работник.
Шаг 8. В последний день работы сотрудника произведите с ним расчет, а также выдайте ему:
- справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182н
- иные документы (по письменному заявлению сотрудника), например форму 2-НДФЛ
Об обязанности работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5статьи 80 ТК РФ.
Шаг 9. Если сотрудник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю, а также лицу, получающему алименты. Сообщение нужно составить в произвольной форме, указав в нем, помимо факта самого увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника. Конечно, новое место работы следует указывать только в случае, когда оно вам известно. Данный порядок следует из пункта 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статей 190 и 191 Гражданского кодекса РФ. Обратите внимание, что за несообщение сведений об увольнении без уважительной причины должностных лиц организации могут привлечь к ответственности (п. 3 ст. 111 Семейного кодекса РФ).
Готовить кадровые документы онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Заполнить документы на увольнение онлайн
Какие документы выдавать работникам
1. Заявления работника и приказ на увольнение
Увольнение сотрудника по собственному желанию - наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ). Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц. А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).
Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией.
Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ). Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу. Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода. Ведь с таким сотрудником организация обязана оформить трудовые отношения в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).
На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по . Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель. Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ - соглашение. В нем указывают дату увольнения и основание - соглашение сторон. Эти пункты в документе должны быть обязательно, остальные - по личному усмотрению.
- Статья по теме:
Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п. Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый - для работника, второй остается у организации. Специальной формы для соглашения не установлено, можно использовать любую. Предлагаем вам следующий образец.
Документ № 2. Трудовая книжка
Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый - при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй - для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте ( п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии - в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.
У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.
Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).
При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).
Обратите внимание, что в 2020 году в дополнение к бумажной трудовой работодатель выдает работникам электронную трудовую книжку по форме СТД-Р.
Посмотрите, как выглядит новая форма на рисунке:
С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Все работодатели должны сдавать в ПФР новую форму СЗВ-ТД . А в форме СТД-Р дублируется эта информация, она предназначена для выдачи на руки работникам при увольнении.
Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий
Данные персонифицированного учета нужны сотруднику для назначения пенсии. Также работник может запросить сведения, чтобы убедиться, передаете ли вы данные персучета о нем в ПФР.
По запросу работника - в течение пяти календарных дней (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Тем, кто увольняется, - в последний день работы ( абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ сформируйте только на сотрудника, которому выдаете документы. Остальной персонал в выписки из отчетов не включайте (письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2020 № В-4510-08/7361).
В форме СЗВ-СТАЖ отразите периоды работы с 1 января 2017 года до дня увольнения или по дату запроса сведений (образец отчета - ниже).
Образец с ведений о стаже работника
На каждого работника вы заполняете отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сф ормируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 - для I квартала; 31 - для полугодия; 33 - для 9 месяцев; 34 - для года.
- Статья по теме: Образец расчета по взносам для передачи работникам на руки в 2020 году
Образец с ведений о выплатах и начисленных взносах
Получите от работника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, сотрудник может расписаться на ваших экземплярах отчетов. Или заведите отдельный журнал выданных сведений.
Образец журнала выдачи сведений персучета
Документ № 5. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ
Чаще всего справку 2-НДФЛ сотрудники берут, чтобы заявить вычет по НДФЛ в ИФНС или оформить кредит в банке. Еще одна причина - увольнение работника. Выдайте справку в день увольнения.
В поле «Признак» укажите:
1 - если удержали НДФЛ со всех доходов ( п. 2 ст. 230 НК РФ);
2 - если у сотрудника был доход, с которого не удержали налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Документ № 6. Расчетный листок
В расчетном листке вы конкретизируете составные части зарплаты подчиненных (ст. 136 ТК РФ). Здесь же отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате.
Расчетный листок вы обязаны выдавать ежемесячно каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При этом неважно, как вы выдаете зарплату - наличными из кассы или перечисляете на счет работника. Обычно листок выдают в день зарплаты за вторую половину месяца. При увольнении расчетный листок нужно выдать в день увольнения.
Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы . Выбранную форму утвердите приказом . Убедитесь, что в ней есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы (оклад, надбавки, премии и др.), удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате.
Если не выдаете расчетные листки, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа для фирмы от 30 000 до 50 000 руб., для бизнесмена - от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
Если выдаете на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.
Еще три документа при увольнении
|
О чем справка |
Для чего нужна |
По какой форме составлять |
Что указывать в справке |
|---|---|---|---|
|
Справка с места работы |
Чаще всего нужна для получения визы |
Образец бланка можно взять на сайте визового центра. Но чаще всего можно составить справку в свободной форме на фирменном бланке |
Название, адрес и телефон работодателя, должность, доход, стаж сотрудника. Некоторые визовые центры требуют указать, что на время поездки работодатель предоставляет сотруднику отпуск |
|
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Чтобы служба занятости посчитала пособие по безработице |
Средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Считайте заработок в порядке, который установил Минтруд в постановлении от 12.08.2003 № 62 |
|
|
Справка второму родителю ребенка о том, что он не получал пособие |
Нужна второму родителю, чтобы получить пособия при рождении ребенка или по уходу за ребенком |
В произвольной форме на бланке компании или ИП |
Укажите, кому выдали справку и что она подтверждает: |
Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику
Законодательством предусмотрена обязанность работодателя выдавать работнику при увольнении определенные справки. Одни справки выдаются обязательно, другие — по запросу работника.
Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой, регулируется ст. 62 ТК РФ. По правилам данной статьи работник должен представить работодателю письменное заявление, содержащее запрос на получение соответствующих справок, документов или их копий. В свою очередь, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику:
- копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении);
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.
Документы по запросу работника оформляются разными службами организации: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование выдает бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя — отдел кадров.
Приведем образец заполнения письменного запроса о выдаче справок .
Рассмотрим детально порядок выдачи отдельных справок.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы
Согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" работодатель обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности), составляется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.
Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах
Согласно абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абз. 1 данного пункта, и получить от него письменное подтверждение передачи ему этих сведений.
Необходимая информация содержится в разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1 ПФР (утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п). В этом разделе указываются сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился: с начала текущего года по дату увольнения.
При представлении сведений следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (далее — Инструкция N 987н).
Для выполнения требования абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ и п. 35 Инструкции N 987н (получить от работника письменное подтверждение того, что ему передали сведения) можно предусмотреть подпись работника на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР, который остается в организации. Зафиксировать передачу работнику сведений можно также в журнале учета выданных справок.
Справка о среднем заработке
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы необходима бывшему работнику в том случае, если после увольнения он не может трудоустроиться. В такой ситуации гражданин имеет право встать на учет в центре занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ N 1032-1). Указанная справка нужна для определения размера пособия по безработице (п. 1 ст. 33 Закона РФ N 1032-1).
Постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891 были утверждены Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, а также Правила регистрации безработных граждан.
Справка о среднем заработке за последние три месяца включена в пакет документов, необходимых при постановке гражданина на регистрационный учет, а также для выплаты ему пособия по безработице (п. п.
Справки при увольнении
4, 7 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, п. 4 Правил регистрации безработных граждан).
Для получения справки работнику нужно подать заявление. Причем он может обратиться за данной справкой уже после увольнения. Приведем образец такого заявления.
Что касается формы справки, на законодательном уровне она не утверждена. Составляя ее в произвольной форме, работодатели не всегда указывают всю необходимую центру занятости информацию.
Для обеспечения единых подходов при постановке граждан на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы Минтруд Письмом от 15.08.2016 N 16-5/В-421 направил для использования в работе рекомендованную форму справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы.
- наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);
- средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;
- продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);
- информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включенных во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);
- основание для выдачи справки (лицевые счета, платежные документы);
- подписи руководителя и главного бухгалтера организации, печати организации.
На что следует обратить внимание при заполнении справки в ситуации, когда сотрудник работал в организации на условиях неполного рабочего времени? В рекомендованной Минтрудом форме справки содержится специальное поле для указания информации о работе на условиях неполного рабочего дня (недели). При этом следует отразить:
- количество рабочих часов в день и количество рабочих дней;
- период привлечения к работе на таких условиях;
- статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя).
Если работодатель будет оформлять справку не по рекомендованной форме, соответствующую информацию также надо указать.
Если справка оформляется по форме, утвержденной в регионе, возможно, потребуется информация о периодах работы на условиях неполного рабочего времени с пересчетом на полный рабочий день (неделю).
Например, если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени четыре часа в день (20 часов в неделю при нормальной продолжительности рабочей недели 40 часов), в результате пересчета получится 1/2 недели.
Когда нужно выдать справку о среднем заработке, если работник представил заявление в день увольнения? По правилу, установленному ст. 62 ТК РФ, на основании письменного заявления работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (в том числе справки о заработке), в течение трех рабочих дней. Однако согласно ст. 84.1 ТК РФ, которой руководствуются при оформлении прекращения трудовых отношений, в день расторжения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, произвести с ним расчет, а также по его письменному заявлению выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Поскольку к таким документам относится и справка о заработке, при наличии заявления работника выдать ее надо в день увольнения.
Предоставление работнику справки о полученных доходах по форме 2-НДФЛ
Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует форма справки 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
Как видим, НК РФ установлена обязанность работодателя выдавать справку по форме 2-НДФЛ только по заявлению работника.
В Письме от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 Минфин уточнил, что НК РФ не предусмотрена ответственность налогового агента за невыдачу указанной справки.
Вместе с тем чиновники финансового ведомства отметили, что обязанность предоставления документов, связанных с работой (в том числе справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ), установлена в ст. 62 ТК РФ.
Вывод о том, что вопрос предоставления налоговым агентом физическому лицу справки по форме 2-НДФЛ относится к правоотношениям между работодателем и работником, содержится и в Письме Минфина России от 26.08.2016 N 03-04-05/50030.
Финансисты обратили внимание, что установление срока выдачи налоговым агентом физическим лицам справок о полученных доходах не относится к предмету правового регулирования НК РФ.
Увольняющемуся работнику справку 2-НДФЛ нужно выдать в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).
В заключение перечислим основные правила предоставления увольняющемуся работнику справок:
- документы, связанные с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику бесплатно;
- в обязательном порядке при увольнении работнику выдаются справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы, и сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах;
- работодатель должен получить от увольняющегося работника письменное подтверждение передачи ему сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах;
- справка по форме 2-НДФЛ, справка для службы занятости о среднем заработке и другие справки выдаются по письменному запросу работника;
- все справки необходимо выдать работнику в день увольнения.
Любому сотруднику, увольняющемуся с предприятия, где он был официально трудоустроен и получал «белую» зарплату, работодатель должен выдать целый комплект документов. В случае с «серой» зарплатой список обязательных к выдаче бумаг тот же, хотя в документации, касающейся заработков сотрудника, будет указана только их официальная часть.
При этом, как и во многих других областях жизни, наблюдается тенденция к росту роли бюрократии в жизни человека. С каждым годом количество документации, которой бухгалтер и кадровик должны снабдить увольняющегося работника, увеличивается. А ведь есть еще и те, которые к выдаче не обязательны, но должны предоставляться гражданину по первому его требованию.
Итак, разберемся, какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2018 году?
Краткий перечень бумаг
Каждому увольняющемуся нужно знать, что в любом случае - при расторжении трудового договора по взаимному согласию, по собственному желанию, в порядке сокращения и даже по статье за допущенное серьезное нарушение или дисциплинарный проступок список основополагающих документов неизменен. Любому сотруднику причитаются следующие документы при увольнении от работодателя в 2018 году:
- расчетный листок;
- медицинская книжка;
- справка о зарплате по форме 2-НДФЛ;
- справки о размерах заработной платы;
- информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М;
- выписка по форме СЗВ-Стаж;
- справка-расчет по страховым социальным взносам.
Выше перечислены только те документы, которые к выдаче обязательны. Если какая-либо справка из этого перечня не была выдана работнику, это является серьезным упущением. Но, кроме всего указанного, любой человек может запросить у работодателя ряд других документов, нужных ему по личным причинам. Отказать в их выдаче он не имеет права.
Разберем суть и назначение каждой бумаги.
Расчетный листок
Расчетный лист - это документ установленного образца, в котором указывается размер зарплаты, аванса, премии и всех удержаний (за испорченный инструмент, в порядке выплаты алиментов и т. п.) из дохода работника, если таковые были ему начислены в законном порядке. Расчетный лист согласно ТК должен выдаваться дважды в месяц, с авансом и основной частью зарплаты, хотя большинство работодателей в целях снижения бюрократических издержек печатают его только один раз в месяц.
При увольнении, перед выплатой расчета на руки или переводом положенной суммы на банковскую карту бухгалтерия обязана выдать гражданину последний расчетный лист. В нем будет подробно указано, сколько ему причитается заработной платы, и за какой срок работы (включая сверхурочные и другую переработку), какова величина пособия и т. д. Основание 136-я статья Трудового кодекса России.
Трудовая
По российскому законодательству это главный документ, удостоверяющий стаж и опыт работника. В него вносится и далее хранится информация о продолжительности работы гражданина на данном предприятии во всех занимаемых должностях, о предыдущих фирмах и компаниях, где он трудился, о полученных наградах и благодарностях, о взысканиях и выговорах. Трудовая книжка хранится у кадровика или в службе персонала организации, но при этом является личной собственностью трудящегося (притом, что оформляет ее всегда работодатель).
Согласно статье 80 ТК России работодатель обязывается выдавать трудовую на руки в день увольнения, в крайнем случае - на следующий день, если увольнение было неожиданным и оформлялось в течение нескольких часов до конца рабочего дня. Любая задержка в выдаче этого документа является нарушением и может привести даже к иску в адрес работодателя, т. к. без нее человек не устроится на другую работу. Если он понесет материальный ущерб по причине невозможности оформиться на новом месте из-за отсутствия трудовой, которую задержал работодатель, то суд может принудить последнего к выплате компенсации (основание - статья 234 ТК).
Если сотрудник не забрал трудовую книжку по своей инициативе, то работодатель обязан направить ему заказным письмом уведомление, в котором напомнить о забытом документе. Он имеет право предложить бывшему работнику отправить ему трудовую по почте. Но на почтовую пересылку трудовой книжки обязательно требуется письменное согласие ее владельца.
Выдается трудовая только под расписку в получении.
Медицинская книжка
Медкнижка для приема на работу требуется только некоторым категориям трудящихся. В основном это лица, занятые в пищевом производстве, а также продавцы продуктовых отделов и некоторые группы сравнительно редких профессий, для которых необходимо хорошее здоровье и общее самочувствие. Медкнижка также является личной собственностью своего хозяина, она должна быть возвращена ему при расчете с ним в последний день работы.
Справка по форме 2-НДФЛ
Какие справки выдаются работнику при увольнении в 2018 году? Основной по-прежнему является известная многим справка по форме 2-НДФЛ. Ее оформление обязательно по первому требованию увольняющегося. Основанием для выдачи служит написанное им заявление. Во многих серьезных организациях (в первую очередь бюджетных) такую справку выдают автоматически. Она требуется в основном для обращения в городскую службу занятости или в налоговую - для получения вычета, если таковой полагается. Следует учитывать, что за недостоверные сведения, внесенные в данный документ, юридическое лицо - работодатель будет оштрафовано.
Срок оформления справки по форме 2-НДФЛ может составлять до 2 недель.
«Зарплатные» справки
Здесь в первую очередь имеется в виду «Справка о сумме заработной платы, других выплат и вознаграждений» за 2 календарных года. В нее включаются сведения обо всех доходах, полученных на работе и облагаемых социальными страховыми взносами, за 2 календарных года. С 2018 года форма данного документа была изменена в соответствии с новым порядком перечисления взносов.
По причине того, что функции ФСС были существенно урезаны, и фактически за фондом осталась только страховка «на травматизм», был изменен ряд формулировок - теперь большая часть информации «по соцстраху» направляется в налоговую. Данная справка необходима для начисления выплат по нетрудоспособности, т. е. оплаты больничного. Должна быть выдана увольняющемуся в день увольнения. В крайнем случае допустима задержка со стороны работодателя на 3 дня.
Эта справка может быть выслана по почте вместе с трудовой, если уволившийся человек изъявил свое согласие на получение документа таким образом.
Кроме того, по требованию работника может быть выдана общая справка о зарплате за 3 последних месяца. В некоторых случаях она требуется при обращении на биржу труда, особенно если работник был уволен по сокращению, а значит, имеет право на пособие по безработице. В ней отражен средний заработок за месяц, который по определенному алгоритму рассчитывается на основе среднедневного заработка.
СЗВ-М и СЗВ-Стаж
Какие в 2018 году появились новые документы, которые бухгалтерия должна выдавать всем при увольнении? В первую очередь - это документация, связанная с новой формой СЗВ-М. В ней отражаются данные, имеющие значение для пенсионного фонда. Согласно закону № 27-ФЗ от 1 апреля 1996, начиная с 2017 года, в любой организации обязаны осуществлять выдачу увольняющемуся работнику выписки из формы СЗВ-М, которую, в свою очередь, он ежемесячно подает в ПФР на всех трудящихся у него сотрудников. Выписка делается за последний месяц работы,
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ (несмотря на то, что сама форма будет полностью введена в документооборот лишь с 2018 года) должна выдаваться, всем увольняющимся, которые не уходят после увольнения на пенсию. При выдаче этой выписки работодатель имеет право не сдавать за данного сотрудника досрочный отчет в ПФР.
Обе выписки гражданин должен получить в свое распоряжение непосредственно в день увольнения. При этом для получения справки СЗВ-М ему требуется написать заявление, датированное последним днем работы.
Расчет взносов на соцстрах
Этот документ являет собой выписку из формы «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», раздел 3 или, в случае, если требуются данные по периоду до 2017 года, часть 6 формы РСВ-1. В них вносятся сведения о взносах на социальную страховку, которые работодатель уплачивает за сотрудника (частью зарплаты они не являются). Расчет взносов на соцстрах также должен быть подготовлен ко дню увольнения трудящегося.
Иная документация
По особому запросу самого увольняющегося работодатель обязан предоставить ему копии других служебных документов, непосредственно освещающих нюансы его трудовой деятельности. Также правом запросить нижеперечисленные бумаги обладают государственные органы, в некоторых случаях - сотрудники отдела кадров или службы персонала той компании, куда перешел работать уволившийся.
Обратите внимание: получить какую бы то ни было информацию можно только в отношении самого себя. Даже из форм, которые заполняются массового на всех трудящихся в компании людей (СЗВ-М, расчеты по соцстраху и т. д.), для выдачи сведений на руки делается «выжимка», касающаяся только одного сотрудника - того, кто увольняется.
Статья 89 Трудового кодекса прямо указывает на то, что у каждого человека есть право запросить любую свою персональную информацию, которая нашла свое отражение в служебной документации. При этом на руки выдаются копии, оригиналы остаются у работодателя.
Это могут быть:
- копии производственных актов о произошедшем несчастном случае на производстве;
- выписки из личного дела;
- копии приказов о награждениях, поощрениях, переводах на другую должность и/или в другое место;копии приказов о выговорах и взысканиях (хотя они-то редко кому требуются);
- копии приказов о приеме и увольнении;
- справки о периодах работы в данной организации;
- справки о зарплате, в т. ч. обо всех отчислениях и удержаниях, которые делаются из нее на законных основаниях;
- сведения о штатном расписании организации (документ выдается только в отношении заявителя), и т. д.
Если вам не выдают какую-либо из этих бумаг, то вы вправе добиваться своего, ссылаясь на статьи 62, 69, 84.1 и 89 Трудового кодекса Российской Федерации. Невыдача или задержка хотя бы одной бумаги чревата для работодателя штрафными санкциями.
Дополнительные документы для пенсионеров
Если сотрудник увольняется, чтобы больше никогда не работать, а лишь пожинать плоды своего труда, то, как будущий пенсионер, он имеет право затребовать сведения, касающиеся собственного трудового стажа, по форме СЗВ-2. Это одна из форм, которая подается работодателем в Пенсионный фонд России. Основание для подачи - сам факт ухода одного из трудящихся на пенсию, неважно по какой причине - по старости, инвалидности или другой. Она имеет собственный бланк.
Человеку, уходящему на пенсию, по его требованию должны сделать копию с заполненного бланка, оригинал которого отправляется в ПФР.
Штрафные санкции
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю - как организации, в целом, так и ее руководителю персонально - могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
